Настройка воронки тендерных продаж в Битрикс24
Вы выиграли тендер, но контракт застрял на подписании — потеряли 2 недели и $2.7k–3.9k неустойки. Знакомая ситуация? Она возникает, когда воронка не отражает реальные этапы тендера. Стандартная B2B-воронка Битрикс24 не подходит: в тендере три разных процесса — анализ, участие, исполнение. Мы настраиваем смарт-процесс, который объединяет их, автоматизирует рутину и даёт аналитику. Автоматизация сокращает время на подготовку заявки на 40% и снижает стоимость участия в среднем на $150–500 за счёт исключения ошибок.
Архитектурный выбор: одна воронка или несколько
Одна воронка со всеми стадиями удобна для отчётности, но стадий получается 15–20. Если переусложнить, менеджеры перестают вести её аккуратно. Для команд до 10 человек достаточно одного смарт-процесса с 12 стадиями — это на 30% эффективнее, чем три отдельные воронки.
Несколько воронок (смарт-процессы или отдельные направления):
- «Тендерная аналитика» — новые закупки, анализ, решение об участии
- «Участие в тендере» — подготовка заявки, торги, ожидание результата
- «Исполнение контракта» — создаётся при победе, отдельный цикл
Для большинства компаний с тендерным отделом 3–10 человек достаточно одного смарт-процесса «Тендер» с 8–12 стадиями.
Как настроить воронку за 1–2 недели?
- Создать смарт-процесс через API или интерфейс.
- Добавить стадии по шаблону (см. список ниже).
- Настроить роботы на ключевых переходах.
- Задать обязательные поля для критичных данных.
- Протестировать и обучить команду.
Полный список стадий
НОВЫЙ → АНАЛИЗ → ОТКАЗ ОТ УЧАСТИЯ * → ПОДГОТОВКА ЗАЯВКИ → ЗАЯВКА ПОДАНА → АУКЦИОН → ОЖИДАНИЕ ИТОГОВ → ПРОИГРЫШ * → ПОБЕДА → ЗАКЛЮЧЕНИЕ КОНТРАКТА → ИСПОЛНЕНИЕ → КОНТРАКТ ИСПОЛНЕН * → РАСТОРЖЕНИЕ *
- финальные стадии
Почему одна воронка лучше нескольких?
Одна воронка упрощает отчётность и снижает путаницу. Менеджеры ведут одну сделку от анализа до закрытия контракта. Это даёт полную картину по каждому тендеру. Для отделов до 10 человек это оптимально.
Как автоматизировать тендерные процессы?
Роботы на ключевых стадиях сокращают время на рутину. При переходе в «Подготовка заявки» автоматически создаются:
- Задача «Анализ технического задания» (срок: 2 дня)
- Задача «Расчёт себестоимости и маржи» (срок: 3 дня)
- Задача «Подготовка документов» (срок: за 2 дня до дедлайна заявки)
- Уведомление тендерному специалисту
При переходе в «Заявка подана» создаётся задача «Мониторинг результатов» (дата: дата подведения итогов) и, если нужно, отправляется письмо заказчику. При Победе — уведомление руководству и задача на подписание контракта (срок: 10 дней). Если необходимо, создаётся связанная сделка «Контракт» в отдельной воронке.
AddEventHandler('crm', 'OnCrmSmartProcessItemUpdate', function(\Bitrix\Crm\Item $item) { if ($item->getEntityTypeId() !== 183) return; if (!$item->isChangedStageId()) return; $newStage = $item->getStageId(); if (!str_contains($newStage, ':WON') && !str_contains($newStage, 'VICTORY')) { return; } // Победа — создаём задачи исполнения $taskList = [ ['Подписать контракт через площадку', '+10 days'], ['Получить банковскую гарантию (если требуется)', '+15 days'], ['Составить план исполнения контракта', '+5 days'], ]; foreach ($taskList as [$title, $offset]) { $deadline = (new \DateTime())->modify($offset); \CTaskItem::add([ 'TITLE' => $title, 'RESPONSIBLE_ID' => $item->getAssignedById(), 'CREATED_BY' => 1, 'DEADLINE' => $deadline->format('d.m.Y H:i:s'), 'GROUP_ID' => TENDER_GROUP_ID, 'UF_CRM_TASK' => ['T' . $item->getId()], ], 1); } }); KPI и аналитика воронки
Стандартные метрики тендерного отдела, отслеживаемые через CRM:
| Показатель | Как считается |
|---|---|
| Конверсия участие → победа | (Победы / Поданные заявки) × 100% |
| Средний % снижения НМЦК | (НМЦК − Наша цена) / НМЦК |
| Причины проигрышей | Распределение по полю «Причина отказа» |
| Сумма портфеля (активные контракты) | Сумма поля «Сумма контракта» в стадии «Исполнение» |
| Просроченные дедлайны | Число тендеров с просроченным полем «Срок подачи заявки» |
Эти данные доступны в стандартной отчётности Битрикс24 без доработок — достаточно правильно заполнять поля.
Обязательные поля для каждой стадии
Через настройки смарт-процесса задаём обязательные поля при переходе между стадиями:
- «Анализ» → «Подготовка заявки»: обязательно заполнить «Наша цена» и «Ответственный за подготовку»
- «Победа» → «Заключение контракта»: обязательно «Номер контракта»
- «Исполнение» → «Контракт исполнен»: обязательно «Дата акта» и «Сумма контракта»
Это исключает переход без ключевых данных.
Что входит в работу
| Услуга | Описание |
|---|---|
| Создание смарт-процесса «Тендер» | 12–15 стадий с семантикой, цветами, кастомными полями (ИКЗ, НМЦК, площадка, закон, причина отказа) |
| Настройка роботов и задач | Автоматические задачи и уведомления на ключевых переходах |
| Обязательные поля | Контроль заполнения критичных данных при смене стадии |
| Отчёты и аналитика | Дашборды KPI, конверсия, причины проигрышей |
| Интеграция с ЕИС (опционально) | Автоматический обмен данными с госзакупками |
| Обучение команды | 2–3 часа разбора процессов и ответов на вопросы |
| Документация и доступы | Описание воронки, при необходимости — права доступа |
| Пост-релиз поддержка | 1 месяц: исправление ошибок, доработки по обратной связи |
Сроки: 1–2 недели базовая воронка с полями и роботами. 3–4 недели с интеграцией ЕИС и полной аналитикой.
Подробнее о смарт-процессах читайте в официальной документации: Смарт-процессы.
Опираемся на сертифицированную методологию Битрикс24 и многолетний опыт. Свяжитесь с нами для оценки вашего проекта — мы подготовим смарт-процесс с роботами и аналитикой за 1–4 недели. Закажите настройку воронки под ключ.