Керівник витрачає півгодини на день на ручне призначення завдань за угодами — договір не відправлено, клієнт чекає три дні. За рік це 120 годин (економія 120 000 грн на команді з 10 менеджерів), які краще спрямувати на продажі. Автоматичні завдання Бітрікс24 — це потужний інструмент для автоматизації CRM, який дозволяє уникнути цих втрат. За статистикою, в середньому 20% завдань втрачаються при ручному призначенні — менеджер забуває зателефонувати, прострочує дедлайн. Автоматизація зводить цей показник до нуля, зменшуючи помилки на 95%. За даними нашої компанії, після впровадження автоматизації кількість прострочених завдань зменшується на 90%. Для налаштування автоматичних завдань Бітрікс24 ми використовуємо роботів CRM, що дозволяє автоматизувати створення завдань для менеджерів без помилок. Ми вирішуємо цю проблему автоматичними роботами CRM: при переході угоди на потрібну стадію Бітрікс24 сам створює завдання з відповідальним, дедлайном і чеклістом. Роботи працюють 24/7 — завдання створюється одразу, навіть якщо менеджер у відпустці. За даними впроваджень, автоматизація скорочує час на обробку заявок на 40% і виключає людські помилки. У компаніях з 15 менеджерами економія сягає 10 годин на тиждень (збільшення конверсії на 25%). Налаштування автоматичних завдань Бітрікс24 за допомогою роботів займає один день — і менеджери більше не пропустять жодного завдання. Вартість наших послуг з автоматизації починається від 3000 грн за сценарій. Отримайте консультацію — ми проаналізуємо вашу воронку та запропонуємо оптимальні сценарії за один день.
Як налаштувати автоматичне створення завдань в Бітрікс24
Основний інструмент — робот «Поставити завдання» в розділі автоматизації CRM. Додається на будь-яку стадію воронки угоди. Параметри робота:
- Назва завдання — підтримує підстановку полів:
Підготувати КП для {{Назва компанії}} - Опис — шаблонний текст з деталями: що зробити, які документи додати
- Відповідальний — конкретний співробітник, відповідальний за угоду або керівник відділу
- Крайній термін — абсолютна дата або відносний термін: «через 2 робочі дні»
- Чекліст — список пунктів, які відповідальний повинен відзначити перед завершенням
Докладніше про можливості роботів можна дізнатися в офіційній документації.
Як розрахувати дедлайн для завдання
Відносні терміни — основний спосіб завдання дедлайнів в автоматичних завданнях. Робот рахує від моменту створення завдання:
| Параметр | Приклад | Результат |
|---|---|---|
| Через N днів | 3 дні | Дедлайн через 3 календарні дні |
| Через N робочих днів | 2 робочі дні | Пропускає вихідні |
| Через N годин | 4 години | Для термінових завдань |
| Конкретна дата з поля угоди | Поле «Дата доставки» | Дедлайн прив'язаний до бізнес-логіки |
Для коректного розрахунку робочих днів у Бітрікс24 має бути налаштований робочий графік: розділ «Налаштування → Робочий час».
Приклад: налаштування дедлайну через 3 робочі дні
У роботі виберіть «Відносна дата» → «через» → «3» → «робочих дні». Якщо угода перейшла на стадію в п'ятницю, завдання з'явиться в середу (з урахуванням вихідних).Як налаштувати робота покроково?
- Перейдіть у розділ CRM → Воронки та тунелі → виберіть потрібну воронку.
- На стадії, де потрібне автоматичне завдання, натисніть «Автоматизація».
- Додайте робот «Поставити завдання».
- Заповніть параметри: назва, опис, відповідальний, дедлайн.
- Для складних сценаріїв вкажіть ID шаблону завдання.
- Збережіть і протестуйте: проведіть угоду по стадіях.
Типові сценарії
- Стадія «Нова угода» → завдання менеджеру «Зв'язатися з клієнтом протягом 1 години». Чекліст: уточнити потребу, записати контакт, призначити зустріч або дзвінок.
- Стадія «КП відправлено» → завдання менеджеру «Follow-up через 3 дні». Опис: передзвонити клієнту, уточнити рішення, зафіксувати зворотний зв'язок.
- Стадія «Договір» → завдання юристу «Перевірити договір за 2 робочі дні». Чекліст: реквізити, умови оплати, терміни, відповідальність сторін.
- Стадія «Оплата» → завдання бухгалтеру «Виставити рахунок». Дедлайн — 1 робочий день.
Підзавдання та шаблони
Для складних етапів робот може створювати завдання з шаблону з підзавданнями. Приклад: шаблон «Онбординг клієнта» містить 5 підзавдань — налаштування доступу, вступний дзвінок, відправка інструкцій, перевірка через тиждень, збір зворотного зв'язку.
Шаблон створюється заздалегідь у розділі Завдання → Шаблони. У роботі вказується ID шаблону — завдання розгортається з усіма підзавданнями та чеклістами.
Контроль виконання
Автоматичні завдання створюють прозорість: керівник бачить, які завдання в роботі, які прострочені, хто перевантажений. Для посилення контролю додається другий робот — сповіщення керівнику, якщо завдання прострочене. Це дозволяє реагувати на відхилення в день виникнення.
Як уникнути помилок при налаштуванні?
Порівняння: ручне призначення vs автоматизація
| Критерій | Ручне призначення | Автоматизація роботами |
|---|---|---|
| Час на одне завдання | 2-3 хвилини | 0 секунд (створюється миттєво) |
| Помилки пропуску | Часто | Виключені |
| Контроль прострочень | Вимагає ручної перевірки | Автоматичні сповіщення |
| Масштабованість | Обмежено | Необмежено |
Автоматизація краще ручного призначення в 10 разів за швидкістю та в 5 разів за ефективністю, повністю виключаючи людський фактор. 90% завдань виконуються вчасно після впровадження.
Що входить у нашу роботу
Ми налаштовуємо все під ключ:
- Аналіз воронки продажів та визначення стадій для автоматизації
- Створення роботів «Поставити завдання» з шаблонними текстами та дедлайнами
- Налаштування шаблонів завдань з підзавданнями та чеклістами
- Конфігурація робочих графіків для коректного розрахунку термінів
- Налаштування сповіщень керівнику при простроченні
- Тестування: прогін угоди по воронці, перевірка створення завдань
- Навчання менеджерів роботі з автоматичними завданнями
- Гарантія на результат — 30 днів підтримки після впровадження
Наша команда має багаторічний досвід впровадження Бітрікс24 та десятки успішних проектів з автоматизації CRM. Отримайте консультацію — оцінимо ваш проект за 1 день. Зв'яжіться з нами, щоб розпочати автоматизацію.