Налаштування автогенерації документів у Bitrix24
Менеджер готує контракт: відкриває файл з минулого року, заміняє назву компанії, адресу, ІНН, суму. Забуває поміняти дату — в контракті стоїть 2024 рік. Відправляє клієнту, клієнт помічає, просить виправити. Менеджер править, відправляє заново — але тепер помилка в реквізитах. Ручне заповнення документів — це завжди помилки, втрачений час та непрофесійний вигляд. Генератор документів у Bitrix24 вирішує це за секунди.
Як працює генератор документів
Модуль crm.documentgenerator формує документи із шаблонів з підстановкою даних CRM. Механіка:
- Створюється шаблон у форматі .docx з плейсхолдерами — спеціальними мітками на зразок
{Назва компанії},{ІНН},{Сума угоди}. - Менеджер відкриває картку угоди (або компанії, контакту, рахунку) та натискає «Документ» → вибирає шаблон.
- Система підставляє дані з картки в плейсхолдери та формує готовий файл.
- Документ зберігається в лінії часу угоди та на Диску Bitrix24.
Створення шаблонів
Шаблон — це звичайний файл .docx, підготовлений у Word або Google Docs. У потрібних місцях замість конкретних даних стоять плейсхолдери.
Доступні поля для підстановки:
- Угода — назва, сума, стадія, дата створення, користувацькі поля
- Компанія — назва, ІНН, КПП, юридична адреса, банківські реквізити
- Контакт — ПІБ, посада, телефон, email
- Товарні позиції — таблиця товарів з найменуванням, кількістю, ціною, сумою
Для таблиці товарів використовується спеціальний синтаксис: рядок-шаблон всередині таблиці дублюється для кожної товарної позиції угоди.
Типові шаблони
| Документ | Джерело даних | Особливості |
|---|---|---|
| Контракт | Угода + Компанія | Реквізити обох сторін, предмет, сума |
| Комерційна пропозиція | Угода + Товари | Таблиця товарів з цінами |
| Рахунок на оплату | Угода + Товари + Компанія | Реквізити для оплати, підсумкова сума |
| Акт виконаних робіт | Угода + Товари | Перелік робіт, підписи сторін |
| Специфікація | Угода + Товари | Технічний опис позицій |
Вивід у PDF
Генератор створює .docx, але для відправки клієнту часто потрібен PDF. Bitrix24 конвертує документ у PDF при завантаженні або відправці. Для коректної конвертації важливо:
- Використовувати стандартні шрифти в шаблоні
- Не застосовувати складне форматування (вкладені таблиці, колонтитули зі змінними)
- Перевіряти результат на тестових даних перед запуском у роботу
Автоматична відправка
Документ можна відправити клієнту прямо з Bitrix24 — по email з картки угоди. Для повної автоматизації налаштовується робот в угоді:
- Угода переходить на стадію «Підготовка документів» → робот генерує контракт із шаблону
- Угода переходить на стадію «Рахунок виставлений» → робот генерує рахунок і відправляє на email контакту
Документ прикріплюється до листа як вкладення у PDF.
Свої реквізити компанії
Реквізити продавця (ваша компанія) задаються в налаштуваннях CRM: CRM → Реквізити. Якщо у компанії кілька юрлиць — створюється окремий набір реквізитів для кожного. При генерації документа менеджер вибирає, від якого юрлиця формувати.
Що настроюємо
- Шаблони документів у .docx з плейсхолдерами під поля CRM
- Привязку шаблонів до типів угод та напрямів
- Роботів для автоматичної генерації документів при зміні стадії
- Автоотправку документів клієнту по email
- Налаштування реквізитів компанії та юридичних осіб
- Тестування шаблонів на коректність підстановки та конвертації у PDF