Налаштування автоматизації HR-процесів у Bitrix24
HR-відділ живе в таблицях: список працівників в одному файлі, заявки на відпустку в іншому, план онбордингу в третьому, результати атестації — в почті менеджера. Коли приходить новий працівник, HR вручну створює облікові записи, розсилає пам'ятки, ставить завдання наставнику. Половина кроків загубляється. Bitrix24 дозволяє зібрати все HR-процесів в одному місці й автоматизувати рутину через бізнес-процесси й смарт-процесси.
Які HR-процесси автоматизуються
Bitrix24 закриває основні кадрові сценарії через комбінацію модулів:
| Процес | Інструмент Bitrix24 | Що автоматизується |
|---|---|---|
| Онбординг | Бізнес-процес + завдання | Чеклист, призначення наставника, доступи |
| Заявки на відпустку | Списки / Смарт-процесси | Подача, узгодження, облік залишків |
| Випробувальний термін | Бізнес-процес | Контрольні точки, зворотний зв'язок, рішення |
| Атестація | Смарт-процес | Збір оцінок, сповіщення, протокол |
| Звільнення | Бізнес-процес | Лист обходу, відзив доступів, передача справ |
Онбординг: від пропозиції до завершення випробувального терміну
Бізнес-процес запускається при додаванні працівника до структури компанії у Bitrix24. Послідовність:
- День 0 — автоматичне створення завдань: IT-відділ отримує завдання на облік та обладнання, HR — на підготовку документів, наставник — на плану введення.
- Перший тиждень — працівник отримує серію повідомлень у чаті Bitrix24: посилання на базу знань, регламенти, контакти ключових людей.
- Контрольні точки — на 30, 60 та 90 день бізнес-процес створює завдання наставнику та менеджеру: заповнити форму зворотного зв'язку. Результати зберігаються в картці працівника.
Випробувальний термін та атестація
Відстеження випробувального терміну — це бізнес-процес з дедлайнами. За 2 тижні до завершення менеджер отримує сповіщення з нагадуванням прийняти рішення. Якщо рішення «продовжити» — процес продовжується з новим дедлайном. Якщо «завершити успішно» — статус працівника оновлюється.
Атестація будується на смарт-процесі з карткою оцінки. Кожен елемент — одна атестація працівника. Поля: ПІБ, відділ, дата, оцінки за компетенціями, підсумковий бал, рішення. Стадії: «Збір оцінок» → «Обговорення» → «Рішення прийнято». Перехід між стадіями запускає сповіщення учасникам.
Смарт-процесси для кадрових заявок
Смарт-процесси — гнучкий інструмент для будь-яких заявок, де потрібна картка з полями, стадії та автоматизація. Для HR це:
- Заявка на навчання — працівник створює картку з темою, обґрунтуванням, вартістю. Маршрут: менеджер → HR → бухгалтерія.
- Заявка на командування — дати, місто, мета. Автоматичний розрахунок добових через формулу в бізнес-процесі.
- Запит довідки — тип довідки, термін. HR отримує завдання, після виконання працівник отримує сповіщення.
Звітність та контроль
HR-менеджер бачить у Bitrix24:
- Список працівників на випробувальному терміні з датами завершення
- Статус онбордингу по кожному новачку — які кроки пройдені, які прострочені
- Зведку по заявкам: скільки на узгодженні, скільки схвалено, середній час обробки
Що настроюємо
- Бізнес-процес онбордингу з автоматичними завданнями та сповіщеннями
- Відстеження випробувального терміну з контрольними точками та ескалацією
- Смарт-процесси для кадрових заявок: навчання, командування, справки
- Процес атестації зі збором оцінок і фіксацією результатів
- Звіти та дашборди для HR-менеджера
- Навчання HR-відділу роботі з процесами