Налаштування вирви тендерних продажів у Бітрікс24

Налаштування воронки тендерних продажів у Бітрікс24

Тендерні продажі — процес із жорсткими регламентами, безліччю етапів і специфічними дедлайнами. Стандартна воронка продажів Бітрікс24 проектувалась для B2B-угод, де менеджер веде клієнта від першого контакту до оплати. Тендер влаштований інакше: є підготовчий етап (аналіз ТЗ, розрахунок ціни), є участь (подача заявки, торги), є виконання контракту. Три різних процеси — три різні воронки або одна розширена.

Архітектурний вибір: одна воронка чи кілька

Одна воронка з усіма стадіями — зручна для звітності, але стадій виходить 15–20. Переускладнена воронка — менеджери перестають вести її акуратно.

Кілька воронок (смарт-процеси або окремі напрямки):

• «Тендерна аналітика» — нові закупівлі, аналіз, рішення про участь
• «Участь у тендері» — підготовка заявки, торги, очікування результату
• «Виконання контракту» — створюється при перемозі, окремий цикл

Для більшості компаній із тендерним відділом 3–10 осіб — один смарт-процес «Тендер» з 8–12 стадіями є достатнім.

Стадії воронки

НОВИЙ
  → АНАЛІЗ (вивчення ТЗ, розрахунок вартості)
    → ВІДМОВА ВІД УЧАСТІ (фінал — відмовились до подачі)
    → ПІДГОТОВКА ЗАЯВКИ
      → ЗАЯВКУ ПОДАНО
        → АУКЦІОН/ТОРГИ (якщо аукціон)
          → ОЧІКУВАННЯ ПІДСУМКІВ
            → ПРОГРАШ (фінал — не виграли)
            → ПЕРЕМОГА
              → УКЛАДЕННЯ КОНТРАКТУ
                → ВИКОНАННЯ КОНТРАКТУ
                  → КОНТРАКТ ВИКОНАНО (фінал — успіх)
                  → РОЗІРВАННЯ (фінал — невдача)

Семантика стадій:

• FAIL (червоний) — Відмова від участі, Програш, Розірвання
• SUCCESS (зелений) — Контракт виконано
• IN_PROCESS (решта)

Створення воронки через API

// Створення стадій для смарт-процесу (entityTypeId = 183)
$stages = [
    ['NAME' => 'Новий',                'SORT' => 10, 'COLOR' => '#BBBBBB', 'SEMANTICS' => 'P'],
    ['NAME' => 'Аналіз',               'SORT' => 20, 'COLOR' => '#47ADE3', 'SEMANTICS' => 'P'],
    ['NAME' => 'Підготовка заявки',    'SORT' => 30, 'COLOR' => '#FFA900', 'SEMANTICS' => 'P'],
    ['NAME' => 'Заявку подано',        'SORT' => 40, 'COLOR' => '#00C4FB', 'SEMANTICS' => 'P'],
    ['NAME' => 'Аукціон/Торги',        'SORT' => 50, 'COLOR' => '#9DCF00', 'SEMANTICS' => 'P'],
    ['NAME' => 'Очікування підсумків', 'SORT' => 60, 'COLOR' => '#ADB7C2', 'SEMANTICS' => 'P'],
    ['NAME' => 'Перемога',             'SORT' => 70, 'COLOR' => '#00C4FB', 'SEMANTICS' => 'P'],
    ['NAME' => 'Укладення контракту',  'SORT' => 80, 'COLOR' => '#47ADE3', 'SEMANTICS' => 'P'],
    ['NAME' => 'Виконання',            'SORT' => 90, 'COLOR' => '#47ADE3', 'SEMANTICS' => 'P'],
    // Фінальні стадії
    ['NAME' => 'Контракт виконано',    'SORT' => 110, 'COLOR' => '#7BD500', 'SEMANTICS' => 'S'],
    ['NAME' => 'Програш',              'SORT' => 120, 'COLOR' => '#FF5752', 'SEMANTICS' => 'F'],
    ['NAME' => 'Відмова від участі',   'SORT' => 130, 'COLOR' => '#FF8F61', 'SEMANTICS' => 'F'],
    ['NAME' => 'Розірвання',           'SORT' => 140, 'COLOR' => '#FF5752', 'SEMANTICS' => 'F'],
];

