Налаштування Bitrix24 для проектного управління
Проект ведеться в головах. Менеджер пам'ятає, що дизайн повинен бути готовий до п'ятниці, але виконавець думає — до наступної середи. Статус завдань з'ясовується на планерках, які займають пів дня. Строки зсуваються, тому що залежності між завданнями ніде не зафіксовані — поки фронтенд чекає макети, бекенд чекає ТЗ від аналітика, а аналітик не знає, що він на критичному шляху. Bitrix24 вміє у проектне управління — але з коробки настроєний як таск-трекер, а не як інструмент для проектів.
Проектні групи
Проект у Bitrix24 = робоча група. Група об'єднує завдання, файли, обговорення та учасників. Для кожного проекту створюється окремої група з налаштуваннями:
- Учасники та ролі — власник проекту (менеджер), модератори (тімліди), учасники (виконавці). Права визначають, хто може створювати завдання, міняти стадії, видити звіти.
- Стадії завдань — кастомна Kanban-дошка проекту. Стандартні стадії: «Бекліг», «До виконання», «У роботі», «На ревю», «Готово». Стадії задаються для кожного проекту окремо.
- Шаблон проекту — типові проекти (запуск сайту, рекламна кампанія, впровадження продукту) створюються із шаблону з передзаповненими завданнями, чеклистами та сроками.
Шаблони завдань та декомпозиція
Великі проекти декомпозуються через шаблони з підзавданнями. Шаблон «Запуск лендингу» створює:
- Основне завдання «Запуск лендингу» з дедлайном
- Підзавдання: «Підготувати ТЗ», «Дизайн», «Вёрстка», «Тестування», «Деплой»
- Чеклисти всередину підзавдань: для «Тестування» — перевірка на мобільних, кросбраузерність, швидкість завантаження
Строки в шаблоні релятивні: «через 5 днів після створення», «через 10 днів». При створенні проекту строки розраховуються від фактичної дати старту.
Віхи та діаграма Гантта
Віхи (milestones) — контрольні точки проекту без тривалості. Приклади: «ТЗ затверджено», «Прототип готовий», «Релиз». Віхи видні на діаграмі Гантта як ромби й допомагають контролювати прогрес на верхньому рівні.
Діаграма Гантта показує завдання на часовій шкалі з залежностями. Типи залежностей: «завершення — початок» (завдання B починається після завершення завдання A). При зсуві строків одного завдання залежні завдання зсуваються автоматично.
Облік часу
Кожне завдання має таймер. Виконавець запускає таймер при початку роботи та зупиняє при перемиканні. Накопичений час видний в картці завдання.
Для менеджера — звіт «Трудовитрати»: скільки годин витрачено на проект, на завдання, конкретним працівником. Порівняння планових та фактичних трудовитрат показує, де оцінка не збігається з реальністю.
Звітність по проектам
Bitrix24 надає:
- Зведку проекту — відсоток виконаних завдань, прострочені завдання, навантаження учасників
- Ефективність — співвідношення виконаних та прострочених завдань за працівниками
- Звіт по строкам — які завдання виконані вчасно, які з запізненням, середнє відхилення
Для наскрізної аналітики дані по проектам вивантажуються в BI-систему через REST API.
Що настроюємо
- Структуру проектних груп з ролями та правами
- Кастомні стадії завдань для кожного типу проекту
- Шаблони проектів з декомпозицією завдань та релятивними сроками
- Віхи та залежності між завданнями на діаграмі Гантта
- Облік часу та звіт по трудовитратам
- Звіти по прогресу, сроках та ефективності команди