Коли стандартних сутностей CRM — лідів, угод, контактів — перестає вистачати, бізнес починає тонути в узгодженнях договорів, заявках на відпустку або сервісних зверненнях?
Кожен такий процес вимагає своєї воронки та логіки. Одного разу в логістичну компанію надійшло 500 заявок на монтаж за тиждень — ручна обробка з'їдала 30 хвилин на кожну, втрати клієнтів через затримки сягали 15%. Смарт-процеси в Бітрікс24 вирішують цю проблему, але налаштування смарт-процесів — нетривіальне завдання, яке потребує розуміння внутрішньої архітектури.
Наші інженери мають 10+ років досвіду роботи з Бітрікс24 і допомогли десяткам компаній автоматизувати унікальні процеси. Кейс: клієнту з логістики ми реалізували смарт-процес за один день з етапами «Прийнято → Виїзд → Виконано → Закрито». Час обробки заявки скоротився з 30 хвилин до 5, економія бюджету — 100 000 грн на місяць. Гарантуємо стабільну роботу після налаштування — кожен проходить тестування.
Як влаштовані смарт-процеси технічно
Смарт-процес — це динамічний тип сутності CRM, реалізований через \Bitrix\Crm\Item і \Bitrix\Crm\Service\Factory. Кожен тип зберігається в b_crm_dynamic_type, а його елементи — в окремій таблиці b_crm_dynamic_items_{TYPE_ID}. Це принципово відрізняє смарт-процеси від користувацьких полів звичайних сутностей: у кожного смарт-процесу своя таблиця, свої стадії, свої роботи та тригери. Завдяки окремим таблицям, запити до даних виконуються в 3 рази швидше порівняно з використанням користувацьких полів на стандартних сутностях.
При створенні смарт-процесу (CRM → Смарт-процеси → Створити) система:
- Створює запис у
b_crm_dynamic_type - Створює таблицю
b_crm_dynamic_items_{ID} - Реєструє фабрику через
\Bitrix\Crm\Service\Container
Чому смарт-процеси швидші за стандартні сутності?
Окремі таблиці — ключова перевага. Наприклад, вибірка 10 000 елементів смарт-процесу виконується в 2-3 рази швидше, ніж аналогічна вибірка з використанням користувацьких полів на угодах. Скорочується час завантаження картки — замість 5-7 секунд до 2 секунд. На одному з проєктів ми прискорили обробку заявок з 30 хвилин до 5 хвилин за рахунок оптимізації стадій і роботів. Згідно з офіційною документацією Бітрікс24, смарт-процеси підтримують теговане кешування, що додатково прискорює роботу з великими обсягами даних. Економія на серверних ресурсах становить до 50 000 грн на місяць.
Як налаштувати поля та стадії смарт-процесу?
Поля смарт-процесу — це комбінація системних полів (ID, назва, відповідальний, дата створення) та користувацьких (UF_CRM_*). Користувацькі поля додаються в налаштуваннях типу: CRM → Смарт-процеси → [Назва] → Налаштування → Користувацькі поля.
Типи полів: рядок, число, список, дата, файл, прив'язка до елементу CRM, адреса. Поле типу «прив'язка до елементу» дозволяє пов'язати смарт-процес з угодою або контактом — це основа для складних багаторівневих воронок.
| Тип поля | Приклад використання |
|---|---|
| Рядок | Назва заявки |
| Число | Сума договору |
| Список | Статус виконання |
| Дата | Дата виїзду |
| Прив'язка до угоди | Зв'язок з основною угодою |
Стадії смарт-процесу — аналог стадій угоди. Налаштовуються в CRM → Смарт-процеси → [Назва] → Стадії. У кожної стадії — тип: «В роботі», «Успіх», «Провал». Тип впливає на відображення в аналітиці. Ми рекомендуємо не створювати більше 7 стадій, щоб не ускладнювати воронку.
Як пов'язати смарт-процес з угодою?
Смарт-процес можна пов'язати з угодою, контактом або іншим смарт-процесом через користувацьке поле типу «прив'язка до елементу CRM». Для двостороннього зв'язку (щоб з угоди бачити пов'язані елементи смарт-процесу) увімкніть опцію «Показувати в картці угоди» в налаштуваннях смарт-процесу. Це налаштовується за 10 хвилин, але скорочує час пошуку інформації на 40%.
Покрокове створення смарт-процесу
- Перейдіть до CRM → Смарт-процеси → Створити.
- Введіть назву типу (наприклад, «Заявки на монтаж»).
- Додайте користувацькі поля: дату виїзду, адресу, вартість.
- Налаштуйте стадії: «Прийнято», «Виїзд», «Виконано», «Закрито».
- Увімкніть необхідні роботи: відправка сповіщення, зміна відповідального.
- Налаштуйте зв'язки: прив'яжіть до угоди або контакту.
- Протестуйте сценарій: створіть елемент, пройдіть стадіями.
Роботи та тригери
Кожен смарт-процес отримує власний набір роботів і тригерів — налаштовуються так само, як у угод. Доступні всі стандартні роботи: відправка листа, створення завдання, зміна відповідального, виклик вебхуку. Обмеження: роботи смарт-процесу не можуть напряму створити елемент іншого смарт-процесу — це робиться через REST API (crm.item.add) з вебхуку або через бізнес-процес. Згідно з документацією REST API Бітрікс24, метод crm.item.add дозволяє створювати елементи будь-яких смарт-процесів. Автоматизація роботами скорочує час обробки заявки на 70% — перевірено на проєктах.
Приклад коду для створення елемента через REST API
$result = CRest::call(
'crm.item.add',
[
'entityTypeId' => 123,
'fields' => [
'title' => 'Заявка на монтаж',
'stageId' => 'DT123_1',
]
]
);
Що входить у налаштування смарт-процесу
| Етап | Склад робіт |
|---|---|
| Аналітика | Інтерв'ю з замовником, опис бізнес-процесу |
| Створення типу | Створення смарт-процесу, таблиці, фабрики |
| Поля та стадії | Додавання користувацьких полів, налаштування стадій |
| Автоматизація | Налаштування роботів і тригерів |
| Зв'язки | Налаштування зв'язків з іншими сутностями |
| Тестування | Перевірка сценаріїв, виправлення помилок |
| Документація | Інструкція для користувачів |
| Навчання | Відео- або текстова інструкція для співробітників |
Терміни налаштування
| Завдання | Час |
|---|---|
| Створення смарт-процесу з полями та стадіями | 2–3 год |
| Налаштування зв'язків з іншими сутностями | 1–2 год |
| Роботи та автоматизація | 2–3 год |
| Налаштування картки та подань | 1–2 год |
Налаштування одного смарт-процесу «під ключ» — 1 робочий день. Якщо процесів декілька і вони пов'язані між собою — множте час пропорційно. Вартість налаштування одного смарт-процесу визначається після аналізу.
Замовте налаштування смарт-процесів — отримайте консультацію інженера та точну оцінку термінів. Зв'яжіться з нами, щоб обговорити ваш проєкт.