Налаштування воронки тендерних продажів у Бітрікс24
Ви виграли тендер, але контракт застряг на підписанні — втратили 2 тижні та неустойку. Знайома ситуація? Вона виникає, коли воронка не відображає реальні етапи тендера. Стандартна B2B-воронка Бітрікс24 не підходить: у тендері три різних процеси — аналіз, участь, виконання. Ми налаштовуємо смарт-процес, який об'єднує їх, автоматизує рутину та дає аналітику. Автоматизація скорочує час на підготовку заявки на 40% — це в 2 рази швидше, ніж ручна робота в Excel. Кількість помилок знижується на 50% завдяки валідації полів. В результаті вартість участі в тендері значно зменшується. Наш досвід: 10+ років на ринку CRM та 50+ успішних проектів.
Скільки воронок потрібно для тендерних продажів?
Одна воронка з усіма стадіями зручна для звітності, але стадій виходить 15–20. Якщо переускладнити, менеджери перестають вести її акуратно. Для команд до 10 осіб достатньо одного смарт-процесу з 12 стадіями — це на 30% ефективніше, ніж три окремі воронки.
Декілька воронок (смарт-процеси або окремі напрямки):
- «Тендерна аналітика» — нові закупівлі, аналіз, рішення про участь
- «Участь у тендері» — підготовка заявки, торги, очікування результату
- «Виконання контракту» — створюється при перемозі, окремий цикл
Для більшості компаній з тендерним відділом 3–10 осіб достатньо одного смарт-процесу «Тендер» з 8–12 стадіями.
Покрокове налаштування воронки за 1–2 тижні
- Створити смарт-процес через API або інтерфейс.
- Додати стадії за шаблоном (див. список нижче).
- Налаштувати роботів на ключових переходах.
- Задати обов'язкові поля для критичних даних.
- Протестувати та навчити команду.
Повний список стадій
НОВИЙ → АНАЛІЗ → ВІДМОВА ВІД УЧАСТІ * → ПІДГОТОВКА ЗАЯВКИ → ЗАЯВКА ПОДАНА → АУКЦІОН → ОЧІКУВАННЯ ПІДСУМКІВ → ПРОГРАШ * → ПЕРЕМОГА → УКЛАДЕННЯ КОНТРАКТУ → ВИКОНАННЯ → КОНТРАКТ ВИКОНАНО * → РОЗІРВАННЯ *
- фінальні стадії
Переваги однієї воронки
Одна воронка спрощує звітність і знижує плутанину. Менеджери ведуть одну угоду від аналізу до закриття контракту. Це дає повну картину по кожному тендеру. Для відділів до 10 осіб це оптимально.
Як автоматизувати тендерні процеси?
Роботи на ключових стадіях скорочують час на рутину. При переході в «Підготовка заявки» автоматично створюються:
- Завдання «Аналіз технічного завдання» (термін: 2 дні)
- Завдання «Розрахунок собівартості та маржі» (термін: 3 дні)
- Завдання «Підготовка документів» (термін: за 2 дні до дедлайну заявки)
- Сповіщення тендерному спеціалісту
При переході в «Заявка подана» створюється завдання «Моніторинг результатів» (дата: дата підведення підсумків) і, якщо потрібно, надсилається лист замовнику. При Перемозі — сповіщення керівництву та завдання на підписання контракту (термін: 10 днів). Якщо необхідно, створюється пов'язана угода «Контракт» в окремій воронці.
AddEventHandler('crm', 'OnCrmSmartProcessItemUpdate', function(\Bitrix\Crm\Item $item) {
if ($item->getEntityTypeId() !== 183) return;
if (!$item->isChangedStageId()) return;
$newStage = $item->getStageId();
if (!str_contains($newStage, ':WON') && !str_contains($newStage, 'VICTORY')) {
return;
}
// Победа — создаём задачи исполнения
$taskList = [
['Подписать контракт через площадку', '+10 days'],
['Получить банковскую гарантию (если требуется)', '+15 days'],
['Составить план исполнения контракта', '+5 days'],
];
foreach ($taskList as [$title, $offset]) {
$deadline = (new \DateTime())->modify($offset);
\CTaskItem::add([
'TITLE' => $title,
'RESPONSIBLE_ID' => $item->getAssignedById(),
'CREATED_BY' => 1,
'DEADLINE' => $deadline->format('d.m.Y H:i:s'),
'GROUP_ID' => TENDER_GROUP_ID,
'UF_CRM_TASK' => ['T' . $item->getId()],
], 1);
}
});
KPI та аналітика воронки
Стандартні метрики тендерного відділу, що відстежуються через CRM:
| Показник | Як розраховується |
|---|---|
| Конверсія участь → перемога | (Перемоги / Подані заявки) × 100% |
| Середній % зниження НМЦД | (НМЦД − Наша ціна) / НМЦД |
| Причини програшів | Розподіл по полю «Причина відмови» |
| Сума портфеля (активні контракти) | Сума поля «Сума контракту» у стадії «Виконання» |
| Прострочені дедлайни | Кількість тендерів з простроченим полем «Термін подання заявки» |
Ці дані доступні в стандартній звітності Бітрікс24 без доробок — достатньо правильно заповнювати поля.
Обов'язкові поля для кожної стадії
Через налаштування смарт-процесу задаємо обов'язкові поля при переході між стадіями:
- «Аналіз» → «Підготовка заявки»: обов'язково заповнити «Наша ціна» та «Відповідальний за підготовку»
- «Перемога» → «Укладення контракту»: обов'язково «Номер контракту»
- «Виконання» → «Контракт виконано»: обов'язково «Дата акта» та «Сума контракту»
Це виключає перехід без ключових даних.
Що входить в роботу
| Послуга | Опис |
|---|---|
| Створення смарт-процесу «Тендер» | 12–15 стадій з семантикою, кольорами, кастомними полями (ІКЗ, НМЦД, майданчик, закон, причина відмови) |
| Налаштування роботів і завдань | Автоматичні завдання та сповіщення на ключових переходах |
| Обов'язкові поля | Контроль заповнення критичних даних при зміні стадії |
| Звіти та аналітика | Дашборди KPI, конверсія, причини програшів |
| Інтеграція з ЄІС (опціонально) | Автоматичний обмін даними з держзакупівлями |
| Навчання команди | 2–3 години розбору процесів та відповідей на питання |
| Документація та доступи | Опис воронки, при необхідності — права доступу |
| Пост-реліз підтримка | 1 місяць: виправлення помилок, доробки за зворотним зв'язком |
Терміни: 1–2 тижні базова воронка з полями та роботами. 3–4 тижні з інтеграцією ЄІС та повною аналітикою.
Детальніше про смарт-процеси читайте в офіційній документації: Смарт-процеси.
Спираємося на сертифіковану методологію Бітрікс24 і багаторічний досвід (10+ років на ринку CRM, більше 50 успішних проектів). Надаємо гарантію на всі роботи до 3 місяців. Зв'яжіться з нами для оцінки вашого проєкту — ми підготуємо смарт-процес з роботами та аналітикою за 1–4 тижні. Замовте налаштування воронки під ключ.