Налаштування Bitrix24 Потоків
Завдання в компанії розподіляються хаотично: керівник вручну призначає виконавця, один переобтяжений, інший простує. Працівники не знають, за яке завдання братися далі. Керівник витрачає час на ручну маршрутизацію замість контролю результатів. Потоки в Bitrix24 вирішують цю проблему: завдання потрапляють в чергу й автоматично розподіляються між виконавцями за встановленими правилами.
Що таке потоки
Потоки (Flows) — модуль Б24 для автоматичного розподілу завдань всередину команди. Замість того щоб призначити завдання конкретній людині, постановник відправляє його в потік. Потік сам визначає виконавця на основі правил: черга, завантаженість, компетенції.
Ключові елементи:
- Потік — канал, в який надходять завдання певного типу (наприклад, "Техпідтримка" або "Дизайн").
- Учасники потоку — працівники, які можуть отримувати завдання з цього потоку.
- Правило розподілу — алгоритм вибору виконавця: по черзі (round-robin), по завантаженості, вручну керівником потоку.
- Керівник потоку — працівник, який управляє налаштуваннями й може перерозподілювати завдання.
Створення й налаштування потоку
Потік створюється в розділі Завдання → Потоки:
- Назва потоку — відображає тип завдань: "Вхідні запити", "Перегляд коду", "Підготовка документів".
- Учасники — додаються працівники або цілі відділи.
- Метод розподілу — вибирається при створенні, можна змінити пізніше.
- Шаблон завдання — якщо завдання в потоку однотипні, встановлюється шаблон з попередньо заповненими полями.
Постановник завдання вибирає потік замість конкретного виконавця. Завдання потрапляє в чергу потоку й розподіляється автоматично.
Методи розподілу
По черзі (round-robin): завдання призначаються учасникам по колу. Перше завдання — працівнику А, друге — працівнику Б, третє — знову А. Простий метод, підходить для однотипних завдань з приблизно однаковою трудомісткістю.
По завантаженості: потік враховує кількість активних завдань у кожного учасника. Нове завдання призначається тому, у кого менше незакритих завдань. Підходить для завдань із різною тривалістю.
Ручне призначення: завдання потрапляє в чергу, керівник потоку вручну призначає виконавця. Підходить для завдань, які потребують оцінки компетенцій.
Показники ефективності
Потоки збирають статистику:
- Середній час реакції — від моменту надходження завдання в потік до призначення виконавця.
- Середній час виконання — від призначення до закриття.
- Кількість завдань у черзі — поточний запас.
- Завантаженість учасників — скільки завдань на кожному працівнику.
Ці дані допомагають виявити перевантажених працівників, оцінити пропускну здатність команди й обґрунтувати розширення штату.
Коли потоки корисні
- Техпідтримка: запити розподіляються між вільними операторами.
- Відділ дизайну: заявки на макети йдуть в потік замість особистих повідомлень дизайнеру.
- Бухгалтерія: запити на оформлення документів розподіляються між бухгалтерами.
- Розробка: баг-репорти потрапляють в потік й призначаються розробникам по завантаженості.
Що налаштовуємо
- Створення потоків під бізнес-процеси компанії
- Вибір і налаштування методу розподілу для кожного потоку
- Додавання учасників і призначення керівників потоків
- Шаблони завдань для типових запитів
- Навчання постановників: як відправити завдання в потік
- Навчання керівників потоків: моніторинг черги й показників