Налаштування контактів і компаній у CRM Бітрікс24
Контакти та компанії — довідник клієнтської бази в Бітрікс24. Без правильного налаштування база перетворюється на звалище: дублі, неповні записи, різні менеджери заводять одну й ту саму компанію під різними назвами. Налаштування полів, правил створення та прав доступу вирішує ці проблеми.
Структура: контакт vs. компанія
Компанія — юридична особа або організація. Поля: назва, ІПН, адреса, сфера діяльності, кількість співробітників.
Контакт — фізична особа. Поля: ім'я, посада, телефон, email.
Зв'язок: один контакт може бути прив'язаний до однієї або кількох компаній. У компанії — кілька контактів. Угоди прив'язуються до контакту та/або компанії.
Для B2B: обов'язково використовувати і компанії, і контакти — тоді при зміні відповідального по проєкту в компанії вся історія залишається в картці компанії.
Для B2C: компанії частіше не потрібні. Достатньо контактів, пов'язаних безпосередньо з угодами.
Користувацькі поля
Стандартних полів рідко вистачає. Для B2B-компаній типово додавати:
- ІПН (для ідентифікації та інтеграції з 1С).
- Галузь (список — для сегментації).
- Розмір компанії (кількість співробітників / виручка).
- Джерело клієнта (звідки дізнався про компанію).
- Тип клієнта (партнер, дилер, кінцевий покупець).
CRM → Налаштування → Користувацькі поля → Компанії → «Додати поле».
Для контактів:
- Переважний спосіб зв'язку (список: дзвінок / email / месенджер).
- День народження (для привітань).
- Telegram / WhatsApp / ВКонтакте (месенджери — не лише через стандартне поле «Телефон»).
- Роль у прийнятті рішення (список: ОПР, ОВР, користувач).
Налаштування картки
CRM → Налаштування → Картка контакту / картка компанії.
У конструкторі картки:
- Перетягнути поля в потрібний порядок.
- Створити розділи (вкладки): «Основна інформація», «Фінансові дані», «Маркетинг».
- Вказати обов'язкові поля — ті, без яких не можна зберегти картку.
Правило: перший екран картки повинен містити лише те, що потрібно менеджеру щодня. Рідко використовувані поля — в окремий розділ або вкладку.
Дублі: пошук та налаштування правил
Дублювання — головна проблема клієнтських баз. Бітрікс24 знаходить дублі за:
- Телефоном.
- Email.
- Назвою компанії (нечітке збіг).
Налаштування: CRM → Налаштування → Налаштування CRM → «Контроль дублів».
Режими:
- Заборона створення дублю — не можна зберегти контакт з уже існуючим телефоном. Жорстко, але надійно.
- Попередження — менеджер бачить «Можливий дубль» і сам вирішує.
- Вимкнено — дублі створюються вільно (не рекомендується).
Для компаній перевірка за ІПН — найнадійніший варіант. Додати ІПН як системний ідентифікатор через користувацьке поле + налаштувати перевірку унікальності через crm.company.list при створенні (через роботи або бізнес-процеси).
Сегментація та теги
Теги на контактах і компаніях — простий спосіб сегментації без складних полів. Додаються вручну або автоматично через роботи.
Фільтрація за тегами доступна в списку контактів/компаній. Для розсилок — сегмент «Усі контакти з тегом "VIP"» можна вивантажити та використовувати в Email-маркетингу Бітрікс24.
Для складної сегментації — «Сегменти» в модулі маркетингу. Сегмент будується за умовами: поля контакту/компанії + історія угод + активності. Наприклад: «Компанії з Києва, з виручкою > 100 млн, без угод останні 6 місяців».
Права доступу
CRM → Налаштування → Права доступу → Контакти / Компанії.
Типове налаштування:
- Менеджер: бачить і редагує свої контакти, бачить (але не редагує) чужі.
- Керівник відділу: повний доступ до записів свого відділу.
- Маркетолог: перегляд усіх контактів, без права видалення.
Важливий момент: право «Видалення» краще обмежити — випадкове видалення контакту з історією угод складно відновити. Навіть керівникам краще давати «Деактивація» замість повного видалення.
Інтеграція з телефонією
При вхідному дзвінку Бітрікс24 шукає номер у базі контактів. Якщо знайшов — відкриває картку. Якщо ні — пропонує створити новий контакт або лід.
Для коректної роботи телефони в контактах повинні зберігатися в єдиному форматі. Бітрікс24 нормалізує номери при збереженні, але імпортовані дані можуть бути в різних форматах (+38, 0, 380 без плюса). Перед інтеграцією з телефонією — привести всі телефони до єдиного формату через масове оновлення.
| Налаштування | Пріоритет |
|---|---|
| Користувацькі поля під бізнес | Високий |
| Правила дублів (заборона) | Високий |
| Обов'язкові поля в картці | Середній |
| Права доступу | Високий |
| Теги та сегменти | За потреби |