Налаштування бюджетування проектів у Bitrix24
Проект завершено, клієнт задоволений. Керівник відкриває таблицю: «Скільки ми заробили?» Менеджер збирає дані з трьох місць, рахує в Excel, через два дні видає цифру. Яка не збігається з бухгалтерією. Проблема — відсутність облікування витрат у прив'язці до проекту. B24 не є фінансовою системою, але при правильному налаштуванні дає достатню картину для контролю бюджету проекту.
Структура бюджету через користувацькі поля
У B24 немає вбудованого модуля бюджетування проектів. Бюджет будується на користувацьких полях завдань та угод. Базова структура:
- Плановий бюджет — числове поле в карточці проекту (робочої групи) або пов'язаної угоди CRM. Фіксується при старті проекту.
- Фактичні витрати — підсумовуються з завдань проекту. Кожне завдання містить поле «Вартість» або «Витрати».
- Категорія витрат — список: «Розробка», «Дизайн», «Тестування», «Закупівлі», «Субпідряд». Дозволяє бачити структуру видатків.
Поля створюються через Адміністрування → Користувацькі поля або REST API (task.item.userfield.add).
Розрахунок витрат за часом
Основна стаття видатків у проектних компаніях — час працівників. B24 фіксує трудозатрати через облік часу в завданнях:
- Працівник запускає таймер при роботі над завданням або вносить години вручну.
- Кожному працівнику (або посаді) присвоюється погодинна ставка через користувацьке поле в профілі або довідник.
- Вартість завдання = витрачені години × ставка відповідального.
- Вартість проекту = сума вартостей всіх завдань.
Автоматичний розрахунок реалізується через бізнес-процес або вебхук: при закритті завдання бот помножує години на ставку та записує результат у поле «Вартість».
Звіти по бюджету
Для контролю бюджету налаштовуються звіти:
- План/Факт по проекту — плановий бюджет vs. фактичні витрати. Показує перевитрату або економію.
- Витрати по категоріям — скільки пішло на розробку, скільки на дизайн, скільки на закупівлі.
- Витрати по працівникам — хто скільки годин списав на проект та яка вартість цього часу.
- Динаміка видатків — графік накопичення витрат по тижнях. Дозволяє помітити аномальне зростання видатків до того, як бюджет вичерпаний.
Звіти будуються через модуль «Звіти» в завданнях з групуванням за користувацькими полями або вивезенням у BI-систему.
Контроль перевищення бюджету
Автоматичні сповіщення при наближенні до ліміту:
- Бізнес-процес перевіряє суму фактичних витрат по завданнях проекту.
- При досягненні 80% бюджету — сповіщення керівнику проекту.
- При досягненні 100% — сповіщення керівнику та замовнику, заборона на створення нових завдань без узгодження.
Що налаштовуємо
- Створення користувацьких полів для бюджетування: плановий бюджет, фактичні витрати, категорія видатків
- Налаштування довідника погодинних ставок за посадами
- Створення бізнес-процесу автоматичного розрахунку вартості завдання (години × ставка)
- Налаштування звітів: план/факт, витрати по категоріям, витрати по працівникам
- Налаштування ботів-сповіщень при перевищенні порогів бюджету (80%, 100%)
- Навчання команди: коректне списання часу, заповнення полів витрат, читання бюджетних звітів