Налаштування автоматизації продажів у Bitrix24
Менеджер забув перезвонити клієнту після надсилання пропозиції. Через тиждень клієнт перейшов до конкурента. Інший менеджер не надіслав рахунок вчасно — угода застрягла на стадії «Узгодження» на три тижні. Третій забув поставити задачу юристу на перевірку договору. Це все — втрати, які закриває автоматизація у CRM Bitrix24. Роботи та тригери берають на себе рутину: надсилають листи, ставлять задачі, просувають угоди та повідомляють відповідальних без участі людини.
Роботи та тригери: різниця
Тригер — це умова, при настанні якої угода автоматично переходить на потрібну стадію. Приклади: вхідний лист від клієнта, заповнення веб-форми, відкриття комерційної пропозиції.
Робот — це дія, яка виконується при переході угоди на певну стадію. Роботи працюють послідовно або паралельно в межах однієї стадії.
Зв'язок: тригер переводить угоду на стадію → на стадії спрацьовують роботи.
Типові сценарії автоматизації
| Стадія угоди | Робот | Результат |
|---|---|---|
| Нова | Надіслати привітальний email | Клієнт отримує лист з контактами менеджера |
| Пропозиція надіслана | Очікування 3 дні + задача «Перезвонити» | Менеджер не забуде про follow-up |
| Рахунок виставлений | SMS клієнту з реквізитами | Клієнт отримує дані для оплати |
| Договір на перевірці | Задача юристу з дедлайном | Юрист отримує задачу автоматично |
| Успішно закрита | Повідомлення менеджеру | Менеджер бачить завершені угоди |
Налаштування роботів
Роботи налаштовуються в розділі CRM → Угоди → Роботи та тригери. Для кожної стадії воронки додаються дії з категорій:
- Комунікації — надсилання email, SMS, сповіщень у чат
- Задачі — створення задачі з шаблоном, призначенням відповідального та дедлайном
- Зміна сутності — зміна відповідального, заповнення полів, переміщення на іншу стадію
- Очікування — пауза перед наступною дією (години, дні, до настанння події)
Кожен робот підтримує підстановку полів із угоди: {{Ім'я контакту}}, {{Сума угоди}}, {{Посилання на оплату}}, користувацькі поля.
Умови та розгалуження
Робот «Умова» дозволяє будувати логіку: якщо сума угоди більше 100 000 — призначити старшого менеджера, інакше — залишити поточного. Умови перевіряють значення полів угоди, контакту, компанії.
Для складних сценаріїв використовуйте бізнес-процеси — візуальний конструктор з розгалуженнями, циклами та паралельними гілками. Роботи покривають 80% завдань, бізнес-процеси — решту 20%.
Поширені помилки
- Роботи на всіх стадіях одразу. Починайте з 2–3 ключових стадій, тестуйте, потім розширюйте.
- Немає паузи між діями. Клієнт отримує email та SMS одночасно — виглядає як спам. Додавайте робота «Очікування».
- Дублювання роботів при поверненні угоди. Якщо угода повернулася на попередню стадію, роботи спрацюють повторно. Використовуйте умову «Робот ще не виконувався».
Що налаштовуємо
- Аналіз поточної воронки та визначення точок автоматизації
- Роботи на ключових стадіях: email, SMS, задачі, сповіщення
- Тригери для автоматичного переміщення угод
- Умови та розгалуження для різних сценаріїв
- Шаблони листів та SMS з підстановкою полів із CRM
- Тестування: прогон угоди по воронці з перевіркою кожного робота