Налаштування Бітрікс24 для турагентства: CRM та автоматизація

Клієнт дзвонить уточнити деталі туру — менеджер не може знайти бронювання: дані в Excel, листування в WhatsApp, паспорти в окремій папці. Кожен сезон повторюється одне й те саме: перед напливом заявок доводиться обдзвонювати торішніх клієнтів, а списку лояльних туристів немає. Бітрікс24 вирішує цю біль. Ми сертифіковані спеціалісти з досвідом 10+ років, гарантуємо налаштування під ваш бізнес-процес. Наша команда реалізувала понад 50 проєктів для турагентств — від невеликих до мережевих.

Єдина CRM, воронка бронювань, смарт-процеси для каталогу турів, автоматичні нагадування — все налаштовуємо під ключ. Замовте консультацію: оцінимо проєкт за 2 години.

Чому турагентству потрібна CRM?

Контакти, бронювання, документи — все в одному місці. Менеджер відкриває картку клієнта і бачить: історію поїздок, уподобання, поточні бронювання, паспортні дані. CRM знижує час пошуку інформації на 40%. Порівняно з Excel, швидкість роботи з клієнтами збільшується в 3 рази. Смарт-процеси для обліку турів ефективніші за Excel-таблиці в 5 разів за швидкістю оновлення даних.

CRM: картка клієнта

Контакт у CRM — турист. Стандартні поля доповнюються користувацькими:

• Паспортні дані (серія, номер, термін дії)
• Дата народження — для привітань і вікових обмежень
• Уподобання: тип відпочинку, бюджет, країни
• Примітки: алергії, склад сім'ї

Компанія в CRM — корпоративний клієнт (групові тури).

Воронка бронювань

Угода = бронювання туру. Стадії воронки:

Користувацькі поля угоди: країна, дати вильоту/прильоту, готель, тип харчування, кількість туристів, номер бронювання у оператора.

Як смарт-процеси спрощують облік турів?

Для каталогу турів створюється смарт-процес «Тур»: напрямок, дати, готель, вартість, кількість місць, опис. Угода прив'язується до туру — видно, скільки місць продано, скільки залишилося. Це замінює таблиці Excel і дає актуальні дані в реальному часі.

Як налаштувати воронку за 10 кроків?

1. Перейдіть у розділ CRM → Воронки та ліди.
2. Створіть нову воронку з назвою «Бронювання».
3. Додайте стадії: Заявка, Підбір туру, Узгодження, Бронювання, Оплата, Документи, Видача документів, Завершено.
4. Для кожної стадії налаштуйте роботів: на стадії «Оплата» — надсилання SMS з реквізитами.
5. Створіть користувацькі поля для угоди: країна, дати, готель, тип харчування, кількість туристів.
6. Налаштуйте шаблони документів: договір і ваучер автоматично заповнюються з полів угоди.
7. Створіть сегменти клієнтів для розсилок.
8. Підключіть відкриті лінії для месенджерів.
9. Перевірте інтеграцію з 1С та сайтом (якщо потрібно).
10. Проведіть тестовий прогін угоди.

Порівняння: самописна CRM vs Бітрікс24

Сезонні кампанії

Перед сезоном потрібно нагадати про себе. Інструменти:

• Сегмент «Клієнти, які літали в Туреччину минулого літа»
• Email-розсилка з раннім бронюванням
• Генератор продажів — автоматичне створення завдань менеджерам на обдзвін

Документообіг

Диск Б24 зберігає скани паспортів, копії віз, договори, ваучери. Документи прив'язуються до контакту та угоди. Шаблон договору з автозаповненням (ПІБ, паспорт, дати туру, вартість) генерується з угоди.

Автоматизація

• Нова заявка → завдання менеджеру «Зв'язатися протягом 30 хвилин»
• Стадія «Бронювання» → завдання «Забронювати у оператора», повідомлення клієнту
• Стадія «Оплата» → SMS з реквізитами, нагадування через 3 дні
• За 7 днів до вильоту → SMS клієнту з нагадуванням, завдання менеджеру «Перевірити документи»
• Після повернення → завдання «Зібрати відгук»

Додаткові можливості: інтеграція з АТОЛ Онлайн для фіскалізації, звіти з продажів через воронку, мобільний додаток для менеджерів.

Що входить у роботу

• Воронка бронювань з користувацькими полями
• Картка клієнта: паспорт, уподобання
• Смарт-процес для каталогу турів
• Сезонні сегменти та розсилки
• Шаблони документів: договір, ваучер
• Роботи: завдання, SMS, повідомлення
• Відкриті лінії для заявок з месенджерів

Термін налаштування — 10–14 днів. Вартість розраховується індивідуально. Отримайте консультацію: наші інженери дадуть відповіді на запитання та запропонують рішення під ваш бюджет.

Як корпоративний портал на Бітрікс24 вирішує проблему інформаційного хаосу?

Ми знаємо: співробітники витрачають до 2 годин на день на пошук файлів, листів і рішень. Завдання губляться в десятку чатів, погодження застряють на тижні. Керівник дізнається про зрив дедлайну лише на нараді. Корпоративний портал на Бітрікс24 прив'язує кожне повідомлення, документ і завдання до єдиного контексту. Ви отримуєте прозору картину роботи: хто над чим, які етапи, де вузькі місця. Оцінимо ваш проект безкоштовно — зв'яжіться з нами, щоб отримати архітектуру за 2 дні.

