Налаштування автоматичного створення завдань у Bitrix24
Менеджер закриває угоду — і вручну створює завдання бухгалтеру на виставлення рахунку, юристу на підготовку договору, логістам на відправлення. Три завдання, кожен раз однакові, кожен раз з нуля. Забув — клієнт чекає. Помилився з відповідальним — завдання загубилось. Автоматичне створення завдань прибирає людину з рутинного ланцюга: угода перейшла на стадію — завдання створилися самі, з правильними відповідальними, термінами та чек-листами.
Роботи CRM
Основний механізм автоматичного створення завдань — роботи CRM. Робот прив'язується до стадії воронки продаж і виконує дію при переході угоди на цю стадію.
Налаштування: CRM → Роботи та тригери → вибрати стадію → Додати робота → Завдання → Створити завдання.
Параметри робота:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Назва завдання | Може містити змінні: «Підготувати договір для {{Назва компанії}}» |
| Опис | Шаблонний текст з даними угоди: сума, контакт, реквізити |
| Відповідальний | Конкретний співробітник або роль (керівник відділу, відповідальний за угоду) |
| Крайній термін | Відносний: «через 2 дні після створення» |
| Проект | Група, до якої потрапить завдання |
| Чек-лист | Список пунктів для контролю виконання |
Один робот — одне завдання. Для створення декількох завдань на одній стадії додайте декілька роботів послідовно.
Бізнес-процеси з розгалуженням
Коли логіка складніша від «створити одне завдання» — використовуйте бізнес-процеси (БП). У дизайнері БП доступні умови, цикли та паралельні гілки.
Приклад: угода перейшла в «Підготовка документів». БП перевіряє тип угоди:
- Якщо «юридична особа» → створює завдання юристу на підготовку договору + завдання бухгалтеру на перевірку реквізитів.
- Якщо «фізична особа» → створює лише завдання менеджеру на оформлення замовлення.
БП створюються в CRM → Налаштування → Бізнес-процеси або запускаються з роботів дією «Запустити бізнес-процес».
Шаблони завдань з підзавданнями
Шаблон завдання — попередньо заповнене завдання, яке розгортається в повноцінне завдання з підзавданнями одною кнопкою або автоматично.
Приклад шаблону «Онбординг нового клієнта»:
- Основне завдання: «Онбординг — {{Клієнт}}»
- Підзавдання 1: «Відправити привіт листу» — відповідальний: менеджер, термін: того ж дня
- Підзавдання 2: «Налаштувати доступи» — відповідальний: техпідтримка, термін: 1 день
- Підзавдання 3: «Провести навчальний дзвінок» — відповідальний: менеджер, термін: 3 дні
Робот CRM викликає шаблон через дію «Створити завдання з шаблону», підставляючи дані з угоди.
Регулярні завдання
Для повторюваних завдань, не прив'язаних до CRM, використовуйте повторення за розкладом у шаблоні завдання. Шаблон створює завдання автоматично: щодня, щотижня, щомісяця — з указаним відповідальним та терміном.
Приклади: тижневий звіт про продажі, щомісячна звірка залишків, щоденна перевірка заявок.
Налаштування: Завдання → Шаблони → створити шаблон → вкладка «Повторювати» — вказати періодичність і час створення.
Що налаштовуємо
- Роботи CRM: автоматичне створення завдань на стадіях воронки продаж
- Бізнес-процеси з умовами та розгалуженням для складних сценаріїв
- Шаблони завдань з підзавданнями та чек-листами
- Регулярні завдання за розкладом
- Підстановка даних з угоди в назву, опис та поля завдання
- Тестування ланцюгів: перевірка правильності створення завдань на кожній стадії