Налаштування напоминань про ділання у CRM Бітрікс24
Ділання у CRM Бітрікс24 — це звонки, зустрічі, листи та користувацькі активності, прив'язані до лідів, угод та контактів. Проблема: менеджер заплануває 15 звонків на день, три з них — важливим клієнтам з великими угодами. Без правильно налаштованих напоминань усі 15 звонків мають однаковий пріоритет, а пропущені ділання мовчки уходять у прострочені без еськалації.
Налаштування напоминань — це конфігурація часу, каналу та логіки оповіщення про заплановані та прострочені ділання.
Типи ділання та їх напоминання
У Бітрікс24 ділання (Activities) діляться на типи:
| Тип | Код | Напоминання за замовчуванням |
|---|---|---|
| Звонок | CALL | За 15 хвилин |
| Зустріч | MEETING | За 15 хвилин |
| Лист | Немає | |
| Користувацьке ділання | TASK | За 15 хвилин |
Налаштування напоминання задаються при створенні ділання: за скільки хвилин/годин до дедлайну відправити сповіщення. Це працює на рівні конкретного ділання, але не вирішує системну задачу — єдині правила для всього відділу.
Налаштування на рівні компанії
1. Значення за замовчуванням. У формі створення ділання поля «Напомнить за» та «Тип напоминання» заповнюються вручну. Щоб менеджери не забували їх заповнювати — використовується бізнес-процес на створення ділання, який перевіряє наявність напоминання та встановлює дефолтне значення, якщо поле пусте.
2. Лічильники. Основний механізм контролю ділання у Бітрікс24 — лічильники у лівому меню CRM. Лічильник показує кількість:
- Заплановані ділання на сьогодні
- Прострочені ділання
- Ділання без відповідального
Лічильники налаштовуються у CRM → Налаштування → Інше → Лічильники. Критичне налаштування — «Рахувати прострочені»: якщо вимкнено, менеджер не видить накопленого боргу.
3. Роботи для автоматичного створення ділання. Замість ручного планування — робот CRM створює ділання при переході угоди на стадію. Наприклад: угода перейшла на «КП відправлено» → автоматично створюється ділання «Перезвонити клієнту» з дедлайном через 2 дні та напоминанням за 1 годину.
Робот RobotActivity з параметрами:
-
SUBJECT— назва ділання -
END_TIME— дедлайн (підтримує вирази:{=DateAdd({=System:Now}, "2d")}) -
RESPONSIBLE_ID— відповідальний (звичайно{=Document:ASSIGNED_BY_ID}) -
NOTIFY_TYPE— тип напоминання -
NOTIFY_VALUE— за скільки хвилин
Еискалація прострочених ділань
Штатних засобів еськалації у Бітрікс24 немає. Менеджер пропустив ділання — воно висить у лічильнику, але керівник про це не дізнається, поки не заглянути у звіт.
Рішення — бізнес-процес або вебхук, запускається за розписанням:
- Скрипт через REST API (
crm.activity.list) вибирає всі ділання зDEADLINE < NOW()таCOMPLETED = N - Групує по відповідальному
- Якщо ділання прострочено більше ніж на 2 годин — відправляє сповіщення менеджеру через
im.notify.system.add - Якщо більше ніж на 24 годин — переназначає ділання на іншого менеджера або створює задачу керівнику
Групові напоминання
Для відділу продаж корисні утренні зводки: список ділань на сьогодні для кожного менеджера, відправленой у 09:00 у особистий чат. Реалізуються через вебхук Бітрікс24, викликається по cron:
-
crm.activity.listз фільтромDEADLINEна поточний день таRESPONSIBLE_ID= ID менеджера - Формування тексту зводки
-
im.message.addу особистий чат менеджера
Аналогічно — вечерня зводка незавершених ділань у 17:00 для керівника відділу.
Інтеграція з календарем
Ділання типу «Зустріч» автоматично потрапляють у календар Бітрікс24, та напоминання працює через календарну систему. Для синхронізації з Google Calendar або Outlook — включити інтеграцію у Профіль → Календар → Синхронізація. Після цього напоминання працюють та через зовнішній календар, що зручно для менеджерів на виїзді.
Налаштування системи напоминань займає один робочий день: конфігурація лічильників, створення роботів для автоматичних ділань, налаштування еskylесалації прострочених та тестування на реальних сценаріях.