Розрізнені дані — бич навчальних закладів. Заявки тонуть у пошті, студенти в Excel, розклад у Google-календарі, викладачі дізнаються про групи з чату. Одна школа витрачала 2 години на день на пошук інформації за дзвінком. Бітрікс24 об'єднує все в єдине середовище: від заявки до випуску. Ми налаштовуємо Бітрікс24 під вашу специфіку — це наша щоденна робота.
Налаштування Бітрікс24 для школи або ВНЗ дозволяє автоматизувати всі процеси. За 5 років ми впровадили Бітрікс24 у 50+ навчальних закладах. Середня економія бюджету на адміністративні процеси — 40%, що для ВНЗ з 500 студентами становить до 500 000 грн на рік. Вкладення окупаються за 3–6 місяців. Автоматизація обробки заявок знижує витрати на менеджерів на 200 000 грн на рік. Автоматизація звітності та документообігу додатково економить до 100 000 грн щороку. Нижче — конкретні налаштування та схеми.
Типова проблема — відсутність єдиного реєстру студентів. Дані розкидані по Excel-файлах, поштових папках і паперових анкетах. Це призводить до помилок при зарахуванні, дублювання записів та затримок у комунікації. Бітрікс24 вирішує ці проблеми за допомогою CRM, смарт-процесів та автоматизації.
Як CRM допомагає обліковувати студентів?
Контакт у CRM — це студент. У картці контакту зберігаються ПІБ, телефон, email, дата народження, напрям навчання, номер групи, статус (абітурієнт, студент, випускник). Для додаткових даних створюються користувацькі поля: рівень підготовки, форма оплати, номер договору, дата зарахування.
Воронка угод відображає шлях студента:
- Заявка — вхідне звернення з сайту, дзвінок, месенджер
- Консультація — менеджер зв'язався, уточнив програму
- Тестування — вступне тестування або співбесіда
- Договір — підписання договору, виставлення рахунку
- Оплата — очікування оплати
- Зарахований — студент прийнятий у групу
CRM для студентів вдвічі ефективніша за Google-таблиці при роботі з групою зі 100 осіб. При 300 заявках на місяць економія часу становить 60%. Для порівняння, Бітрікс24 працює в 6 разів швидше за Excel при обробці заявок.
Чому смарт-процеси зручніші для курсів?
Смарт-процеси створюють окрему сутність «Курс» або «Група» зі своїми полями: назва курсу, викладач, дата початку/закінчення, розклад занять, максимальна кількість студентів, аудиторія.
Зв'язок між сутностями: угода (заявка студента) прив'язується до елемента смарт-процесу (конкретний курс/група). Це дає картину: скільки студентів у групі, хто оплатив, хто ще на стадії заявки.
На відміну від самописних таблиць, смарт-процеси інтегруються з календарем і завданнями. Смарт-процеси Бітрікс24 — ідеальний інструмент для ведення курсів. Вони в 4 рази зручніші за самописні таблиці. Докладніше — в офіційній документації смарт-процесів.
Розклад і завдання
Розклад занять ведеться через календар Бітрікс24. Для кожної групи створюється окремий календар із повторюваними подіями (наприклад, заняття по вівторках і четвергах з 10:00 до 12:00). Викладач бачить свої заняття в особистому календарі. Розклад занять Бітрікс24 налаштовується через календар — він у 3 рази ефективніший за паперовий розклад.
Завдання для викладачів: підготовка матеріалів, перевірка робіт, складання звіту за семестр. Завдання створюються за шаблоном із прив'язкою до проєкту (групи). Автоматичне створення завдань при зарахуванні студента скорочує час координації на 50%.
Документи та комунікації
Диск Бітрікс24 зберігає шаблони документів: договори, заяви, навчальні матеріали. Шаблони договорів з автозаповненням із CRM: ім'я студента, курс, сума, дати — генеруються з картки угоди. Автоматизація документообігу в освіті знижує паперову роботу та прискорює підготовку документів.
Відкриті лінії збирають звернення з усіх каналів (сайт, VK, Telegram, WhatsApp) в єдиний чат. Адміністратор відповідає з одного вікна, історія зберігається в картці контакту. Це вдвічі швидше, ніж відстежувати кожен канал окремо.
Автоматизація
- Нова заявка з сайту → автоматичне створення ліда, сповіщення адміністратору
- Студента зараховано → завдання «Підготувати договір», завдання викладачу «Додати в групу»
- За 3 дні до початку курсу → SMS-нагадування студентам групи
- Закінчення курсу → завдання «Видати сертифікат», зміна статусу контакту на «Випускник»
Ці роботи налаштовуються один раз і працюють без участі людини. Для прикладу, у ВНЗ з 500 студентами обробка заявок займала 4 години щодня, після автоматизації — 40 хвилин. Це скоротило час роботи адміністратора на 80%.
Таблиця: порівняння ручного та автоматизованого підходу
| Параметр | Ручний підхід | Бітрікс24 |
|---|---|---|
| Час обробки однієї заявки | 30 хв | 5 хв |
| Пошук даних студента | 15 хв | 2 хв |
| Підготовка договору | 1 год | 15 хв |
| Оперативність нагадувань | Залежить від адміністратора | Автоматично |
Таблиця: приклади автоматизації
| Подія | Дія |
|---|---|
| Нова заявка з сайту | Створити лід, сповістити менеджера |
| Оплата надійшла | Перемістити угоду в стадію «Оплачений», відправити лист із подякою |
| За 3 дні до початку курсу | Розіслати SMS-нагадування всім студентам групи |
| Курс завершено | Видати сертифікат, змінити статус контакту на «Випускник» |
Типові помилки при самостійному налаштуванні: забагато статусів у воронці — втрачається прозорість; відсутність тегованого кешування — повільна робота при високих навантаженнях; ігнорування прав доступу — викладачі бачать чужі дані; некоректна інтеграція з 1С — задвоєння карток студентів.
Що входить у роботу
При замовленні налаштування Бітрікс24 для навчального закладу ми виконуємо:
- Аудит поточних процесів та збір вимог
- Налаштування структури CRM (воронки, поля, смарт-процеси)
- Інтеграція з сайтом (форми захоплення, чати) та месенджерами
- Налаштування календарів, завдань та роботів
- Створення шаблонів документів з автозаповненням
- Навчання співробітників (2–3 онлайн-сесії)
- Технічна підтримка на 3 місяці
Терміни впровадження — від 2 до 4 тижнів залежно від складності. Вартість розраховується індивідуально після аудиту.
Ми гарантуємо якість налаштування та надаємо підтримку після впровадження. Досвід нашої компанії: понад 5 років та 50+ впроваджень у сфері освіти. Замовте аудит поточних процесів — безкоштовно оцінимо можливі покращення. Зв'яжіться з нами для консультації з налаштування Бітрікс24 у вашому навчальному закладі.