Налаштування відстеження тендерів у CRM Бітрікс24

Налаштування відстеження тендерів у CRM Бітрікс24

Менеджер з тендерів працює одночасно в трьох системах: ЄІС (zakupki.gov.ru), СБІС або Kontour.Тендер для моніторингу та таблиці Excel для відстеження статусів. CRM Бітрікс24 у цій схемі не бере участі. Завдання — зробити CRM центральною точкою: тендери потрапляють туди автоматично, статуси оновлюються, менеджер працює лише в одному інтерфейсі.

Модель даних для тендера в CRM

Замість стандартних угод використовуємо смарт-процеси Бітрікс24 (доступні з тарифу «Стандартний») — це дозволяє створити окрему сутність «Тендер» із власною воронкою, не змішуючи зі звичайними продажами.

Поля смарт-процесу «Тендер»:

Автоматичний збір тендерів

Варіант 1: API агрегаторів. Kontur.Закупки, Тендерплан, OTC.ru надають API пошуку за ключовими словами та кодами ОКПД2. Отримуємо результати та створюємо елементи смарт-процесу.

Варіант 2: Моніторинг RSS ЄІС. Безкоштовно, але обмежено — лише базові поля. Парсимо RSS, створюємо тендер у CRM:

class TenderMonitorAgent
{
    private array $searchQueries = [
        'постачання серверів ОКПД2 26.20',
        'IT-послуги розробка програмного забезпечення',
    ];

    private string $smartProcessEntityTypeId = '183'; // ID смарт-процесу «Тендер»

    public function run(): void
    {
        foreach ($this->searchQueries as $query) {
            $tenders = $this->fetchFromEis($query);

            foreach ($tenders as $tender) {
                if ($this->alreadyExists($tender['number'])) {
                    continue;
                }

                $this->createCrmItem($tender);
            }
        }
    }

    private function createCrmItem(array $tender): void
    {
        \Bitrix\Crm\Item\Factory\SmartProcessItemFactory::getInstance(
            (int)$this->smartProcessEntityTypeId
        )->create([
            'TITLE'                   => $tender['name'],
            'STAGE_ID'                => 'DT' . $this->smartProcessEntityTypeId . ':NEW',
            'UF_CRM_TENDER_NUMBER'    => $tender['number'],
            'UF_CRM_TENDER_NMCK'      => $tender['price'],
            'UF_CRM_TENDER_DEADLINE'  => \Bitrix\Main\Type\DateTime::createFromTimestamp(
                strtotime($tender['deadline'])
            ),
            'UF_CRM_TENDER_URL'       => $tender['url'],
            'UF_CRM_TENDER_LAW'       => '44-ФЗ',
            'ASSIGNED_BY_ID'          => $this->getDefaultManager(),
        ])->save();
    }
}

Автоматичні нагадування та дедлайни

Роботи в Бітрікс24 (без кодування, через інтерфейс):

При створенні тендера:

• Завдання відповідальному «Вивчити технічне завдання»
• Нагадування по email за 5 днів до дедлайну подання заявки

При переході на стадію «Підготовка заявки»:

• Завдання «Підготувати технічну частину»
• Завдання «Зібрати пакет документів»
• Дата завдання = дата Строк подання заявки мінус 2 дні

При переході на стадію «Перемога»:

• Завдання «Підписати контракт через майданчик» (дедлайн: +10 днів)
• Повідомлення керівнику

Автоматичні дедлайни через PHP при складній логіці:

AddEventHandler('crm', 'OnCrmSmartProcessItemUpdate', function(\Bitrix\Crm\Item $item) {
    if ($item->getEntityTypeId() !== 183) return; // Тільки тендери

    $stageId = $item->getStageId();

    if ($stageId === 'DT183:WON') {
        // Перемога — створюємо завдання виконання контракту
        $deadline = (new \DateTime())->modify('+30 days'); // 30 днів на підписання контракту

        \CTaskItem::add([
            'TITLE'          => 'Підписати контракт через ЄІС',
            'RESPONSIBLE_ID' => $item->getAssignedById(),
            'DEADLINE'       => $deadline->format('d.m.Y H:i:s'),
            'DESCRIPTION'    => 'Строк підписання контракту за 44-ФЗ — 30 днів',
            'UF_CRM_TASK'    => ['T' . $item->getId()],
        ], 1);
    }
});

Аналітика за тендерами

Звіти в CRM показують: воронку конверсії (заявок → перемог), середній відсоток зниження НМЦК у переможних тендерах, результативність за типами закупівель та майданчиками. Стандартний аналітик Бітрікс24 працює з полями смарт-процесу без додаткового налаштування.

Кастомний віджет на головній сторінці CRM — зведення активних тендерів із найближчими дедлайнами:

// Віджет: тендери з дедлайном у найближчі 7 днів
$urgentTenders = \Bitrix\Crm\SmartProcess\Query::create(183)
    ->addSelect(['ID', 'TITLE', 'UF_CRM_TENDER_NMCK', 'UF_CRM_TENDER_DEADLINE'])
    ->addFilter(['<=UF_CRM_TENDER_DEADLINE' => (new \DateTime())->modify('+7 days')])
    ->addFilter(['!STAGE_SEMANTIC_ID' => 'F']) // не фінальні стадії
    ->addOrder('UF_CRM_TENDER_DEADLINE', 'ASC')
    ->exec()
    ->fetchAll();

Склад робіт

• Створення смарт-процесу «Тендер» із кастомними полями
• Воронка тендерних стадій
• Агент моніторингу ЄІС або інтеграція з API агрегатора
• Роботи для автозавдань і нагадувань
• Звіти та віджет дедлайнів

Строки: 1–2 тижні — налаштування CRM без інтеграцій. 3–5 тижнів — з автоматичним збором тендерів.