Налаштування контактів та компаній у CRM Бітрікс24 під ключ

Налаштування контактів та компаній у CRM Бітрікс24

Уявіть: ваша база розрослася до 10 000 контактів і 3 000 компаній. Щодня менеджери витрачають годину на пошук правильного номера телефону, бо в однієї організації три записи з різними назвами. Рахунки виставляються на старі реквізити, а воронка продажів показує невірну конверсію через дублі. Це коштувало одному з наших клієнтів 2 дні на тиждень ручної роботи — що становило втрату 8 000 грн на місяць. Після налаштування CRM за нашим проєктом дублі скоротилися на 97% за перший місяць, а час на обробку вхідних дзвінків — на 40%. Наша CRM працює в 3 рази швидше завдяки автоматизації через API та Webhook.

Ми — сертифіковані партнери Бітрікс24 з понад 7 років досвіду та 50+ успішними проєктами. Гарантуємо якість налаштувань — 30 днів безкоштовної підтримки. Пропонуємо налаштування CRM під ключ. Проєктуємо структуру контактів та компаній так, щоб менеджери бачили лише потрібні поля, а система автоматично підтягувала дані з 1С через API. За 5–7 робочих днів усуваємо 95% дублів, налаштовуємо права доступу та інтегруємо телефонію. Зателефонуйте нам для безкоштовної оцінки вашого проєкту.

Які користувацькі поля потрібні для B2B?

Стандартних полів рідко достатньо. Для B2B-компаній типово додавати:

• ІПН (для ідентифікації та інтеграції з 1С).
• Галузь (список — для сегментації).
• Розмір компанії (кількість співробітників / виручка).
• Джерело клієнта (звідки дізнався про компанію).
• Тип клієнта (партнер, дилер, кінцевий покупець).

Шлях: CRM -> Налаштування -> Користувацькі поля -> Компанії -> «Додати поле». Для контактів:

• Бажаний спосіб зв'язку (список: дзвінок / email / месенджер).
• День народження (для привітань).
• Telegram / WhatsApp / ВКонтакте.
• Роль у прийнятті рішення (список: ЛПР, ЛВР, користувач).

Як налаштувати обов'язкові поля в картці?

Налаштування виконується за 4 кроки:

1. Перейдіть у CRM → Налаштування → Картка контакту або Картка компанії.
2. У конструкторі картки перетягніть поля в потрібний порядок.
3. Створіть розділи (вкладки): «Основна інформація», «Фінансові дані», «Маркетинг».
4. Встановіть прапорець «Обов'язкове» для полів, без яких не можна зберегти картку.

Правило: перший екран картки повинен містити лише те, що потрібно менеджеру щодня. Рідко використовувані поля — в окремий розділ або вкладку.

Чому дублі — головна проблема бази?

Дублювання клієнтських записів призводить до спотворення звітів, подвійних розсилок та втрати лідів. Наприклад, в одного з наших клієнтів частка дублів становила 22% — з 8 000 контактів 1 760 були копіями. Після налаштування контролю дублів із забороною створення нових дублів за телефоном та email за місяць залишилося менше 50 дублів (0,6%). Бітрікс24 знаходить дублі за телефоном, email та назвою компанії (нечіткий збіг). Налаштування: CRM -> Налаштування -> Налаштування CRM -> «Контроль дублів».

Режими:

• Заборона створення дубля — не можна зберегти контакт з уже існуючим телефоном. Жорстко, але надійно.
• Попередження — менеджер бачить «Можливий дубль» і сам вирішує.
• Вимкнено — дублі створюються вільно (не рекомендується).

Для компаній перевірка за ІПН — найнадійніший варіант. Додайте ІПН як системний ідентифікатор через користувацьке поле + налаштуйте перевірку унікальності через роботів або бізнес-процеси. Офіційна документація Бітрікс24.

Сегментація та теги

Теги на контактах і компаніях — простий спосіб сегментації без складних полів. Додаються вручну або автоматично через роботів. Фільтрація за тегами доступна в списку контактів/компаній. Для розсилок — сегмент «Всі контакти з тегом VIP» можна вивантажити і використовувати в Email-маркетингу Бітрікс24.

