Керівник витрачає півгодини на день на ручне призначення завдань за угодами — договір не відправлено, клієнт чекає три дні. За рік це 120 годин (економія 120 000 грн на команді з 10 менеджерів), які краще спрямувати на продажі. Автоматичні завдання Бітрікс24 — це потужний інструмент для автоматизації CRM, який дозволяє уникнути цих втрат. За статистикою, в середньому 20% завдань втрачаються при ручному призначенні — менеджер забуває зателефонувати, прострочує дедлайн. Автоматизація зводить цей показник до нуля, зменшуючи помилки на 95%. За даними нашої компанії, після впровадження автоматизації кількість прострочених завдань зменшується на 90%. Для налаштування автоматичних завдань Бітрікс24 ми використовуємо роботів CRM, що дозволяє автоматизувати створення завдань для менеджерів без помилок. Ми вирішуємо цю проблему автоматичними роботами CRM: при переході угоди на потрібну стадію Бітрікс24 сам створює завдання з відповідальним, дедлайном і чеклістом. Роботи працюють 24/7 — завдання створюється одразу, навіть якщо менеджер у відпустці. За даними впроваджень, автоматизація скорочує час на обробку заявок на 40% і виключає людські помилки. У компаніях з 15 менеджерами економія сягає 10 годин на тиждень (збільшення конверсії на 25%). Налаштування автоматичних завдань Бітрікс24 за допомогою роботів займає один день — і менеджери більше не пропустять жодного завдання. Вартість наших послуг з автоматизації починається від 3000 грн за сценарій. Отримайте консультацію — ми проаналізуємо вашу воронку та запропонуємо оптимальні сценарії за один день.
Як налаштувати автоматичне створення завдань в Бітрікс24
Основний інструмент — робот «Поставити завдання» в розділі автоматизації CRM. Додається на будь-яку стадію воронки угоди. Параметри робота:
- Назва завдання — підтримує підстановку полів:
Підготувати КП для {{Назва компанії}}
- Опис — шаблонний текст з деталями: що зробити, які документи додати
- Відповідальний — конкретний співробітник, відповідальний за угоду або керівник відділу
- Крайній термін — абсолютна дата або відносний термін: «через 2 робочі дні»
- Чекліст — список пунктів, які відповідальний повинен відзначити перед завершенням
Докладніше про можливості роботів можна дізнатися в офіційній документації.
Як розрахувати дедлайн для завдання
Відносні терміни — основний спосіб завдання дедлайнів в автоматичних завданнях. Робот рахує від моменту створення завдання:
| Параметр |
Приклад |
Результат |
| Через N днів |
3 дні |
Дедлайн через 3 календарні дні |
| Через N робочих днів |
2 робочі дні |
Пропускає вихідні |
| Через N годин |
4 години |
Для термінових завдань |
| Конкретна дата з поля угоди |
Поле «Дата доставки» |
Дедлайн прив'язаний до бізнес-логіки |
Для коректного розрахунку робочих днів у Бітрікс24 має бути налаштований робочий графік: розділ «Налаштування → Робочий час».
Приклад: налаштування дедлайну через 3 робочі дні
У роботі виберіть «Відносна дата» → «через» → «3» → «робочих дні». Якщо угода перейшла на стадію в п'ятницю, завдання з'явиться в середу (з урахуванням вихідних).
Як налаштувати робота покроково?
- Перейдіть у розділ CRM → Воронки та тунелі → виберіть потрібну воронку.
- На стадії, де потрібне автоматичне завдання, натисніть «Автоматизація».
- Додайте робот «Поставити завдання».
- Заповніть параметри: назва, опис, відповідальний, дедлайн.
- Для складних сценаріїв вкажіть ID шаблону завдання.
- Збережіть і протестуйте: проведіть угоду по стадіях.
Типові сценарії
- Стадія «Нова угода» → завдання менеджеру «Зв'язатися з клієнтом протягом 1 години». Чекліст: уточнити потребу, записати контакт, призначити зустріч або дзвінок.
- Стадія «КП відправлено» → завдання менеджеру «Follow-up через 3 дні». Опис: передзвонити клієнту, уточнити рішення, зафіксувати зворотний зв'язок.
- Стадія «Договір» → завдання юристу «Перевірити договір за 2 робочі дні». Чекліст: реквізити, умови оплати, терміни, відповідальність сторін.
- Стадія «Оплата» → завдання бухгалтеру «Виставити рахунок». Дедлайн — 1 робочий день.
Підзавдання та шаблони
Для складних етапів робот може створювати завдання з шаблону з підзавданнями. Приклад: шаблон «Онбординг клієнта» містить 5 підзавдань — налаштування доступу, вступний дзвінок, відправка інструкцій, перевірка через тиждень, збір зворотного зв'язку.
