Договір завантажують на диск, пишуть керівнику в чат, той пересилає юристу, юрист пише правки в email. Ланцюжок узгодження втрачається, версії документа плутаються — знайомо? Бізнес-процеси Бітрікс24 замінюють цю неструктуровану переписку формалізованим маршрутом. Ми, команда інженерів із 10-річним досвідом у Бітрікс (понад 50 впроваджень узгодження), налаштуємо процес, який скоротить час затвердження документів у 3 рази порівняно з ручним обміном. Гарантія на налаштування — 6 місяців безкоштовної підтримки.
Як будується процес узгодження
Узгодження в Бітрікс24 реалізується через дію «Завдання для користувача» (CBPUserTypeActivity) у редакторі БП (згідно з документацією Бітрікс24). Це ключовий елемент: процес зупиняється, узгоджувач отримує сповіщення в стрічці подій із кнопками дії (Погодити / Відхилити / На доопрацювання). При цьому зберігається повна історія: хто погодив, коли, з якими коментарями. Дані пишуться в b_bizproc_workflow_log і b_bizproc_task.
Чому бізнес-процеси кращі за ручне узгодження?
Ручне узгодження через email і чати призводить до втрат: до 30% договорів губляться, середній час затвердження — 5–7 днів. Бізнес-процеси Бітрікс24 забезпечують прозорість: кожен крок фіксується, час узгодження скорочується до 1–2 днів. Крім того, автоматично відстежуються терміни та надсилаються нагадування.
Які маршрути узгодження можна налаштувати?
Послідовне узгодження — один за одним. Юрист → фінансовий директор → генеральний директор. Кожен наступний отримує завдання тільки після завершення попереднього. Реалізація: три блоки «Завдання для користувача» послідовно, з умовами після кожного. Якщо хтось відхилив — гілка «Відхилено» зі сповіщенням ініціатору.
Паралельне узгодження — всі одночасно. Усі узгоджувачі отримують завдання одночасно, процес чекає на всі відповіді. Використовується для формальних підписів, коли порядок не важливий. Реалізація: блок «Паралельні дії», всередині кожної гілки — «Завдання для користувача».
Узгодження за умовою — маршрут залежить від параметрів документа. Договір до 100 000 грн — тільки керівник відділу, вище — додається фінансовий директор, вище 1 млн — ще й генеральний.
Порівняння типів маршрутів
| Тип маршруту | Характеристика | Приклад використання |
|---|---|---|
| Послідовне | Суворий порядок, кожен наступний після попереднього | Юрист → Фін.директор → Ген.директор |
| Паралельне | Всі одночасно, чекаємо всіх | Формальні підписи без залежності |
| Умовне | Маршрут залежить від суми/типу документа | Договір до 100 000 – тільки керівник відділу |
Типи голосувань
У блоці «Завдання для користувача» налаштовується тип голосування:
- Одноголосно — всі повинні погодити.
- Більшість — достатньо >50% голосів «за».
- Перший, хто проголосував — як тільки один натиснув кнопку, результат зафіксовано.
Це впливає на поведінку при паралельному узгодженні: при «більшості» процес не чекає відповіді від усіх узгоджувачів.
Прив'язка до документів диска
Файли для узгодження завантажуються в модуль disk. Бізнес-процес прив'язується до папки або файлу: Диск → [Папка] → Налаштування → Бізнес-процеси. При запуску БП для файлу в завданні для користувача відображається посилання на файл із можливістю попереднього перегляду. Коментарі до узгодження прикріплюються до історії файлу.
Версіонування файлів при узгодженні: завантаження нової версії через Диск → [Файл] → Завантажити нову версію створює нову версію, не втрачаючи стару. Історія версій прив'язана до записів у b_disk_version.
Сповіщення та нагадування
Узгоджувач отримує сповіщення в стрічці подій Бітрікс24 та на email (якщо налаштовані правила сповіщень). Нагадування про невідповідене завдання — через блок «Очікування» з повторним надсиланням сповіщення. Стандартна схема: чекаємо 24 години → надсилаємо нагадування → чекаємо ще 24 години → ескалюємо до вищого керівника.
Що входить у налаштування бізнес-процесу?
Ми надаємо повний цикл робіт:
- Проєктування маршруту узгодження під вашу організаційну структуру.
- Налаштування всіх блоків БП, типів голосування, умов.
- Інтеграція з диском і прив'язка до документів.
- Налаштування сповіщень, нагадувань та ескалацій.
- Тестування процесу на реальних документах.
- Документація та навчання адміністратора (2–3 години).
Після налаштування ви отримуєте готовий до використання процес із гарантією 6 місяців безкоштовної підтримки. Отримайте консультацію — обговоримо ваш сценарій.
Терміни налаштування
| Задача | Час |
|---|---|
| Просте послідовне узгодження (2–3 етапи) | 3–4 год |
| Узгодження з умовним маршрутом | 5–7 год |
| Паралельне + послідовне з нагадуваннями | 1 день |
Типовий процес узгодження договорів із трьома рівнями затвердження — 1 робочий день із документацією та навчанням адміністратора. Зв'яжіться з нами, щоб обговорити ваш сценарій — ми оцінимо проєкт і запропонуємо оптимальне рішення.