Налаштування контрольних списків для менеджерів Bitrix24
Менеджер закриває угоду, забуває запросити реквізити. Бухгалтерія не може виставити рахунок, угода зависає. Інший менеджер відправляє комерційну пропозицію без узгодження з керівником — умови не ті, знижка не затверджена. Третій забуває позвонити клієнту після зустрічі. Все це — відсутність стандартизованого процесу. Контрольні списки примушують виконувати обов'язкові кроки і не дають перейти далі, поки все не зроблено.
Контрольні списки в задачах
Найпростіший інструмент — контрольний список всередину задачі. Створюється у карточці задачі, містить пункти, які відмічаються у міру виконання. Підходить для стандартизації повторюваної роботи.
Приклад контрольного списку задачі «Підготовка до зустрічі з клієнтом»:
- Вивчити історію взаємодії у CRM
- Підготувати презентацію / комерційну пропозицію
- Перевірити актуальність контактних даних
- Узгодити порядок денний з керівником
- Забронювати переговорну / налаштувати Zoom
Контрольні списки задач не блокують закриття задачі — менеджер може завершити задачу з незаповненим контрольним списком. Для жорсткого контролю потрібні розумні процеси.
Контрольні списки на стадіях CRM-угоди
Потужніший варіант — контрольні списки, прив'язані до стадій воронки продажів. На кожній стадії менеджер обов'язаний виконати певні дії, перш ніж рухати угоду далі.
Реалізація через обов'язкові поля на стадії:
| Стадія угоди | Обов'язкові поля / дії |
|---|---|
| Кваліфікація | Заповнений бюджет, вказане джерело, визначена потребу |
| Комерційна пропозиція | Завантажений файл КП, заповнено поле «Умови оплати» |
| Узгодження | Поле «Узгоджено керівником» = Так |
| Контракт | Завантажений підписаний контракт, заповнені реквізити |
| Оплата | Вказана сума, дата оплати, номер рахунку |
Якщо обов'язкові поля не заповнені — Б24 не дає перевести угоду на наступну стадію. Це налаштовується в CRM → Параметри → Стадії угоди → Обов'язкові поля.
Контрольні списки у розумних процесах
Розумні процеси — кастомні сутності CRM зі своїми воронками, стадіями та автоматизацією. Підходять для процесів, які не укладаються в стандартні угоди: онбординг клієнта, підготовка тендеру, аудит.
У розумному процесі контрольний список реалізується через:
- Кастомні поля типу «Так/Ні» — кожен пункт контрольного списку = окреме поле. Обов'язковість заповнення налаштовується на стадії.
- Роботи-перевірки — робот на переході між стадіями перевіряє заповненість полів. Якщо не заповнені — блокує перехід і відправляє сповіщення менеджеру.
- Бізнес-процеси — для складних контрольних списків, де потрібні узгодження та паралельні гілки.
Контроль виконання
Контрольний список корисний тільки коли керівник бачить, хто виконує, хто ігнорує. Інструменти контролю:
- Звіт по незаповненим полям — список угод, де обов'язкові поля порожні. Будується через стандартний звіт CRM з фільтром по порожнім полям.
- Дашборд у конструкторі BI — візуалізація: відсоток угод із заповненим контрольним списком на кожній стадії, рейтинг менеджерів за дисциплину заповнення.
- Автосповіщення — робот раз на день перевіряє угоди на стадіях довше N днів із незаповненими полями та відправляє нагадування менеджеру.
Що налаштовуємо
- Шаблони задач з контрольними списками для типових операцій
- Обов'язкові поля на стадіях воронки CRM-угод
- Розумні процеси з кастомними контрольними списками та блокуванням переходів
- Роботи перевірки заповненості полів при зміні стадії
- Звіти та дашборди по виконанню контрольних списків
- Автосповіщення при порушенні регламенту заповнення