Налаштування завантаження замовлень із 1С-Бітрікс у 1С:Бухгалтерія
Завантаження замовлень із 1С-Бітрікс у 1С:Бухгалтерія підприємства — це компромісне рішення. Бухгалтерія не призначена для управління замовленнями: тут немає статусів замовлення, немає менеджерської обробки, немає CRM. Але якщо бухгалтерський облік ведеться саме в БП, а переходити на УТ наразі не планується — інтеграція все одно потрібна.
Що створюється в БП при передачі замовлення
На відміну від УТ, де створюється «Замовлення покупця», у БП замовлення з 1С-Бітрікс створюється як «Рахунок на оплату покупцю» або «Реалізація товарів і послуг» (залежить від версії БП та налаштувань).
Найчастіше — «Рахунок на оплату». Це означає: менеджер бачить виставлений рахунок, але до моменту оплати це не впливає на складські залишки. Резервування відсутнє — у БП немає механізму резервів. Рух по складу відбувається лише при проведенні «Реалізації».
Це принципова відмінність від УТ: в УТ замовлення = резерв + рух статусів. У БП замовлення = рахунок, який вручну перетворюється на реалізацію.
Налаштування приймання замовлень у БП
Розділ у БП: Банк і каса → Обмін із сайтом → Налаштування. Версії різні, але логіка одна.
Контрагент. При створенні рахунку БП шукає контрагента:
- Для юридичних осіб — за ІПН
- Для фізичних осіб — за найменуванням (ПІБ)
Якщо не знайдено — створюється новий. Дублі фізичних осіб з однаковими іменами — неминуча проблема. Рішення: передавати email як додатковий ідентифікатор і перевіряти його перед створенням нового контрагента.
Номенклатура. Позиції рахунку заповнюються за XML_ID із замовлення 1С-Бітрікс. Якщо XML_ID не збігається з GUID у БП — позиція створюється з «невідомою» номенклатурою або з рядковим найменуванням (залежно від налаштувань).
Налаштування: у параметрах обміну БП увімкнути «Створювати номенклатуру за необхідності». Це дозволить замовленню потрапити в систему, але бухгалтер має вручну уточнити номенклатуру. Краще: налагодити двосторонню синхронізацію номенклатури, щоб XML_ID збігалися.
Зворотна передача статусів
У БП немає статусної системи замовлень. Єдині стани документа — «Проведено / Не проведено». Зворотна синхронізація статусів у 1С-Бітрікс працює так:
- Рахунок створено в БП → 1С-Бітрікс отримує підтвердження створення → можна оновити статус замовлення (наприклад, «Прийнято в обробку»)
- Рахунок проведено (після оплати) → можна передати статус «Оплачено» в 1С-Бітрікс
- Реалізацію проведено → статус «Відвантажено»
Технічно: БП при кожному обміні надсилає в 1С-Бітрікс оновлені документи з актуальним станом. 1С-Бітрікс оновлює статус замовлення за таблицею маппінгу.
Податки та ПДВ у рахунку
Якщо магазин працює з ПДВ — рахунок у БП має містити правильні ставки. При передачі замовлення з 1С-Бітрікс у XML потрібно вказувати ставку ПДВ для кожної позиції:
<Товар>
<Ід>товар-guid</Ід>
<Кількість>2</Кількість>
<ЦінаЗаОдиницю>1000.00</ЦінаЗаОдиницю>
<Податки>
<Податок>
<Найменування>ПДВ</Найменування>
<ВрахованоВСумі>false</ВрахованоВСумі>
<Ставка>20</Ставка>
</Податок>
</Податки>
</Товар>
У 1С-Бітрікс ставка ПДВ зберігається у властивості позиції кошика. Переконайтеся, що при створенні замовлення ставки ПДВ коректно заповнюються з картки товару (модуль торгового каталогу).
Кейс: роздрібний магазин на БП без переходу на УТ
Невеликий магазин побутової хімії: 1 200 позицій, один менеджер, 15–30 замовлень на день. Облік ведеться в БП, переходити на УТ недоцільно за масштабом.
Налаштування: замовлення з 1С-Бітрікс передаються в БП кожні 5 хвилин. У БП створюється рахунок на оплату. Менеджер бачить список рахунків у БП і обробляє їх по черзі.
Додали нотифікацію: при створенні нового рахунку в БП запускається регламентне завдання, яке надсилає email менеджеру з посиланням на рахунок. Реалізовано через «Розсилку» в модулі «Пошта» БП.
Після відвантаження: менеджер у БП переводить рахунок у «Реалізацію» та проводить. При наступному обміні 1С-Бітрікс отримує оновлений статус і переводить замовлення у «Виконано». Покупець отримує email.
Обмеження: між проведенням реалізації в БП та оновленням статусу на сайті — затримка до 5 хвилин (інтервал обміну). Для даного масштабу бізнесу це прийнятно.
Коли БП недостатньо
Якщо кількість замовлень перевищує 50–80 на день або потрібні:
- Резервування товару при замовленні
- Багатоетапна статусна обробка
- Облік за кількома менеджерами/складами
— настав час переходити на 1С:УТ. Міграція даних (номенклатура, контрагенти, цінова історія) займає 1–2 дні і не потребує переробки 1С-Бітрікс: XML_ID номенклатури зберігаються при правильно проведеній міграції.