Для складної сегментації — «Сегменти» в модулі маркетингу. Сегмент будується за умовами: поля контакту/компанії + історія угод + активності. Наприклад: «Компанії з Києва, з виручкою > 10 млн грн, без угод останні 6 місяців».

Права доступу

CRM -> Налаштування -> Права доступу -> Контакти / Компанії. Типове налаштування для відділу з 10 менеджерів:

• Менеджер: бачить і редагує свої контакти, бачить (але не редагує) чужі.
• Керівник: повний доступ до записів свого відділу.
• Маркетолог: перегляд усіх контактів, без права видалення.

Важливий момент: право «Видалення» краще обмежити — випадкове видалення контакту з історією угод складно відновити. Навіть керівникам краще давати «Деактивацію» замість повного видалення.

Інтеграція з телефонією

При вхідному дзвінку Бітрікс24 шукає номер у базі контактів. Якщо знайшов — відкриває картку. Якщо ні — пропонує створити новий контакт або лід. Для коректної роботи телефони в контактах повинні зберігатися в єдиному форматі. Бітрікс24 нормалізує номери при збереженні, але імпортовані дані можуть бути в різних форматах (+380, 8, 380 без плюса). Перед інтеграцією з телефонією — привести всі телефони до єдиного формату через масове оновлення. На практиці це займає 1–2 години та усуває до 100% помилок розпізнавання.

Порівняння налаштувань для B2B і B2C

Що входить у роботу під ключ

Процес роботи

Етапи:

1. Аналітика — інтерв'ю з відділом продажів, аналіз поточної бази.
2. Проєктування — схема полів, прав, автоматизації.
3. Реалізація — налаштування CRM, інтеграції, тестовий імпорт.
4. Тестування — перевірка дублів, сценаріїв дзвінків.
5. Деплой — навчання співробітників, передача документації.

Терміни: від 3 до 10 робочих днів залежно від обсягу бази. Вартість налаштування під ключ — від 15 000 грн. За рахунок усунення дублів компанія економить значні кошти. Оцініть ваш проєкт безкоштовно — зв'яжіться з нами. Ми гарантуємо якість роботи.

Впровадження та налаштування CRM на базі 1С-Бітрікс і Бітрікс24

Граблі, на які наступають усі — і як ми їх обходимо

За роки впроваджень бачили одне й те саме. Компанія купує Бітрікс24 — і через три місяці CRM перетворюється на телефонний довідник. Менеджери заповнюють два поля з дванадцяти, угоди зависають на стадії «Переговори» місяцями, керівник не відкриває аналітику.

Корінь проблеми — впровадження без аудиту. Налаштували «як у підручнику», а продажі влаштовані інакше.

Опір персоналу. Менеджери звикли до Excel та блокнотів. CRM сприймають як контроль, а не інструмент. Що працює: залучаємо ключових співробітників на етапі проєктування, показуємо особисту вигоду — автоматичні нагадування, готові шаблони КП, менше рутини. Навчаємо на реальних сценаріях, а не абстрактних прикладах.

Неповне введення даних. Обов'язкові поля заповнюють, решту ігнорують. Вирішуємо: налаштовуємо обов'язкові поля за стадіями (на кожному етапі — лише актуальні), впроваджуємо автозаповнення з UTM-міток, парсинг email, дані з відкритих баз. Прибираємо надлишкові поля — менше полів, вища якість.

Криві воронки. Забагато стадій, немає критеріїв переходу, дублюючі етапи. Проєктуємо за фактом — як продажі влаштовані насправді — і переглядаємо структуру за накопиченими даними.

Ігнорування автоматизації. CRM впровадили, але ліди розподіляють вручну, листи надсилають руками. Налаштовуємо роботів та бізнес-процеси з першого дня — щоб команда одразу відчула різницю.

Що входить до арсеналу Бітрікс24

Звернення з усіх каналів (телефон, пошта, месенджери, форми) фіксуються автоматично. Ліди створюються та розподіляються без ручного втручання. Візуальний канбан з кастомними стадіями — перетягнув картку на наступний етап, автоматично пішов лист, створилося завдання.

