Налаштування Bitrix24 для роботи з тендерами
Тендерна робота не укладається в стандартну воронку продажу: тут інші терміни, інші учасники, обов'язкова документація та дуже конкретні етапи — від моніторингу площадок до участі в торгах та виконання контракту. Стандартні угоди CRM для цього слабкуваті, але смарт-процеси Bitrix24 дають потрібну гнучкість.
Смарт-процес «Тендер»
Створюємо окрему сутність CRM через «Смарт-процеси» — це користувацький об'єкт з власними стадіями, полями та автоматизацією. Тендер — не угода, тому що в нього інша логіка:
- Стадії: Моніторинг → Аналіз → Прийнято рішення брати участь → Підготовка документів → Подання заявки → Торги → Виграли / Програли → Виконання контракту
- Власні поля: номер тендера (ЕІС), торгова площадка, НМЦ (початкова максимальна ціна), наш ціновий поріг, дата подання заявок, дата торгів, тип тендера (44-ФЗ / 223-ФЗ / комерційний)
Пов'язуємо смарт-процес з компанією-замовником та з відповідальним менеджером.
Автоматизація по етапам
Моніторинг → Аналіз. Тригер: менеджер переводить тендер в «Аналіз» — автоматично створюється завдання юристу («Перевірити документацію за тендером №XXX, дедлайн — дата подання мінус 5 днів») та техніческому спеціалісту («Оцінити можливість виконання»).
Прийнято рішення брати участь. Створюються завдання на підготовку пакета документів з дедлайнами. Якщо тендер по 44-ФЗ — чек-лист документів один, якщо комерційний — інший. Реалізується через шаблони завдань з умовою.
Подання заявки. Нагадування відповідальному за 48 годин до дедлайну. Роботи — «Сповістити користувача» через IM та email.
Результат. Стадії «Виграли» та «Програли» — кінцеві. При «Виграли» автоматично створюється угода (або смарт-процес «Контракт») з прив'язкою до тендера та суми контракту.
Поля та карточка тендера
Користувацькі поля смарт-процесу:
| Поле | Тип | Призначення |
|---|---|---|
| UF_TENDER_NUMBER | Рядок | Номер повідомлення на ЕІС |
| UF_PLATFORM | Список | Торгова площадка (Сбербанк-АСТ, Росельторг тощо) |
| UF_NMC | Гроші | НМЦ |
| UF_OUR_PRICE | Гроші | Наша ставка |
| UF_SUBMIT_DATE | Дата/час | Термін подання заявок |
| UF_AUCTION_DATE | Дата/час | Дата торгів |
| UF_TENDER_TYPE | Список | 44-ФЗ / 223-ФЗ / Комерційний |
| UF_WIN_PROBABILITY | Число | Ймовірність перемоги, % |
| UF_REJECT_REASON | Рядок | Причина програшу (для аналізу) |
Документи та сховище
До кожного тендера прив'язується папка на Bitrix24.Диску: «Тендер №XXX — Замовник». Структура фіксована: «Документація замовника», «Наша заявка», «Переписка», «Контракт». Створюється автоматично при переводі тендера у стадію «Прийнято рішення брати участь» через робота з викликом disk.folder.addsubfolder.
Звітність
Через вбудовані звіти CRM будуємо: воронку по стадіях (скільки тендерів на кожному етапі), конверсію «брали участь → виграли», середній розмір виграної угоди, ефективність за торговими площадками. Це дозволяє приймати рішення: на яких площадках переможемо частіше, який ціновий діапазон НМЦ найбільш перспективний.
Смарт-процес з правильно налаштованими стадіями, полями та автоматизацією дає тендерному відділу структуру роботи без зайвих інструментів. Менеджери бачать усі тендери в одному місці, дедлайни не пропускаються, історія кожного тендера зберігається.