Налаштування автоматичних задач для менеджерів у Bitrix24
Угода перейшла на стадію «Підготовка документів», але менеджер про це не дізнався — задачу йому ніхто не поставив. Договір не надісланий, клієнт чекає три дні, потім дзвонить сам. Менеджер витрачає півгодини на день, щоб вручну назначати задачі по угодах. Все це автоматизується роботами CRM: при переході угоди на потрібну стадію Б24 сам створює задачу з відповідальним, дедлайном та чек-листом.
Робот «Створити задачу»
Основний інструмент — робот «Поставити задачу» в автоматизації CRM. Додається на будь-яку стадію воронки угоди. Параметри робота:
-
Назва задачі — підтримує підстановку полів:
Підготувати пропозицію для {{Назва компанії}} - Опис — шаблонний текст з деталями: що робити, які документи додавати
- Відповідальний — конкретний співробітник, відповідальний за угоду, або начальник відділу
- Крайній строк — абсолютна дата або відносний строк: «через 2 робочих дні»
- Чек-лист — список пунктів, які відповідальний повинен відмітити перед завершенням
Розрахунок дедлайнів
Відносні строки — основний спосіб встановлення дедлайнів в автоматичних задачах. Робот рахує від моменту створення задачи:
| Параметр | Приклад | Результат |
|---|---|---|
| Через N днів | 3 дні | Дедлайн через 3 календарних дні |
| Через N робочих днів | 2 робочих дні | Пропускає вихідні |
| Через N годин | 4 години | Для срочних задач |
| Конкретна дата з поля угоди | Поле «Дата доставки» | Дедлайн прив'язаний до бізнес-логіки |
Для коректного розрахунку робочих днів у Б24 повинен бути налаштований робочий графік: розділ «Настройки → Робочий час».
Типові сценарії
Стадія «Нова угода» → задача менеджеру «Зв'язатися з клієнтом протягом 1 години». Чек-лист: уточнити потребу, записати контакт, призначити зустріч або дзвінок.
Стадія «Пропозиція надіслана» → задача менеджеру «Follow-up через 3 дні». Опис: перезвонити клієнту, уточнити рішення, зафіксувати зворотний зв'язок у карточці.
Стадія «Договір» → задача юристу «Перевірити договір за 2 робочих дні». Чек-лист: реквізити, умови оплати, строки, відповідальність сторін.
Стадія «Оплата» → задача бухгалтеру «Виставити рахунок». Дедлайн — 1 робочий день.
Підзадачі та шаблони
Для складних етапів робот може створювати задачу з шаблону з підзадачами. Приклад: шаблон «Онбординг клієнта» містить 5 підзадач — налаштування доступу, вступний дзвінок, надсилання інструкцій, перевірка через тиждень, збір зворотного зв'язку.
Шаблон створюється заздалегідь у розділі Задачі → Шаблони. У роботі вказується ID шаблону — задача розгортається зі всіма підзадачами та чек-листами.
Контроль виконання
Автоматичні задачі створюють прозорість: менеджер бачить, які задачі в роботі, які прострочені, хто перевантажений. Для посилення контролю додається другий робот — сповіщення менеджеру, якщо задача прострочена.
Що налаштовуємо
- Визначення стадій воронки, де потрібні автоматичні задачі
- Роботи «Поставити задачу» на кожній стадії з шаблонним текстом
- Розрахунок дедлайнів: робочі дні, години, прив'язка до полів угоди
- Шаблони задач з підзадачами та чек-листами
- Сповіщення менеджеру при прострочці задач
- Тестування: прогон угоди по воронці, перевірка створення задач