Омніканальність: єдине вікно для телефонії, email, WhatsApp, Telegram, Viber, VK, Instagram, онлайн-чату. Клієнт написав у WhatsApp зранку, зателефонував удень — менеджер бачить всю історію.

Роботи та бізнес-процеси: розсилки, генерація документів, нагадування, ескалації — без коду. Аналітика: воронка, конверсії, джерела лідів, навантаження менеджерів, середній час обробки.

Зв'язка «сайт на 1С-Бітрікс + CRM Бітрікс24»

Тут синергія, а не просто два продукти:

• Форми сайту → ліди в CRM миттєво, з повною UTM-розміткою. Видно, звідки прийшов кожен клієнт
• Онлайн-чат → відкриті лінії. Відвідувач пише на сайті, менеджер відповідає з CRM
• Замовлення в магазині → угоди в CRM. Менеджер бачить, що купив клієнт, пропонує допродаж
• Колтрекінг — підміна номерів для прив'язки дзвінків до рекламних кампаній
• Наскрізна аналітика — витрати на рекламу, візити, заявки, продажі в одному звіті. ROI кожного каналу

Що робимо

Аудит. Розбираємося, як продажі працюють зараз. Де губляться ліди? Які канали приводять клієнтів? Формуємо рекомендації до початку технічного впровадження.

Проєктування. Множинні воронки для різних напрямків, кастомні поля, обов'язкові етапи та умови переходу. Структура відображає реальний процес, а не ідеальну схему.

Інтеграції. Зв'язуємо з сайтом (1С-Бітрікс), телефонією, поштою, месенджерами, рекламними системами, 1С.

Кастомні модулі. Коли стандартного не вистачає — додатки для Бітрікс24: специфічні звіти, нетипова бізнес-логіка, інтеграції з галузевими системами.

Міграція. Переносимо бази з amoCRM, Мегаплан, Salesforce, HubSpot, Excel. Зв'язки, історія комунікацій, вкладення — все на місці.

Навчання. Тренінги під вашу конфігурацію, відеоінструкції, документація.

Хмарна або коробкова

Хмарна (SaaS) — швидкий старт, не потрібен сервер, автооновлення. Для команд до 100 осіб із типовими процесами.

Коробкова (On-Premise) — свій сервер, повний контроль даних, безмежні доробки. Для великих компаній із жорсткими вимогами до безпеки або нестандартною логікою.

Метрики, які відстежуємо

Конверсія за етапами воронки. Якщо 80% втрачаються на етапі КП — проблема в ціноутворенні, а не в менеджерах. Норма: 5-15% для B2B, 1-5% для B2C з високим чеком.

Час обробки ліда. Відповідь за 5 хвилин підвищує конверсію в 10 разів порівняно з відповіддю через півгодини. Налаштовуємо алерти — якщо менеджер не відповів за 15 хвилин, лід переходить до іншого.

LTV. CRM сегментує клієнтів за lifetime value — менеджери фокусуються на найцінніших.

Середній цикл угоди. Якщо зростає — щось у процесі зламалося. Причини відмов — золота жила для коригування продукту та скриптів.

Кейси

Виробнича компанія (B2B). Заявки губилися в пошті, керівник дізнавався про великі угоди постфактум. Налаштували автоматичну фіксацію звернень, воронку «кваліфікація → розрахунок → КП → узгодження → договір → оплата». Роботи формують КП за шаблоном. Конверсія зросла на 23%, час обробки — з 4 годин до 20 хвилин.

Мережа роздрібних магазинів. Офлайн + онлайн в одній системі. Каси через 1С, автоматичне створення контактів при покупці за карткою лояльності. CRM-маркетинг через Бітрікс24 дав зростання повторних покупок на 18%.

IT-сервісна компанія. Три воронки: нові клієнти, допродажі, тендери. Автогенерація договорів та рахунків, інтеграція з Jira — після підписання завдання автоматично потрапляють до відділу розробки. Керівництво отримало зважений прогноз виручки.

Терміни

Після впровадження: технічна підтримка з SLA (реакція від 1 години), регулярний аудит використання, розвиток функціоналу, навчання нових співробітників.