Налаштування шаблонів задач Бітрікс24

Налаштування шаблонів задач Бітрікс24

Повторювані задачі — приймання товару, підготовка звіту, онбординг співробітника — щоразу створюються вручну. Менеджер забуває додати чек-лист, ставить не того спостерігача, пропускає дедлайн. Шаблони задач вирішують це: один раз описуєте структуру — далі задача створюється в один клік з правильними полями, відповідальними та термінами.

Де зберігаються шаблони та як влаштовані

Шаблони задач зберігаються в таблиці b_tasks_template. Кожен шаблон прив'язаний до створювача (CREATED_BY), відповідального (RESPONSIBLE_ID), групи/проєкту (GROUP_ID). При створенні задачі з шаблону Бітрікс копіює поля в таблицю b_tasks, підставляючи поточну дату як точку відліку для термінів.

Доступ до шаблонів: Задачі → Шаблони (ліве меню). Або через API — метод tasks.task.template.list для отримання списку, tasks.task.template.add для створення.

Налаштування шаблону: що важливо не пропустити

Базові поля:

• Назва — використовуйте змінні: Приймання товару — {{Дата}} автоматично підставить дату.
• Постановник і відповідальний — можна задати конкретного співробітника або роль (керівник відділу).
• Крайній термін — задається як зміщення: «через 3 робочі дні від створення». Бітрікс рахує робочі дні за налаштуваннями в Налаштування → Робочий час.

Чек-листи. Головна цінність шаблону — стандартизований чек-лист. Кожен пункт зберігається в b_tasks_template_checklist. При створенні задачі пункти копіюються, і співробітник не може «забути» крок. Для приймання товару: перевірка документів → перерахунок → огляд на пошкодження → підпис акту.

Спостерігачі та співвиконавці. Шаблон зберігає масив ID користувачів у полях ACCOMPLICES та AUDITORS. Типова помилка — додати конкретних людей, які потім звільняються. Краще використовувати ролі через відділи або налаштувати автоматичну підстановку через бізнес-процес.

Прив'язка до групи/проєкту. Якщо шаблон прив'язаний до GROUP_ID, задачі створюються всередині проєкту. Це зручно для проєктних команд — задача одразу потрапляє на канбан проєкту.

Автоматичне створення задач із шаблонів

Шаблон можна запускати вручну, але справжня цінність — автоматизація:

• Регулярні задачі. В шаблоні вмикається опція «Повторювати» — задається періодичність (щодня, щотижня, щомісяця). Бітрікс створює задачу через cron-агент CTaskTemplates::RepeatTaskByTemplateId. Переконайтеся, що cron_events.php налаштований на сервері — без нього повторювані задачі не працюють.
• Роботи в CRM. В налаштуваннях стадії угоди додаєте робот «Створити задачу» → обираєте шаблон. При переході угоди на стадію «Договір підписаний» автоматично створюється задача «Підготувати документи для відвантаження» з чек-листом і дедлайном.
• REST API. Метод tasks.task.add з параметром TEMPLATE_ID — створення задачі з шаблону програмно. Використовується для інтеграції із зовнішніми системами.

Типові проблеми

Терміни не рахуються. Зміщення дедлайну працює тільки якщо в шаблоні вказано відносний час, а не абсолютну дату. Абсолютна дата скопіюється «як є» — і задача буде прострочена в момент створення.

Шаблони не видно іншим співробітникам. За замовчуванням шаблон видно тільки створювачу. Щоб розшарити — встановіть TPARAM_REPLICATION_COUNT = 0 та додайте доступ через TEMPLATE_ACCESS (масив з ролями: DEPARTMENT_ID, GROUP_ID).

Чек-лист не копіюється. Якщо чек-лист створювався через REST API і не був збережений у b_tasks_template_checklist, при створенні задачі він буде порожнім. Перевіряйте через tasks.task.template.get з параметром CHECKLIST.