Налаштування формування актів із Бітрікс24 у 1С
Акт виконаних робіт — документ, яким виконавець підтверджує факт здачі послуги. У Бітрікс24 цей момент фіксується статусом угоди або етапом воронки. Проблема виникає там, де CRM і бухгалтерія живуть окремим життям: менеджер закрив етап, бухгалтер дізнається про це через кілька днів, акт затримується, оплата — теж.
Інтеграція вирішує це через автоматичну передачу даних із Бітрікс24 у 1С при досягненні потрібного статусу угоди.
Який документ формується в 1С
Залежно від конфігурації 1С цільовий документ різниться:
| Конфігурація 1С | Документ для актів |
|---|---|
| 1С:Бухгалтерія 3.0 | «Акт про надання виробничих послуг» або «Реалізація (акт, накладна)» |
| 1С:УТ 11 | «Реалізація товарів і послуг» (вид операції — послуги) |
| 1С:ERP | «Реалізація товарів і послуг» |
| 1С:Управління невеликою фірмою | «Надання послуг» |
Перед налаштуванням інтеграції потрібно точно визначити, в якому документі бухгалтер веде акти в конкретній конфігурації — це визначає правила маппінгу.
Звідки беруться дані для акта в Бітрікс24
Акт будується на трьох групах даних:
Сторони угоди. Виконавець — юрособа компанії (реквізити з налаштувань Бітрікс24, розділ «Реквізити організації»). Замовник — контрагент із CRM, прив'язаний до угоди. Обов'язкові ІПН, КПП, юридична адреса — без них 1С не створить документ коректно.
Перелік послуг. Береться з товарних позицій угоди (crm.deal.productrows.get). Кожна позиція — рядок акта: найменування, кількість, одиниця виміру, ціна, ставка ПДВ. Якщо в CRM використовуються довільні найменування послуг, потрібна таблиця маппінгу на номенклатуру 1С.
Сума та валюта. Угода в Бітрікс24 може вестися в будь-якій валюті — передається в 1С з урахуванням курсу або в гривнях, залежно від облікової політики.
Механізм передачі даних
Варіант 1 — webhook на зміну етапу воронки. Найбільш поширений підхід. Налаштовується через «Налаштування» → «Webhooks» → «Вихідний webhook» на подію ONCRMDEALSTAGEID. Коли угода переходить у стадію «Акт підписано» (або будь-яку обрану стадію) — викликається обробник.
Обробник отримує ID угоди, забирає повні дані через:
-
crm.deal.get— реквізити угоди -
crm.deal.productrows.get— позиції -
crm.requisite.get— реквізити контрагента
Потім формує запит до OData-сервісу 1С або XML-файл для завантаження.
Варіант 2 — бізнес-процес із дією «Створити акт у 1С». Підходить для коробкового Бітрікс24. У дизайнері бізнес-процесів створюється активність, яка викликає зовнішній обробник. Перевага — менеджер може запустити процес вручну, не змінюючи стадію угоди.
Кейс: digital-агентство з щомісячним закриттям
Агентство веде 60–80 активних проектів. Кожного місяця в останні дні — «акт-марафон»: проджект-менеджери закривають етапи, бухгалтер вручну переносить дані в 1С, створює акти, надсилає клієнтам. На цей процес витрачалося 2–3 дні наприкінці місяця.
Після налаштування інтеграції: закриття етапу «Роботи виконано» в Бітрікс24 автоматично створює акт у 1С зі статусом «Чернетка». Бухгалтер бачить список готових актів, перевіряє та проводить. Фінальний етап підготовки актів скоротився з 2 днів до 4 годин.
Особливість, з якою зіткнулися при налаштуванні: агентство використовує нестандартні одиниці виміру послуг («година», «проект», «правка»), яких не було в довіднику ОКЕІ в 1С. Довелося додати кастомні одиниці в 1С і прописати маппінг в обробнику.
Синхронізація статусів: зворотний зв'язок із 1С
Акт у 1С може бути відхилений бухгалтером при перевірці — помилка в реквізитах або сумах. Повноцінна інтеграція передбачає і зворотну передачу статусу в Бітрікс24: якщо акт відхилено, в угоді з'являється завдання на менеджера з описом причини.
Реалізується через регламентне завдання в 1С, яке опитує документи зі статусом «Не прийнято» та викликає Бітрікс24 REST API (crm.activity.add для створення справи).
Строк налаштування інтеграції в обидві сторони: 4–7 робочих днів.