Розробка шаблонів документів CRM Бітрікс24

У Бітрікс24 менеджер створює угоду, натискає «Сформувати документ» і отримує акт або договір — але з порожніми полями там, де мають бути реквізити клієнта, сума прописом не збігається з цифровою, а логотип компанії не вставлено. Це типова картина після першого впровадження: шаблони документів з коробки мінімальні, під реальні завдання бізнесу їх потрібно доопрацьовувати.

Розробка шаблонів документів CRM Бітрікс24

Як працюють шаблони документів у Бітрікс24

Шаблони документів у Бітрікс24 доступні в розділі CRM → Налаштування → Шаблони документів (залежно від версії — також через картку угоди/рахунку). Функціонал входить до модуля crm і працює на базі вбудованого шаблонізатора.

Шаблон створюється у форматі docx (Microsoft Word) — це ключовий момент. Бітрікс24 використовує docx як формат шаблону з плейсхолдерами у подвійних фігурних дужках: {ContactName}, {DealTitle}, {TotalPrice}. При генерації документа плейсхолдери замінюються реальними даними CRM, підсумковий файл повертається як docx або конвертується в PDF.

Доступні змінні (плейсхолдери)

Список доступних змінних залежить від типу документа (угода, рахунок, комерційна пропозиція, контакт, компанія). Базові для угоди:

• {DealId}, {DealTitle}, {DealOpportunity} — ID, назва, сума
• {ContactName}, {ContactPhone}, {ContactEmail} — дані контакту
• {CompanyTitle}, {CompanyAddress} — дані компанії
• {AssignedName} — відповідальний менеджер
• {CreatedDate} — дата створення

Для табличних даних (список товарів в угоді) використовуються блоки повторення — секції docx з маркерами {#Products}...{/Products}.

Користувацькі поля CRM (UF_CRM_*) також доступні через відповідні плейсхолдери — їх потрібно додати вручну до списку змінних шаблону.

Розробка шаблону в docx

Процес: створюємо docx у Microsoft Word або LibreOffice, розставляємо плейсхолдери в потрібних місцях, завантажуємо в Бітрікс24. Критично важливо:

• Плейсхолдер має бути одним текстовим run у XML Word. Якщо плейсхолдер набраний посимвольно або частина його відформатована інакше (наприклад, середина жирна) — Word розіб'є його на кілька <w:r> і Бітрікс24 його не розпізнає
• Для перевірки відкриваємо docx як ZIP-архів, дивимося word/document.xml — плейсхолдер має бути всередині одного <w:t>
• Таблиці з рядками, що повторюються, потребують особливої розмітки: маркери {#} і {/} мають бути в окремих рядках таблиці, не змішуватися з даними

Кейс: договір про надання послуг для агентства

Маркетингове агентство, Бітрікс24 хмара. Менеджери створюють договори вручну в Word, копіюючи дані з CRM — витрачають по 20–30 хвилин на кожен договір, інколи вставляють не ті реквізити.

Розробили шаблон договору: шапка з реквізитами агентства (статичний текст), реквізити клієнта — з полів компанії ({CompanyTitle}, кастомні UF-поля ІПН, КПП, адреса), предмет договору — з поля угоди, сума — {DealOpportunity} + сума прописом через кастомне UF-поле (менеджер вводить вручну, оскільки автоматична конвертація в пропис нативно не підтримується). Підписи — статичні рядки з порожніми полями.

Результат: договір формується за 10 секунд, помилок з реквізитами немає.

Обмеження та обхідні рішення

Бітрікс24 нативно не вміє: конвертувати числа в пропис, застосовувати складні умови в шаблоні (IF/ELSE), вставляти зображення з CRM. Обхідні рішення: пропис — через кастомне UF-поле або роботи, які записують значення; умови — через кілька шаблонів під різні сценарії.

Терміни