Налаштування Bitrix24 для освітньої установи
Заявки на навчання приходять на пошту, в месенджери та по телефону. Адміністратор записує дані у Excel, розпис курсів ведеться у Google-таблиці, викладачі дізнаються про нові групи у чаті. Коли студент дзвонить уточнити розпис — адміністратор шукає інформацію у трьох місцях. Bitrix24 збирає все в одному просторі: заявки, студенти, курси, розпис, документи, комунікації.
CRM для обліку студентів
Контакт у CRM — це студент. Карточка контакту зберігає: ПІБ, телефон, email, дату народження, напрям навчання, номер групи, статус (абітурієнт, студент, випускник). Для додаткових даних створюються користувацькі поля: рівень підготовки, форма оплати, номер договору, дата зарахування.
Воронка угод відбиває шлях студента:
- Заявка — вхідне звернення з сайту, дзвінок, месенджер
- Консультація — менеджер зв'язався, уточнив програму
- Тестування — вступне тестування або собесідування
- Договір — підписання договору, виставлення рахунку
- Оплата — очікування оплати
- Зараховано — студент прийнятий до групи
Курси та групи через смарт-процеси
Смарт-процеси дозволяють створити окрему сутність «Курс» або «Група» з власними полями: назва курсу, викладач, дата початку/закінчення, розпис занять, максимальна кількість студентів, аудиторія.
Зв'язок між сутностями: угода (заявка студента) прив'язується до елемента смарт-процесу (конкретний курс/група). Це дає картину: скільки студентів у групі, хто оплатив, хто ще на стадії заявки.
Розпис та задачі
Розпис занять ведеться через календар Б24. Для кожної групи створюється окремий календар з повторюваними подіями (заняття у вівторок та четвер з 10:00 до 12:00). Викладач бачить свої заняття у особистому календарі.
Задачі для викладачів: підготовка матеріалів, перевірка робіт, складання звіту за семестр. Задачі створюються за шаблоном з прив'язкою до проекту (групи).
Документи та комунікації
Диск Б24 зберігає шаблони документів: договори, заяви, навчальні матеріали. Шаблони договорів з автозаповненням з CRM: ім'я студента, курс, сума, дати — генеруються з карточки угоди.
Відкриті лінії збирають звернення з усіх каналів (сайт, VK, Telegram, WhatsApp) в єдиний чат. Адміністратор відповідає з одного вікна, історія зберігається у карточці контакту.
Автоматизація
- Нова заявка з сайту → автоматичне створення ліда, сповіщення адміністратору
- Студент зараховано → задача «Підготувати договір», задача викладачу «Додати до групи»
- За 3 дні до початку курсу → SMS-нагадування студентам групи
- Закінчення курсу → задача «Видати сертифікат», зміна статусу контакту на «Випускник»
Що налаштовуємо
- Воронку заявок: від звернення до зарахування
- Користувацькі поля контактів для даних про студентів
- Смарт-процеси для курсів та навчальних груп
- Календар розпису з прив'язкою до груп та викладачів
- Шаблони документів: договори, заяви
- Відкриті лінії для прийому заявок з месенджерів
- Роботи: сповіщення, задачі, SMS-нагадування