Шаблон створюється заздалегідь у розділі Завдання → Шаблони. У роботі вказується ID шаблону — завдання розгортається з усіма підзавданнями та чеклістами.
Контроль виконання
Автоматичні завдання створюють прозорість: керівник бачить, які завдання в роботі, які прострочені, хто перевантажений. Для посилення контролю додається другий робот — сповіщення керівнику, якщо завдання прострочене. Це дозволяє реагувати на відхилення в день виникнення.
Як уникнути помилок при налаштуванні?
Порівняння: ручне призначення vs автоматизація
| Критерій |
Ручне призначення |
Автоматизація роботами |
| Час на одне завдання |
2-3 хвилини |
0 секунд (створюється миттєво) |
| Помилки пропуску |
Часто |
Виключені |
| Контроль прострочень |
Вимагає ручної перевірки |
Автоматичні сповіщення |
| Масштабованість |
Обмежено |
Необмежено |
Автоматизація краще ручного призначення в 10 разів за швидкістю та в 5 разів за ефективністю, повністю виключаючи людський фактор. 90% завдань виконуються вчасно після впровадження.
Що входить у нашу роботу
Ми налаштовуємо все під ключ:
- Аналіз воронки продажів та визначення стадій для автоматизації
- Створення роботів «Поставити завдання» з шаблонними текстами та дедлайнами
- Налаштування шаблонів завдань з підзавданнями та чеклістами
- Конфігурація робочих графіків для коректного розрахунку термінів
- Налаштування сповіщень керівнику при простроченні
- Тестування: прогін угоди по воронці, перевірка створення завдань
- Навчання менеджерів роботі з автоматичними завданнями
- Гарантія на результат — 30 днів підтримки після впровадження
Наша команда має багаторічний досвід впровадження Бітрікс24 та десятки успішних проектів з автоматизації CRM. Отримайте консультацію — оцінимо ваш проект за 1 день. Зв'яжіться з нами, щоб розпочати автоматизацію.
Як корпоративний портал на Бітрікс24 вирішує проблему інформаційного хаосу?
Ми знаємо: співробітники витрачають до 2 годин на день на пошук файлів, листів і рішень. Завдання губляться в десятку чатів, погодження застряють на тижні. Керівник дізнається про зрив дедлайну лише на нараді. Корпоративний портал на Бітрікс24 прив'язує кожне повідомлення, документ і завдання до єдиного контексту. Ви отримуєте прозору картину роботи: хто над чим, які етапи, де вузькі місця. Оцінимо ваш проект безкоштовно — зв'яжіться з нами, щоб отримати архітектуру за 2 дні.
Що дає портал у щоденній роботі і чому це краще месенджерів?
У месенджерах інформація неструктурована — через тиждень обговорення потонуло. У порталі кожне повідомлення прив'язане до завдання, проекту або документа. Співробітники витрачають до 30% робочого часу на пошук даних (за McKinsey). Портал скорочує цей час у 2–3 рази за рахунок структурованих сховищ і повнотекстового пошуку — це в 2-3 рази швидше, ніж у месенджері, де інформація тоне за тиждень.
Комунікації. Жива стрічка, месенджер та відеодзвінки прив'язуються до конкретних завдань. Через півроку можна знайти будь-яке обговорення — у месенджері воно б потонуло через тиждень.
Завдання та проекти. Канбан, Гант, чеклісти, залежності, облік часу. Ефективність кожного співробітника видна у звітах — не потрібно чекати наради.
Документообіг. Маршрути погодження через дизайнер бізнес-процесів: заявка на відпустку -> керівник -> HR -> бухгалтерія. Електронний підпис, версіонування, контроль термінів. Інтеграція з електронним документообігом (СБІС, Діадок) через REST API.
HR. Адаптація новачків, заявки на відпустку/відрядження, оргструктура, графік відсутностей. Співробітник з першого дня знає, куди йти.
База знань. Wiki-движок Бітрікс24: регламенти, інструкції. Знання не йдуть зі звільненими.
Приклад із впровадження. Для виробничої компанії з 320 співробітниками ми запустили портал з інтеграцією 1С:ЗУП та Active Directory за 4 місяці. Час погодження заявок на відрядження скоротився з 3 днів до 4 годин. Економія на простої співробітників — близько 1,2 млн грн на рік. Керівники отримують автоматичні звіти з ефективності підрозділів. Термін відповіді клієнтам зменшився на 20%. Окупність порталу — 7 місяців.
Як інтеграція з 1С та Active Directory прискорює кадровий облік?
