Налаштування автоматичного створення завдань із CRM Бітрікс24

Налаштування автоматичного створення завдань із CRM Бітрікс24

Менеджер закрив угоду, але завдання на підготовку документів ніхто не поставив — це залишилося в голові. Автоматичне створення завдань із CRM усуває цю залежність від пам'яті співробітників.

Механізми створення завдань із CRM

У Бітрікс24 завдання з CRM створюються трьома способами:

Робот «Створити завдання» — спрацьовує при переході угоди/ліда на стадію. Найбільш гнучкий спосіб: налаштовується назва, опис, виконавець, дедлайн, пріоритет. Підтримує підстановку полів CRM через {=Document.FIELD_NAME}.

Тригер + робот — комбінація: зовнішня подія переводить угоду на стадію, робот створює завдання. Наприклад, клієнт оплатив рахунок → завдання на відвантаження.

Бізнес-процес — коли завдання потрібно створити з умовами: різні завдання залежно від типу угоди, створення кількох завдань одразу, створення завдань із чеклістом.

Налаштування робота «Створити завдання»

Шлях: CRM → [Воронка] → Роботи → [Стадія] → Додати робот → Створити завдання.

Ключові параметри:

Виконавець — фіксований користувач або значення з поля угоди. Найчастіше: {=Document.ASSIGNED_BY_ID} (відповідальний за угоду). Для постановки іншому відділу — фіксована група користувачів.

Дедлайн — відносний: «через N днів після створення завдання». Підтримує робочий календар — якщо встановлено прапор «Робочі дні», вихідні не рахуються.

Назва та опис з підстановкою полів CRM:

Підготувати документи для угоди #{=Document.ID}: {=Document.TITLE}
Контакт: {=Document.CONTACT_ID}
Сума: {=Document.OPPORTUNITY} {=Document.CURRENCY_ID}

Прив'язка до угоди — завдання автоматично прив'язується до угоди, з якої створено. У картці угоди завдання відображається в блоці «Завдання».

Створення завдань із чеклістом

Стандартний робот не підтримує чекліст. Для завдань із чеклістом — бізнес-процес або кастомний робот через REST:

$client->call('tasks.task.add', [
    'fields' => [
        'TITLE'        => 'Підготувати пакет документів',
        'RESPONSIBLE_ID' => $deal['ASSIGNED_BY_ID'],
        'DEADLINE'     => date('c', strtotime('+3 days')),
        'UF_CRM_TASK'  => ['D_' . $dealId],
        'CHECKLIST'    => [
            ['TITLE' => 'Договір'],
            ['TITLE' => 'Рахунок'],
            ['TITLE' => 'Акт'],
        ],
    ],
]);

Поле UF_CRM_TASK прив'язує завдання до сутності CRM. Формат: D_ID для угод, L_ID для лідів, C_ID для контактів.

Створення кількох завдань

При переході на стадію потрібно створити три завдання одночасно — для менеджера, юриста та бухгалтера. Рішення: три роботи «Створити завдання» на одній стадії. Роботи виконуються паралельно.

Альтернатива для складних сценаріїв — БП з блоком «Паралельні дії», де кожна гілка створює своє завдання.

Відстеження виконання завдань у CRM

Завдання виконано — потрібно посунути угоду на наступну стадію. Це робиться через тригер на подію завершення завдання. Шлях: CRM → Воронка → Тригери → Додати → Завдання завершено.

Тригер відстежує конкретне завдання або будь-яке завдання, прив'язане до угоди — залежить від налаштування.

Терміни налаштування

Налаштування автоматичного створення завдань для однієї воронки — 2–4 години. Включає налаштування роботів на кожній потрібній стадії, тестування підстановки полів та перевірку прив'язки завдань до угод.