Налаштування підключення поштових скриньок до CRM Бітрікс24
Менеджер листується з клієнтами в Gmail, історія листування існує окремо від CRM. При звільненні співробітника вся переписка йде разом з ним. Підключення поштових скриньок до CRM вирішує цю проблему.
Типи підключення пошти в Бітрікс24
Бітрікс24 підтримує три варіанти:
Особиста скринька співробітника — кожен менеджер підключає свій робочий email. Листи видно тільки йому та адміністратору CRM. Налаштовується в профілі співробітника або в CRM → Пошта.
Загальна скринька — одна скринька на групу або відділ (наприклад, [email protected]). Листи видно всім, у кого є доступ до цієї скриньки. Вхідні створюють ліди автоматично. Налаштовується адміністратором.
Скринька для автоматичних відповідей — використовується для email-маркетингу та автоматичних повідомлень, не для живого листування.
Покроке підключення особистої скриньки
- Перейти в
CRM → Пошта → Підключити пошту - Вибрати провайдера: Google, Microsoft, Яндекс або «Інший» (IMAP)
- Для Google/Microsoft — авторизація через OAuth, дозволити доступ
- Для Яндекс — увімкнути IMAP у налаштуваннях пошти Яндекса та створити пароль застосунку
- Для корпоративного IMAP — вказати сервер, порт, логін, пароль
Після підключення Бітрікс24 сканує папку «Вхідні» за останні 30 днів і створює активності в CRM для листів, адреси яких є в базі.
Поведінка при невідомому відправнику
Коли приходить лист з адреси, якої немає в CRM — Бітрікс24 пропонує три варіанти поведінки (налаштовується для кожної скриньки):
- Ігнорувати — лист не потрапляє в CRM
- Створити лід — автоматично створюється лід з даними відправника
- Створити контакт — створюється контакт (без угоди)
Варіант «Створити лід» — стандартний для вхідних заявок. Для особистих скриньок менеджерів краще «Ігнорувати» або «Створити контакт» — інакше нецільові листи засмічують CRM.
Зв'язка листів з існуючими угодами
Якщо контакт вже є в CRM і за ним числиться відкрита угода — вхідний лист прив'язується до цієї угоди в таймлайні. Прив'язка по email-адресі контакту.
Проблема: у клієнта кілька email-адрес, і лист прийшов не з того, що записаний у CRM. Рішення: додати всі email-адреси клієнта в картку контакту — Бітрікс24 шукає збіг по всіх.
Синхронізація відправлених листів
За замовчуванням синхронізується тільки папка «Вхідні». Для фіксації вихідних листів, відправлених з поштового клієнта (не з Бітрікс24) — увімкнути синхронізацію «Відправлені»: в налаштуваннях скриньки CRM → Пошта → [Скринька] → Синхронізувати відправлені.
Це збільшує навантаження на IMAP та кількість запитів — враховуйте при підключенні великої кількості скриньок.
Терміни налаштування
Підключення однієї скриньки — 30–60 хвилин, включаючи налаштування OAuth або пароля застосунку у провайдера та перевірку коректності прив'язки листів до сутностей CRM. Масове підключення для команди з 10+ осіб — 2–4 години.