Автоматизація HR-процесів: мобільний бот для заявок та довідок

Відсутність автоматизації HR-процесів обертається хаосом: заявки на відпустку губляться в пошті, залишки днів ніхто не знає, лікарняні оформлюються заднім числом. Ми реалізували мобільного HR-бота, який підключається до існуючої HR-системи (1С:ЗУП, SAP HCM, HiBob, Workday) і бере на себе всю рутину з обробки заявок.

Бот працює як діалоговий інтерфейс всередині корпоративного мобільного додатка. Співробітник пише «хочу відпустку з 15 березня на 14 днів» — і система автоматично перевіряє залишки, перетини з колегами, створює заявку та відправляє на погодження керівнику. Весь процес займає 2 хвилини замість 2 годин при ручній обробці. Наш бот обробляє заявки у 20 разів швидше за традиційну пошту.

Наш досвід в автоматизації HR

Ми працюємо з 2015 року і реалізували 15+ проектів. Маємо сертифікат ISO 27001 та гарантію на програмне забезпечення 12 місяців. Наша команда розробила HR-ботів для 15+ компаній з чисельністю від 100 до 5000 співробітників. Середній час впровадження — 3 тижні, окупність — 3 місяці. Економія часу HR-відділу — до 40 годин на тиждень на кожні 1000 співробітників, що становить економію до 240 000 грн на рік.

Інтеграція з HR-системами

Інтеграція з HR-системами — ключове технічне завдання. 1С:ЗУП публікує REST-інтерфейс через HTTP-сервіси; SAP HCM використовує RFC/BAPI або OData; сучасні хмарні системи на зразок HiBob і Workday надають REST API з OAuth 2.0. Для систем без готового API ми будуємо проміжний сервіс на Node.js або Kotlin, який читає дані через ODBC або безпосередньо з бази з readonly-правами.

Як влаштована інтеграція з 1С:ЗУП?

Для 1С:ЗУП ми використовуємо HTTP-сервіси (REST-інтерфейс, опублікований на сервері 1С). Альтернативний варіант — 1С:Шина. В будь-якому випадку, потрібно налаштувати права доступу: бот повинен читати залишки відпусток, створювати заявки, але не змінювати зарплатні дані. Для тестування виділяється окремий стенд.

Порівняння HR-систем за API

Покрокова інструкція з налаштування інтеграції з 1С:ЗУП

1. Підготуйте окремий тестовий стенд 1С.
2. Створіть обліковий запис бота з мінімальними правами (читання залишків, створення заявок).
3. Налаштуйте HTTP-сервіс або 1С:Шину для публікації REST-інтерфейсу.
4. Перевірте доступність API через захищене HTTPS-з'єднання.
5. Розгорніть інтеграційний шар (мікросервіс) на Node.js або Kotlin.
6. Налаштуйте зіставлення полів та тестові сценарії.

Процес обробки заявки

Життєвий цикл заявки на відпустку складається з етапів: користувач подає запит, бот перевіряє залишки та перетини, потім запитує підтвердження, створює заявку в HR-системі, сповіщає керівника та очікує погодження. Кожен етап обробляється з урахуванням винятків: нестача днів, перетин з іншими відпустками, відсутність відповіді керівника більше 2 днів.

Бот обробляє заявку в 20 разів швидше, ніж ручне введення через пошту. На кожному кроці — обробка винятків.

// Android ViewModel для управління станом заявки sealed class LeaveRequestState { object Idle : LeaveRequestState() data class CollectingDates(val startDate: LocalDate?, val endDate: LocalDate?) : LeaveRequestState() data class AwaitingConfirmation(val request: LeaveRequestDraft) : LeaveRequestState() data class Submitted(val requestId: String) : LeaveRequestState() data class Error(val message: String) : LeaveRequestState() } 

Які типи заявок підтримує HR-бот?

Окрім відпусток — повний перелік типових звернень: залишок відпускних днів та відгулів, довідка про зарплату / 2-ПДФО (генерація документа або посилання), заявка на лікарняний (сповіщення + введення даних листка непрацездатності), графік роботи та змінний розклад, дані про нарахування та відрахування, заявка на відрядження, корпоративні контакти та оргструктура. Для кожного типу запиту — окремий сценарій з відповідними полями.

Безпека, сповіщення та наш підхід

Чому важлива авторизація через корпоративний IdP?

HR-дані містять персональну інформацію (зарплата, лікарняні). Мобільний додаток повинен автентифікуватися через Azure AD / Entra ID, Okta, Keycloak або іншого корпоративного провайдера. Використовуємо OpenID Connect або SAML 2.0. Після входу бот бачить дані лише поточного співробітника, виняток — керівники, які бачать свою команду в межах прав HR-системи.

Згідно з App Store Review Guidelines Section 5.1, збір персональних даних вимагає згоди користувача. Наш додаток запитує явний дозвіл на доступ до push-сповіщень та камери лише за необхідності.

Сповіщення керівнику

Зазначимо: коли співробітник подає заявку, керівник отримує push-сповіщення з deeplink у додаток. У додатку — короткий preview заявки, кнопки «Погодити» / «Відхилити» прямо в notification (на iOS через UNNotificationAction, на Android через Notification Action). Не потрібно відкривати додаток для простого рішення.

Що входить в роботу

• Аудит поточної HR-системи: опис API, тестовий стенд, права доступу.
• Проектування сценаріїв для кожного типу заявки (відпустка, лікарняний, довідка, відрядження).
• Розробка інтеграційного шару: клієнт для HR-системи на Kotlin/Swift або мікросервіс.
• Мобільний інтерфейс: діалоговий UI з підтримкою голосового введення, картки заявок, статуси.
• Інтеграція з корпоративним IdP (Azure AD, Keycloak).
• Розгортання на production та навчання HR-спеціалістів.
• Повна документація API та інструкція для співробітників.

Орієнтири за термінами та вартістю

Базовий HR-бот для відпусток і довідок з однією HR-системою впроваджується за 2–3 тижні. Повний набір сценаріїв з кількома типами заявок та функціями керівника — 1,5–2 місяці. Вартість розраховується індивідуально залежно від складності інтеграції та кількості сценаріїв.

Реалізуємо бота під ключ. Отримайте консультацію з автоматизації ваших HR-процесів — оцінимо ваш проект безкоштовно. Зв'яжіться з нами для деталей.