Налаштування Bitrix24 для юридичної компанії
Юрист веде 40 справ одночасно. Строки подачи документів записані у щоденнику, переписка з клієнтами — у особистій пошті, шаблони договорів — у папці на робочому столі «Документи_нові_фінал_2». Пропущений строк подачи апеляції коштує клієнту справи, а компанії — репутації. Bitrix24 перетворює хаос на систему: кожна справа відстежується, строки контролюються, документи зберігаються централізовано, комунікації логуються.
CRM для клієнтів
Контакт — фізична особа, компанія — юридична особа. Користувацькі поля контакту:
- ІД податку — ідентифікація клієнта
- Тип клієнта — фізична особа, ФОП, юридична особа
- Категорія справ — цивільні, кримінальні, арбітраж, корпоративні
- Джерело — рекомендація, сайт, повторне звернення
Воронка угод — це шлях клієнта від звернення до завершення роботи:
- Звернення — первинна консультація
- Оцінка справи — аналіз документів, перспективи
- Комерційна пропозиція — розрахунок вартості послуг
- Договір — підписання, оплата авансу
- У роботі — справа передана юристу
- Завершено — робота виконана, звіт підписаний
Справи через смарт-процеси
Ключова сутність для юридичної компанії — справа (кейс). Смарт-процес «Справа» зі стадіями та полями:
| Поле | Призначення |
|---|---|
| Номер справи | Внутрішній облік |
| Тип справи | Цивільна, арбітраж, кримінальна |
| Суд/Інстанція | Де розглядається |
| Відповідальний юрист | Прив'язка до співробітника |
| Опонент | Контрагент по справі |
| Ключові дати | Подача позову, заседання, строки оскарження |
| Статус | Підготовка → Подано → Розгляд → Рішення → Виконання |
Кожна справа прив'язується до клієнта (контакт/компанія) та угоди (фінансова частина).
Контроль строків
Строки — критичний елемент юридичної роботи. Інструменти контролю:
- Користувацькі поля дат у смарт-процесі: дата заседання, строк подачи документів, строк оскарження
- Роботи — за 3 дні до строку автоматичне сповіщення юристу та менеджеру
- Задачі з дедлайнами — на кожний етап справи створюється задача: підготувати позов, подати документи, підготуватися до заседання
Прострочена задача відразу видна менеджеру у звіті.
Документи
Диск Б24 з папочною структурою: папка клієнта → папка справи → документи. Шаблони документів з автозаповненням:
- Договір на надання юридичних послуг — підстановка ПІБ, паспортних даних, суми, опису послуг
- Доручення — шаблон з полями клієнта
- Позовна заява — базовий шаблон з змінними
Документи генеруються з карточки угоди або смарт-процесу.
Журнал комунікацій
Кожна взаємодія з клієнтом фіксується у таймлайні карточки: дзвінки (запис розмови), листи, повідомлення з месенджерів, коментарі юриста. При необхідності — повна хронологія спілкування з клієнтом по конкретній справі.
Автоматизація
- Нове звернення → задача черговому юристу «Провести консультацію»
- Договір підписаний → створення елемента смарт-процесу «Справа»
- За 3 дні до заседання → сповіщення юристу, задача «Підготувати матеріали»
- Справа завершена → задача «Підготувати звіт», сповіщення клієнту
Що налаштовуємо
- Воронку від звернення до завершення справи
- Смарт-процес «Справа» з полями та стадіями
- Контроль строків: користувацькі поля дат, роботи-нагадування
- Шаблони документів: договір, доручення, звіт
- Структуру зберігання документів на Диску
- Відкриті лінії для прийому звернень
- Роботи автоматизації на стадіях воронки