Налаштування відстеження тендерів у CRM Бітрікс24
Ми часто бачимо таку ситуацію: менеджер з тендерів працює в трьох системах одночасно — ЄІС, СБІС або Контур.Тендер для моніторингу, та таблиці Excel для відстеження статусів. CRM Бітрікс24 при цьому не бере участі. Результат — втрати часу на ручне перенесення даних, помилки в термінах та пропущені заявки. Наш досвід показує, що централізація всіх процесів у CRM скорочує час обробки тендера на 30–40% вже в перший місяць. Один з наших клієнтів — компанія з 20 тендерами на місяць — після налаштування автоматичного збору скоротив ручну працю на 50% і перестав пропускати дедлайни. Отримайте консультацію по вашому проєкту — зв'яжіться з нами.
Чому варто використовувати смарт-процеси для тендерів?
Стандартні угоди в Бітрікс24 не розраховані на специфіку тендерів: 44-ФЗ, 223-ФЗ, різні майданчики, довгі воронки. Ми використовуємо смарт-процеси (доступні з тарифу «Стандартний») — окрема сутність «Тендер» з власною воронкою. Це виключає плутанину зі звичайними продажами та дозволяє налаштувати унікальні поля. Згідно з офіційною документацією Бітрікс24, смарт-процеси дають гнучкість для складних бізнес-процесів.
Які поля потрібні для зберігання тендерів?
| Поле | Тип | Призначення |
|---|---|---|
Реєстровий номер |
Рядок | Номер закупівлі в ЄІС / на майданчику |
ІКЗ |
Рядок | Ідентифікаційний код закупівлі |
НМЦК |
Гроші | Початкова максимальна ціна |
Наша ціна |
Гроші | Ціна пропозиції |
Майданчик |
Список | ЕТП, Сбербанк-АСТ, РТС-тендер тощо |
Вид закупівлі |
Список | Аукціон, конкурс, котирування |
Закон |
Список | 44-ФЗ, 223-ФЗ, комерційний |
Термін подання заявки |
Дата/час | Дедлайн |
Дата підбиття підсумків |
Дата | |
Номер контракту |
Рядок | Після перемоги |
Сума контракту |
Гроші | Остаточна |
Причина відмови |
Список + текст | При програші |
Посилання на ЄІС |
Посилання |
Як автоматизувати збір тендерів?
Автоматичний збір тендерів поділяється на два підходи.
Варіант 1: API агрегаторів. Контур.Закупівлі, Тендерплан надають API пошуку за ключовими словами та кодами ОКПД2. Ми підключаємо ваш акаунт, налаштовуємо фільтри, і тендери потрапляють у CRM одразу після публікації. Порівняння: автоматичний збір через API в 10 разів швидше ручного моніторингу.
Варіант 2: Моніторинг RSS ЄІС. Безкоштовно, але обмежено — лише базові поля. Підходить для старту. Парсимо RSS, створюємо тендер у CRM агентом:
class TenderMonitorAgent
{
private array $searchQueries = [
'поставка серверів ОКПД2 26.20',
'IT-послуги розробка програмного забезпечення',
];
private string $smartProcessEntityTypeId = '183';
public function run(): void
{
foreach ($this->searchQueries as $query) {
$tenders = $this->fetchFromEis($query);
foreach ($tenders as $tender) {
if ($this->alreadyExists($tender['number'])) {
continue;
}
$this->createCrmItem($tender);
}
}
}
private function createCrmItem(array $tender): void
{
\Bitrix\Crm\Item\Factory\SmartProcessItemFactory::getInstance(
(int)$this->smartProcessEntityTypeId
)->create([
'TITLE' => $tender['name'],
'STAGE_ID' => 'DT' . $this->smartProcessEntityTypeId . ':NEW',
'UF_CRM_TENDER_NUMBER' => $tender['number'],
'UF_CRM_TENDER_NMCK' => $tender['price'],
'UF_CRM_TENDER_DEADLINE' => \Bitrix\Main\Type\DateTime::createFromTimestamp(
strtotime($tender['deadline'])
),
'UF_CRM_TENDER_URL' => $tender['url'],
'UF_CRM_TENDER_LAW' => '44-ФЗ',
'ASSIGNED_BY_ID' => $this->getDefaultManager(),
])->save();
}
}
Як налаштувати автоматичні нагадування про дедлайни?
