Заявки на отпуск и справки: мобильный HR-бот

Отсутствие автоматизации HR-процессов оборачивается хаосом: заявки на отпуск теряются в почте, остатки дней никто не знает, больничные оформляются задним числом. Мы реализовали мобильного HR-бота, который подключается к существующей HR-системе (1С:ЗУП, SAP HCM, HiBob, Workday) и берёт на себя всю рутину по обработке заявок.

Бот работает как диалоговый интерфейс внутри корпоративного мобильного приложения. Сотрудник пишет «хочу отпуск с 15 марта на 14 дней» — и система автоматически проверяет остатки, пересечения с коллегами, создаёт заявку и отправляет на согласование руководителю. Весь процесс занимает 2 минуты вместо 2 часов при ручной обработке.

Наш опыт в автоматизации HR

Наша команда разработала HR-боты для 15+ компаний с численностью от 100 до 5000 сотрудников. Среднее время внедрения — 3 недели, окупаемость — 3 месяца. Экономия времени HR-отдела — до 40 часов в неделю на каждые 1000 сотрудников, что соответствует 1,2 млн рублей годовой экономии для компании на 500 сотрудников.

Интеграция с HR-системами

Интеграция с HR-системами — ключевая техническая задача. 1С:ЗУП публикует REST-интерфейс через HTTP-сервисы; SAP HCM использует RFC/BAPI или OData; современные облачные системы вроде HiBob и Workday предоставляют REST API с OAuth 2.0. Для систем без готового API мы строим промежуточный сервис на Node.js или Kotlin, который читает данные через ODBC или напрямую из базы с readonly-правами.

Как устроена интеграция с 1С:ЗУП?

Для 1С:ЗУП мы используем HTTP-сервисы (REST-интерфейс, опубликованный на сервере 1С). Альтернативный вариант — 1С:Шина. В любом случае, требуется настроить права доступа: бот должен читать остатки отпусков, создавать заявки, но не изменять зарплатные данные. Для тестирования выделяется отдельный стенд.

Сравнение HR-систем по API

Пошаговая инструкция по настройке интеграции с 1С:ЗУП

1. Подготовьте отдельный тестовый стенд 1С.
2. Создайте учётную запись бота с минимальными правами (чтение остатков, создание заявок).
3. Настройте HTTP-сервис или 1С:Шину для публикации REST-интерфейса.
4. Проверьте доступность API через защищённое HTTPS-соединение.
5. Разверните интеграционный слой (микросервис) на Node.js или Kotlin.
6. Настройте сопоставление полей и тестовые сценарии.

Процесс обработки заявки

Жизненный цикл заявки на отпуск состоит из этапов: пользователь подаёт запрос, бот проверяет остатки и пересечения, затем запрашивает подтверждение, создаёт заявку в HR-системе, уведомляет руководителя и ожидает согласования. Каждый этап обрабатывается с учётом исключений: нехватка дней, пересечение с другими отпусками, отсутствие ответа руководителя более 2 дней.

Бот обрабатывает заявку в 20 раз быстрее, чем ручной ввод через почту. На каждом шаге — обработка исключений.

// Android ViewModel для управления состоянием заявки sealed class LeaveRequestState { object Idle : LeaveRequestState() data class CollectingDates(val startDate: LocalDate?, val endDate: LocalDate?) : LeaveRequestState() data class AwaitingConfirmation(val request: LeaveRequestDraft) : LeaveRequestState() data class Submitted(val requestId: String) : LeaveRequestState() data class Error(val message: String) : LeaveRequestState() } 

Какие типы заявок поддерживает HR-бот?

Помимо отпусков — полный перечень типовых обращений:

• Остаток отпускных дней и отгулов
• Справка о зарплате / справка 2-НДФЛ (генерация документа или ссылка)
• Заявка на больничный (уведомление + ввод данных листа нетрудоспособности)
• График работы и сменное расписание
• Данные о начислениях и вычетах
• Заявка на командировку
• Корпоративные контакты и оргструктура

Для каждого типа запроса — отдельный сценарий с соответствующими полями.

Безопасность, уведомления и наш подход

Почему важна авторизация через корпоративный IdP?

HR-данные содержат персональную информацию (зарплата, больничные). Мобильное приложение должно аутентифицироваться через Azure AD / Entra ID, Okta, Keycloak или другой корпоративный провайдер. Используем OpenID Connect или SAML 2.0. После входа бот видит данные только текущего сотрудника, исключение — руководители, которые видят свою команду в рамках прав HR-системы.

Согласно App Store Review Guidelines Section 5.1 App Store Review Guidelines Section 5.1, сбор персональных данных требует согласия пользователя. Наше приложение запрашивает явное разрешение на доступ к push-уведомлениям и камере только при необходимости.

Уведомления руководителю

Отметим: когда сотрудник подаёт заявку, руководитель получает push-уведомление с deeplink в приложение. В приложении — краткий preview заявки, кнопки «Согласовать» / «Отклонить» прямо из notification (на iOS через UNNotificationAction, на Android через Notification Action). Не нужно открывать приложение для простого решения.

Что входит в работу

• Аудит текущей HR-системы: описание API, тестовый стенд, права доступа.
• Проектирование сценариев для каждого типа заявки (отпуск, больничный, справка, командировка).
• Разработка интеграционного слоя: клиент для HR-системы на Kotlin/Swift или микросервис.
• Мобильный интерфейс: диалоговый UI с поддержкой голосового ввода, карточки заявок, статусы.
• Интеграция с корпоративным IdP (Azure AD, Keycloak).
• Деплой на production и обучение HR-специалистов.
• Полная документация API и инструкция для сотрудников.

Ориентиры по срокам и стоимости

Базовый HR-бот для отпусков и справок с одной HR-системой внедряется за 2–3 недели. Полный набор сценариев с несколькими типами заявок и функциями руководителя — 1,5–2 месяца. Стоимость рассчитывается индивидуально в зависимости от сложности интеграции и количества сценариев.

Реализуем бота под ключ. Получите консультацию по автоматизации ваших HR-процессов — оценим ваш проект бесплатно. Свяжитесь с нами для деталей.