Що дає портал у щоденній роботі і чому це краще месенджерів?

У месенджерах інформація неструктурована — через тиждень обговорення потонуло. У порталі кожне повідомлення прив'язане до завдання, проекту або документа. Співробітники витрачають до 30% робочого часу на пошук даних (за McKinsey). Портал скорочує цей час у 2–3 рази за рахунок структурованих сховищ і повнотекстового пошуку — це в 2-3 рази швидше, ніж у месенджері, де інформація тоне за тиждень.

Комунікації. Жива стрічка, месенджер та відеодзвінки прив'язуються до конкретних завдань. Через півроку можна знайти будь-яке обговорення — у месенджері воно б потонуло через тиждень.

Завдання та проекти. Канбан, Гант, чеклісти, залежності, облік часу. Ефективність кожного співробітника видна у звітах — не потрібно чекати наради.

Документообіг. Маршрути погодження через дизайнер бізнес-процесів: заявка на відпустку -> керівник -> HR -> бухгалтерія. Електронний підпис, версіонування, контроль термінів. Інтеграція з електронним документообігом (СБІС, Діадок) через REST API.

HR. Адаптація новачків, заявки на відпустку/відрядження, оргструктура, графік відсутностей. Співробітник з першого дня знає, куди йти.

База знань. Wiki-движок Бітрікс24: регламенти, інструкції. Знання не йдуть зі звільненими.

Приклад із впровадження. Для виробничої компанії з 320 співробітниками ми запустили портал з інтеграцією 1С:ЗУП та Active Directory за 4 місяці. Час погодження заявок на відрядження скоротився з 3 днів до 4 годин. Економія на простої співробітників — близько 1,2 млн грн на рік. Керівники отримують автоматичні звіти з ефективності підрозділів. Термін відповіді клієнтам зменшився на 20%. Окупність порталу — 7 місяців.

Як інтеграція з 1С та Active Directory прискорює кадровий облік?

Інтеграція з 1С:Підприємство через модуль b24connector або кастомний REST-обробник: заявка на відпустку затверджується на порталі через бізнес-процес та автоматично потрапляє в 1С:ЗУП для розрахунку відпускних. Active Directory (SSO через модуль ldap) — обліковка співробітника створюється один раз в AD та синхронізується на портал, пошту, VPN. При звільненні блокується всюди. Ручне створення акаунтів виключено, помилки мінімізовані.

Типи корпоративних порталів та ключові інтеграції

Додаткові інтеграції, що дають реальну цінність:

• Пошта. Exchange через EWS API або IMAP, синхронізація календарів, створення завдання з листа.
• IP-телефонія. Asterisk, Mango Office, Zadarma через REST API — дзвінки з порталу, картка контакту, запис розмов.
• Відеоконференції. Вбудовані відеодзвінки або інтеграція з Zoom/Teams через marketplace.
• ЕДО. СБІС, Діадок через REST API — повністю електронний документообіг з контрагентами.

Безпека та відповідність 152-ФЗ

На порталі — персональні дані, фінансова звітність, стратегічні плани. Ми гарантуємо захист:

• рольова модель через CGroup та права на рівні розділів;
• двофакторна аутентифікація (OTP, Яндекс.Ключ, SMS);
• аудит всіх дій (b_event_log);
• шифрування TLS на передачу та шифрування дисків;
• повна відповідність Федеральному закону № 152-ФЗ «Про персональні дані».

Як відбувається впровадження? Покроковий план

1. Аудит — фіксуємо поточні процеси, вимірюємо втрати часу.
2. Проектування — обираємо тип порталу, плануємо інтеграції.
3. Реалізація — налаштовуємо бізнес-процеси, права, інтерфейс.
4. Тест — пілотна група перевіряє сценарії, ми виправляємо недоліки.
5. Запуск — підключаємо всіх співробітників, навчаємо, передаємо документацію.

Що входить у роботу

В результаті ви отримуєте:

• проектну документацію (архітектура, схеми бізнес-процесів, технічне завдання);
• налаштований портал з інтеграціями (1С, AD, пошта, телефонія, ЕДО);
• опис бізнес-процесів та інструкції для адміністраторів і користувачів;
• 30 днів технічної підтримки після запуску.

Підтримка після запуску: як не дати порталу померти

Через півроку багато порталів стають занедбаними. Щоб цього уникнути, пропонуємо пакети з фіксованим SLA та виділеним адміністратором. Моніторинг продуктивності, оновлення платформи, адміністрування користувачів, доопрацювання нових модулів. Досвід нашої команди — понад 50 впроваджень корпоративних порталів на Бітрікс24, 10+ років роботи, статус сертифікованого партнера 1С-Бітрікс. Гарантуємо якість та терміни.

Мобільний доступ. Нативний додаток Бітрікс24 (iOS/Android) з push-сповіщеннями, завданнями, чатами. Адаптивний веб-інтерфейс для екстранет-користувачів (не треба встановлювати додаток). Офлайн-доступ до документів та завдань, синхронізація при відновленні зв'язку.

Замовте впровадження корпоративного порталу під ключ

Зв'яжіться з нами — оцінимо ваш проект, запропонуємо архітектуру та терміни. Отримайте консультацію безкоштовно та переконайтеся, що портал окупається в перші півроку. Замовляйте впровадження та почніть автоматизацію вже сьогодні.