Роботи в Бітрікс24 (без кодування) дозволяють налаштувати дії при зміні стадії тендера. Приклади:
| Подія (стадія) | Дія робота | Дедлайн |
|---|---|---|
| Створення тендера | Задача «Вивчити ТЗ», email-повідомлення | За 5 днів до дедлайну |
| Перехід у «Підготовка заявки» | Задачі на підготовку техчастини та документів | Дедлайн мінус 2 дні |
| Перехід у «Перемога» | Задача на підписання контракту, повідомлення керівника | +10 днів |
Для складної логіки використовуємо PHP-обробники. Приклад:
AddEventHandler('crm', 'OnCrmSmartProcessItemUpdate', function(\Bitrix\Crm\Item $item) {
if ($item->getEntityTypeId() !== 183) return;
$stageId = $item->getStageId();
if ($stageId === 'DT183:WON') {
$deadline = (new \DateTime())->modify('+30 days');
\CTaskItem::add([
'TITLE' => 'Підписати контракт через ЄІС',
'RESPONSIBLE_ID' => $item->getAssignedById(),
'DEADLINE' => $deadline->format('d.m.Y H:i:s'),
'DESCRIPTION' => 'Термін підписання контракту за 44-ФЗ — 30 днів',
'UF_CRM_TASK' => ['T' . $item->getId()],
], 1);
}
});
Інструкція покроково:
- У Бітрікс24 перейдіть у розділ «Роботи» для смарт-процесу «Тендер».
- Додайте правило на створення елемента: задача відповідальному, повідомлення.
- Налаштуйте тригери на перехід між стадіями: при переході в «Підготовка заявки» додайте задачі на документи.
- Для кастомної логіки завантажте файл обробника в
/bitrix/php_interface/init.php.
Як отримати аналітику по тендерах?
Звіти в CRM показують воронку конверсії, середній відсоток зниження НМЦК, результативність за типами закупівель. Ми додаємо кастомний віджет на головну сторінку — зведення активних тендерів з найближчими дедлайнами:
$urgentTenders = \Bitrix\Crm\SmartProcess\Query::create(183)
->addSelect(['ID', 'TITLE', 'UF_CRM_TENDER_NMCK', 'UF_CRM_TENDER_DEADLINE'])
->addFilter(['<=UF_CRM_TENDER_DEADLINE' => (new \DateTime())->modify('+7 days')])
->addFilter(['!STAGE_SEMANTIC_ID' => 'F'])
->addOrder('UF_CRM_TENDER_DEADLINE', 'ASC')
->exec()
->fetchAll();
На основі цих даних можна побудувати графік завантаження менеджерів та заздалегідь розподіляти навантаження. Замовте налаштування аналітики — отримайте демонстрацію можливостей.
Що входить у роботу
- Створення смарт-процесу «Тендер» з кастомними полями та воронкою стадій.
- Агент моніторингу ЄІС або інтеграція з API агрегатора (Контур.Закупівлі, Тендерплан).
- Налаштування роботів для автозадач та нагадувань.
- Звіти та віджет дедлайнів.
- Документація по процесу, навчання менеджерів, підтримка після запуску.
Ми гарантуємо стабільну роботу інтеграції та допомагаємо адаптувати рішення під ваші внутрішні регламенти. Маємо сертифікацію «1С-Бітрікс. Розробник» та понад 50 успішних проєктів з автоматизації тендерних відділів.
Приклад роботи
Після налаштування менеджери бачать всі активні тендери в одному місці, а система автоматично нагадує про дедлайни. В середньому конверсія в перемогу збільшується на 15% за рахунок своєчасної підготовки.Терміни та вартість
Терміни налаштування: від 1 до 2 тижнів без інтеграції, від 3 до 5 тижнів з автоматичним збором тендерів. Вартість розраховується індивідуально — зв'яжіться з нами для аудиту вашої поточної CRM.