Налаштування відстеження тендерів у CRM Бітрікс24

Ми часто бачимо таку ситуацію: менеджер з тендерів працює в трьох системах одночасно — ЄІС, СБІС або Контур.Тендер для моніторингу, та таблиці Excel для відстеження статусів. CRM Бітрікс24 при цьому не бере участі. Результат — втрати часу на ручне перенесення даних, помилки в термінах та пропущені заявки. Наш досвід показує, що централізація всіх процесів у CRM скорочує час обробки тендера на 30–40% вже в перший місяць. Один з наших клієнтів — компанія з 20 тендерами на місяць — після налаштування автоматичного збору скоротив ручну працю на 50% і перестав пропускати дедлайни. Отримайте консультацію по вашому проєкту — зв'яжіться з нами.

Чому варто використовувати смарт-процеси для тендерів?

Стандартні угоди в Бітрікс24 не розраховані на специфіку тендерів: 44-ФЗ, 223-ФЗ, різні майданчики, довгі воронки. Ми використовуємо смарт-процеси (доступні з тарифу «Стандартний») — окрема сутність «Тендер» з власною воронкою. Це виключає плутанину зі звичайними продажами та дозволяє налаштувати унікальні поля. Згідно з офіційною документацією Бітрікс24, смарт-процеси дають гнучкість для складних бізнес-процесів.

Які поля потрібні для зберігання тендерів?

Як автоматизувати збір тендерів?

Автоматичний збір тендерів поділяється на два підходи.

Варіант 1: API агрегаторів. Контур.Закупівлі, Тендерплан надають API пошуку за ключовими словами та кодами ОКПД2. Ми підключаємо ваш акаунт, налаштовуємо фільтри, і тендери потрапляють у CRM одразу після публікації. Порівняння: автоматичний збір через API в 10 разів швидше ручного моніторингу.

Варіант 2: Моніторинг RSS ЄІС. Безкоштовно, але обмежено — лише базові поля. Підходить для старту. Парсимо RSS, створюємо тендер у CRM агентом:

class TenderMonitorAgent { private array $searchQueries = [ 'поставка серверів ОКПД2 26.20', 'IT-послуги розробка програмного забезпечення', ]; private string $smartProcessEntityTypeId = '183'; public function run(): void { foreach ($this->searchQueries as $query) { $tenders = $this->fetchFromEis($query); foreach ($tenders as $tender) { if ($this->alreadyExists($tender['number'])) { continue; } $this->createCrmItem($tender); } } } private function createCrmItem(array $tender): void { \Bitrix\Crm\Item\Factory\SmartProcessItemFactory::getInstance( (int)$this->smartProcessEntityTypeId )->create([ 'TITLE' => $tender['name'], 'STAGE_ID' => 'DT' . $this->smartProcessEntityTypeId . ':NEW', 'UF_CRM_TENDER_NUMBER' => $tender['number'], 'UF_CRM_TENDER_NMCK' => $tender['price'], 'UF_CRM_TENDER_DEADLINE' => \Bitrix\Main\Type\DateTime::createFromTimestamp( strtotime($tender['deadline']) ), 'UF_CRM_TENDER_URL' => $tender['url'], 'UF_CRM_TENDER_LAW' => '44-ФЗ', 'ASSIGNED_BY_ID' => $this->getDefaultManager(), ])->save(); } } 

Як налаштувати автоматичні нагадування про дедлайни?

Роботи в Бітрікс24 (без кодування) дозволяють налаштувати дії при зміні стадії тендера. Приклади:

Для складної логіки використовуємо PHP-обробники. Приклад:

AddEventHandler('crm', 'OnCrmSmartProcessItemUpdate', function(\Bitrix\Crm\Item $item) { if ($item->getEntityTypeId() !== 183) return; $stageId = $item->getStageId(); if ($stageId === 'DT183:WON') { $deadline = (new \DateTime())->modify('+30 days'); \CTaskItem::add([ 'TITLE' => 'Підписати контракт через ЄІС', 'RESPONSIBLE_ID' => $item->getAssignedById(), 'DEADLINE' => $deadline->format('d.m.Y H:i:s'), 'DESCRIPTION' => 'Термін підписання контракту за 44-ФЗ — 30 днів', 'UF_CRM_TASK' => ['T' . $item->getId()], ], 1); } }); 

Інструкція покроково:

1. У Бітрікс24 перейдіть у розділ «Роботи» для смарт-процесу «Тендер».
2. Додайте правило на створення елемента: задача відповідальному, повідомлення.
3. Налаштуйте тригери на перехід між стадіями: при переході в «Підготовка заявки» додайте задачі на документи.
4. Для кастомної логіки завантажте файл обробника в /bitrix/php_interface/init.php.

Як отримати аналітику по тендерах?

Звіти в CRM показують воронку конверсії, середній відсоток зниження НМЦК, результативність за типами закупівель. Ми додаємо кастомний віджет на головну сторінку — зведення активних тендерів з найближчими дедлайнами:

$urgentTenders = \Bitrix\Crm\SmartProcess\Query::create(183) ->addSelect(['ID', 'TITLE', 'UF_CRM_TENDER_NMCK', 'UF_CRM_TENDER_DEADLINE']) ->addFilter(['<=UF_CRM_TENDER_DEADLINE' => (new \DateTime())->modify('+7 days')]) ->addFilter(['!STAGE_SEMANTIC_ID' => 'F']) ->addOrder('UF_CRM_TENDER_DEADLINE', 'ASC') ->exec() ->fetchAll(); 

На основі цих даних можна побудувати графік завантаження менеджерів та заздалегідь розподіляти навантаження. Замовте налаштування аналітики — отримайте демонстрацію можливостей.

Що входить у роботу

• Створення смарт-процесу «Тендер» з кастомними полями та воронкою стадій.
• Агент моніторингу ЄІС або інтеграція з API агрегатора (Контур.Закупівлі, Тендерплан).
• Налаштування роботів для автозадач та нагадувань.
• Звіти та віджет дедлайнів.
• Документація по процесу, навчання менеджерів, підтримка після запуску.

Ми гарантуємо стабільну роботу інтеграції та допомагаємо адаптувати рішення під ваші внутрішні регламенти. Маємо сертифікацію «1С-Бітрікс. Розробник» та понад 50 успішних проєктів з автоматизації тендерних відділів.

Терміни та вартість

Терміни налаштування: від 1 до 2 тижнів без інтеграції, від 3 до 5 тижнів з автоматичним збором тендерів. Вартість розраховується індивідуально — зв'яжіться з нами для аудиту вашої поточної CRM.