foreach ($stages as $stage) {
    \Bitrix\Crm\PhaseSemantics\SmartProcessStageTable::add(array_merge(
        $stage,
        ['ENTITY_TYPE_ID' => 183, 'CATEGORY_ID' => 0]
    ));
}

Роботи на ключових стадіях

При переході до «Підготовки заявки» автоматично:

• Завдання «Аналіз технічного завдання» (термін: 2 дні)
• Завдання «Розрахунок собівартості та маржі» (термін: 3 дні)
• Завдання «Підготовка документів» (термін: за 2 дні до дедлайну заявки)
• Повідомлення тендерному спеціалісту

При переході до «Заявку подано»:

• Завдання «Моніторинг результатів» (дата: дата підведення підсумків)
• Лист замовнику з підтвердженням участі (якщо потрібно)

При переході до «Перемога»:

• Завдання «Погодити та підписати контракт» (термін: 10 днів)
• Повідомлення керівнику та фінансовому директору
• Створення пов'язаної угоди «Контракт» в окремій воронці (опціонально)

AddEventHandler('crm', 'OnCrmSmartProcessItemUpdate', function(\Bitrix\Crm\Item $item) {
    if ($item->getEntityTypeId() !== 183) return;
    if (!$item->isChangedStageId()) return;

    $newStage = $item->getStageId();
    if (!str_contains($newStage, ':WON') && !str_contains($newStage, 'VICTORY')) {
        return;
    }

    // Перемога — створюємо завдання виконання
    $taskList = [
        ['Підписати контракт через майданчик', '+10 days'],
        ['Отримати банківську гарантію (якщо потрібно)', '+15 days'],
        ['Скласти план виконання контракту', '+5 days'],
    ];

    foreach ($taskList as [$title, $offset]) {
        $deadline = (new \DateTime())->modify($offset);
        \CTaskItem::add([
            'TITLE'          => $title,
            'RESPONSIBLE_ID' => $item->getAssignedById(),
            'CREATED_BY'     => 1,
            'DEADLINE'       => $deadline->format('d.m.Y H:i:s'),
            'GROUP_ID'       => TENDER_GROUP_ID,
            'UF_CRM_TASK'    => ['T' . $item->getId()],
        ], 1);
    }
});

KPI та аналітика воронки

Стандартні метрики тендерного відділу, що відстежуються через CRM:

Ці дані доступні у стандартній аналітиці Бітрікс24 без доопрацювань — достатньо правильно заповнювати поля.

Обов'язкові поля для кожної стадії

Через налаштування смарт-процесу задаємо обов'язкові поля при переході між стадіями:

• «Аналіз» → «Підготовка заявки»: обов'язково заповнити «Наша ціна» та «Відповідальний за підготовку»
• «Перемога» → «Укладення контракту»: обов'язково «Номер контракту»
• «Виконання» → «Контракт виконано»: обов'язково «Дата акту» та «Сума контракту»

Це виключає перехід без ключових даних.

Склад робіт

• Створення смарт-процесу «Тендер» або налаштування окремого напрямку угод
• 12–15 стадій із семантикою та кольорами
• Кастомні поля (ІКЗ, НМЦК, майданчик, закон, причина відмови)
• Роботи та завдання на ключових переходах
• Обов'язкові поля при зміні стадії
• Налаштування звітів та аналітики

Терміни: 1–2 тижні базова воронка з полями та роботами. 3–4 тижні з інтеграцією ЄІС та повною аналітикою.