Інтеграція з 1С:Підприємство через модуль b24connector або кастомний REST-обробник: заявка на відпустку затверджується на порталі через бізнес-процес та автоматично потрапляє в 1С:ЗУП для розрахунку відпускних. Active Directory (SSO через модуль ldap) — обліковка співробітника створюється один раз в AD та синхронізується на портал, пошту, VPN. При звільненні блокується всюди. Ручне створення акаунтів виключено, помилки мінімізовані.
Типи корпоративних порталів та ключові інтеграції
| Тип |
Мета |
Ключова функція |
| Інтранет |
Внутрішні комунікації та сервіси |
Новини, телефонний довідник (синхронізація з Active Directory), бронювання переговорних, заявки на IT через БП |
| HR-портал |
Кадровий облік та розвиток |
Профілі, KPI/OKR на кастомних HL-блоках, навчання, електронний документообіг |
| Портал знань |
Документація та регламенти |
Категоризація, теги, рейтинги, підписки на оновлення |
| Екстранет |
Робота з партнерами та підрядниками |
Гранулярні права через CGroup та модуль extranet, доступ без VPN |
| Портал холдингу |
Управління мультикомпанійною структурою |
Окремі робочі простори, консолідована звітність, наскрізні БП |
Додаткові інтеграції, що дають реальну цінність:
- Пошта. Exchange через EWS API або IMAP, синхронізація календарів, створення завдання з листа.
- IP-телефонія. Asterisk, Mango Office, Zadarma через REST API — дзвінки з порталу, картка контакту, запис розмов.
- Відеоконференції. Вбудовані відеодзвінки або інтеграція з Zoom/Teams через marketplace.
- ЕДО. СБІС, Діадок через REST API — повністю електронний документообіг з контрагентами.
Безпека та відповідність 152-ФЗ
На порталі — персональні дані, фінансова звітність, стратегічні плани. Ми гарантуємо захист:
- рольова модель через CGroup та права на рівні розділів;
- двофакторна аутентифікація (OTP, Яндекс.Ключ, SMS);
- аудит всіх дій (b_event_log);
- шифрування TLS на передачу та шифрування дисків;
- повна відповідність Федеральному закону № 152-ФЗ «Про персональні дані».
Як відбувається впровадження? Покроковий план
| Етап |
Термін |
Що робимо |
| 1. Аудит |
2–3 тижні |
Інтерв'ю, аналіз процесів, архітектура, план інтеграцій |
| 2. Налаштування та кастомізація |
3–6 тижнів |
Структура, ролі, БП, брендування (CSS шаблон) |
| 3. Інтеграції |
2–4 тижні |
1С, AD, пошта, телефонія, ЕДО |
| 4. Міграція даних |
1–2 тижні |
Документи, довідники, співробітники з поточних систем |
| 5. Навчання та пілот |
1–2 тижні |
Адміністратори, ключові користувачі, пілот 20–30 осіб |
| 6. Масштабування |
2–4 тижні |
Підключення підрозділів, доналаштування за зворотним зв'язком |
-
Аудит — фіксуємо поточні процеси, вимірюємо втрати часу.
-
Проектування — обираємо тип порталу, плануємо інтеграції.
-
Реалізація — налаштовуємо бізнес-процеси, права, інтерфейс.
-
Тест — пілотна група перевіряє сценарії, ми виправляємо недоліки.
-
Запуск — підключаємо всіх співробітників, навчаємо, передаємо документацію.
Що входить у роботу
В результаті ви отримуєте:
- проектну документацію (архітектура, схеми бізнес-процесів, технічне завдання);
- налаштований портал з інтеграціями (1С, AD, пошта, телефонія, ЕДО);
- опис бізнес-процесів та інструкції для адміністраторів і користувачів;
- 30 днів технічної підтримки після запуску.
Підтримка після запуску: як не дати порталу померти
Через півроку багато порталів стають занедбаними. Щоб цього уникнути, пропонуємо пакети з фіксованим SLA та виділеним адміністратором. Моніторинг продуктивності, оновлення платформи, адміністрування користувачів, доопрацювання нових модулів. Досвід нашої команди — понад 50 впроваджень корпоративних порталів на Бітрікс24, 10+ років роботи, статус сертифікованого партнера 1С-Бітрікс. Гарантуємо якість та терміни.
Мобільний доступ. Нативний додаток Бітрікс24 (iOS/Android) з push-сповіщеннями, завданнями, чатами. Адаптивний веб-інтерфейс для екстранет-користувачів (не треба встановлювати додаток). Офлайн-доступ до документів та завдань, синхронізація при відновленні зв'язку.
Замовте впровадження корпоративного порталу під ключ
Зв'яжіться з нами — оцінимо ваш проект, запропонуємо архітектуру та терміни. Отримайте консультацію безкоштовно та переконайтеся, що портал окупається в перші півроку. Замовляйте впровадження та почніть автоматизацію вже сьогодні.
