Налаштування роботи з держзамовленнями (44-ФЗ) через Бітрікс24

Налаштування роботи з держзамовленнями (44-ФЗ) через Бітрікс24

Компанія-постачальник бере участь у державних закупівлях за 44-ФЗ. Тендери знаходять в ЄІС (zakupki.gov.ru), документи зберігаються розрізнено в пошті та папках, виконання контракту жодним чином не відстежується в CRM. Бітрікс24 сам по собі нічого не знає про 44-ФЗ, але його CRM, завдання та документи є достатньою платформою для побудови процесу роботи з держзакупівлями.

Структура об'єктів CRM для держзамовлень

Стандартні сутності Бітрікс24 адаптуємо під специфіку 44-ФЗ:

Угода = Закупівля (тендер). Користувацькі поля:

• UF_CRM_ZAKUPKA_NUMBER — реєстровий номер закупівлі (ЄІС)
• UF_CRM_ZAKUPKA_IKZ — ідентифікаційний код закупівлі
• UF_CRM_ZAKUPKA_NMCK — початкова максимальна ціна контракту
• UF_CRM_ZAKUPKA_TYPE — спосіб визначення постачальника (відкритий конкурс, аукціон тощо)
• UF_CRM_ZAKUPKA_DEADLINE — дата закінчення прийому заявок
• UF_CRM_ZAKUPKA_FZ — список (44-ФЗ, 223-ФЗ)
• UF_CRM_CONTRACT_NUMBER — номер контракту (після перемоги)

Контакт/Компанія = Замовник (державний орган або установа). Реквізити: ІПН, КПП, ОГРН, особовий рахунок у казначействі.

Воронка тендерних продажів

Стадії угоди для 44-ФЗ:

Кожній стадії відповідає набір завдань (шаблони завдань Бітрікс24).

Створення закупівлі з ЄІС

Моніторинг ЄІС вручну — рутина. Автоматизація через парсинг або API ЄІС (zakupki.gov.ru надає відкритий API для завантаження даних про закупівлі у форматі XML).

Парсинг XML-фідів ЄІС та створення угод:

class EisFeedParser
{
    private string $feedUrl = 'https://zakupki.gov.ru/epz/order/extendedsearch/rss.html?'
        . 'morphology=on&searchString=&kladrCode=&'
        . 'orderPlacementSmallBusinessSubject=on&'
        . 'fz44=on&okpd2IdsOnly=72.19.99';

    public function parseAndCreateDeals(): void
    {
        $xml = simplexml_load_file($this->feedUrl);

        foreach ($xml->channel->item as $item) {
            $zakupkaNumber = $this->extractNumber((string)$item->link);

            // Перевіряємо — чи не створювали вже цю угоду
            if ($this->isDealExists($zakupkaNumber)) {
                continue;
            }

            // Створюємо угоду в Бітрікс24
            $dealId = \Bitrix\Crm\DealTable::add([
                'TITLE'                  => (string)$item->title,
                'STAGE_ID'               => 'C4:NEW', // Перша стадія воронки тендерів
                'UF_CRM_ZAKUPKA_NUMBER'  => $zakupkaNumber,
                'UF_CRM_ZAKUPKA_FZ'     => '44-ФЗ',
                'UF_CRM_ZAKUPKA_DEADLINE' => $this->parseDeadline((string)$item->pubDate),
                'SOURCE_ID'              => 'EIS_FEED',
                'ASSIGNED_BY_ID'         => $this->getResponsibleManager(),
            ])->getId();

            // Прикріплюємо посилання на ЄІС як активність
            \Bitrix\Crm\ActivityTable::add([
                'OWNER_TYPE_ID' => \CCrmOwnerType::Deal,
                'OWNER_ID'      => $dealId,
                'TYPE_ID'       => \CCrmActivityType::URL,
                'SUBJECT'       => 'Закупівля на ЄІС',
                'DESCRIPTION'   => (string)$item->link,
            ]);
        }
    }
}

Автоматичні завдання за стадіями

При зміні стадії угоди створюємо шаблонні завдання через роботи Бітрікс24 або напряму:

AddEventHandler('crm', 'OnCrmDealUpdateItemsForStatus', function(array $data) {
    $deal    = \Bitrix\Crm\DealTable::getById($data['ID'])->fetch();
    $stageId = $deal['STAGE_ID'];

    $taskTemplates = [
        'C4:PREPARATION' => [
            'Підготувати технічну пропозицію',
            'Зібрати пакет документів для участі',
            'Розрахувати ціну пропозиції',
            'Перевірити ЕЦП для подання заявки',
        ],
        'C4:CONTRACT' => [
            'Підписати контракт через ЄІС',
            'Зареєструвати контракт у реєстрі',
            'Налаштувати банківську гарантію (якщо потрібно)',
        ],
        'C4:EXECUTION' => [
            'Підготувати план-графік виконання',
            'Виставити рахунок на аванс (якщо передбачено)',
        ],
    ];

    if (isset($taskTemplates[$stageId])) {
        foreach ($taskTemplates[$stageId] as $taskTitle) {
            \CTaskItem::add([
                'TITLE'          => $taskTitle,
                'RESPONSIBLE_ID' => $deal['ASSIGNED_BY_ID'],
                'CREATED_BY'     => 1,
                'DEADLINE'       => $deal['UF_CRM_ZAKUPKA_DEADLINE'],
                'UF_CRM_TASK'    => ['D_' . $data['ID']], // прив'язка до угоди
            ], 1);
        }
    }
});

Контроль строків

44-ФЗ жорстко регламентує строки: строк подання заявки, строк підписання контракту після перемоги (30 днів), строки виконання етапів. Порушення — штрафи та включення до реєстру недобросовісних постачальників.

Агент раз на добу перевіряє дедлайни:

// Нагадування за 3 дні до дедлайну подання заявки
$urgentDeals = \Bitrix\Crm\DealTable::getList([
    'filter' => [
        'STAGE_ID'                  => 'C4:PREPARATION',
        '<=UF_CRM_ZAKUPKA_DEADLINE' => date('Y-m-d', strtotime('+3 days')),
    ],
    'select' => ['ID', 'TITLE', 'ASSIGNED_BY_ID', 'UF_CRM_ZAKUPKA_DEADLINE'],
]);

Документи за контрактом

Шаблони документів 44-ФЗ (котирувальні заявки, комерційні пропозиції, виконавча документація) зберігаються в CRM Бітрікс24 у розділі «Документи угоди». Генерація за шаблоном із підстановкою реквізитів замовника та даних угоди — через смарт-документи Бітрікс24 або кастомний генератор DOCX.

Склад робіт

• Створення воронки тендерних продажів із кастомними стадіями
• Користувацькі поля CRM для реквізитів закупівлі
• Парсер фідів ЄІС або інтеграція з API ЄІС
• Автоматичні завдання за стадіями через роботи
• Агент контролю дедлайнів
• Шаблони документів

Строки: 2–4 тижні — базове налаштування CRM та воронки. 6–10 тижнів — з автоматичним парсингом ЄІС та повним документообігом.