Налаштування чек-листів для менеджерів Бітрікс24

Налаштування чек-листів для менеджерів Бітрікс24

Менеджер закриває угоду, забуває запросити реквізити. Бухгалтерія не може виставити рахунок, угода зависає. Інший менеджер відправляє комерційну пропозицію без погодження з керівником — умови не ті, знижка не затверджена. Третій забуває зателефонувати клієнту після зустрічі. Все це — відсутність стандартизованого процесу. Чек-листи примушують виконувати обов'язкові кроки і не дають перейти далі, поки все не зроблено. Ми налаштуємо такі чек-листи під ваш бізнес, щоб кожен етап продажів був під контролем.

Як чек-листи допомагають уникнути помилок у продажах?

На проєктах з десятками менеджерів ми бачимо одні й ті ж проблеми: пропущені дзвінки, неузгоджені знижки, втрачені документи. Чек-листи вирішують їх кардинально — ручні перевірки замінюються автоматичними. Замість того щоб нагадувати кожному, ви один раз налаштовуєте правила, і система сама блокує некоректні дії. Наприклад, якщо менеджер не завантажив договір, угода не перейде на стадію «Оплата». Економія часу керівника — до 5 годин на тиждень.

Чек-листи в задачах

Найпростіший інструмент — чек-лист всередині задачі. Створюється в картці задачі, містить пункти, які відзначаються по мірі виконання. Підходить для стандартизації повторюваної роботи.

Приклад чек-листа задачі «Підготовка до зустрічі з клієнтом»:

• Вивчити історію взаємодії в CRM
• Підготувати презентацію / комерційну пропозицію
• Перевірити актуальність контактних даних
• Погодити порядок денний з керівником
• Забронювати переговорну / налаштувати Zoom

Чек-листи задач не блокують закриття задачі — менеджер може завершити задачу з незаповненим чек-листом. Для жорсткого контролю потрібні смарт-процеси або обов'язкові поля на стадіях CRM.

Чек-листи на стадіях CRM-угоди

Більш потужний варіант — чек-листи, прив'язані до стадій воронки продажів. На кожній стадії менеджер зобов'язаний виконати певні дії, перш ніж рухати угоду далі.

Реалізація через обов'язкові поля на стадії:

Якщо обов'язкові поля не заповнені — Бітрікс24 не дає перевести угоду на наступну стадію. Це налаштовується в CRM → Налаштування → Стадії угоди → Обов'язкові поля.

Що робити, якщо стандартні стадії не підходять?

Для нестандартних процесів (онбординг клієнта, підготовка тендера, аудит) використовуйте смарт-процеси. Це кастомні сутності CRM з власними воронками та автоматизацією. Чек-лист у смарт-процесі будується через:

• Кастомні поля типу «Так/Ні» — кожен пункт чек-листа = окреме поле. Обов'язковість заповнення налаштовується на стадії.
• Роботи-перевірки — робот на переході між стадіями перевіряє заповненість полів. Якщо не заповнені — блокує перехід і відправляє повідомлення менеджеру.
• Бізнес-процеси — для складних чек-листів, де потрібні погодження та паралельні гілки.

Контроль виконання

Чек-лист корисний тільки коли керівник бачить, хто виконує, хто ігнорує. Інструменти контролю:

• Звіт по незаповнених полях — список угод, де обов'язкові поля пусті. Будується через стандартний звіт CRM з фільтром по порожніх полях.
• Дашборд у BI-конструкторі — візуалізація: відсоток угод із заповненим чек-листом на кожній стадії, рейтинг менеджерів по дисципліні заповнення.
• Автоповідомлення — робот щодня перевіряє угоди на стадіях довше N днів з незаповненими полями і відправляє нагадування менеджеру.

Що входить у налаштування під ключ

• Аналіз поточних процесів продажів і виявлення вузьких місць
• Проектування чек-листів для задач, CRM-стадій і смарт-процесів
• Налаштування обов'язкових полів, роботів і бізнес-процесів
• Створення звітів і дашбордів для контролю виконання
• Підготовка інструкції для менеджерів і навчання команди
• Технічна підтримка протягом місяця після запуску

Налаштовуємо чек-листи з опорою на реальну практику: за 7 років роботи ми впровадили контроль продажів у 40+ компаніях. Оцінимо ваш проєкт за 1 день — напишіть, і ми запропонуємо рішення з гарантією результату.

Як ми працюємо

1. Аудит ваших процесів (1-2 дні) — аналізуємо воронку, задачі, типові помилки.
2. Проектування (1-2 дні) — визначаємо склад чек-листів, точки блокування.
3. Налаштування (2-5 днів) — створюємо обов'язкові поля, роботів, дашборди.
4. Тестування і навчання (1-2 дні) — перевіряємо логіку, проводимо вебінар для команди.
5. Запуск і підтримка — супроводжуємо місяць, коригуємо при необхідності.

Порівняйте: без чек-листів середній час погодження угоди — 3 дні, з нашими налаштуваннями — до 4 годин. Ефект перевірено на проєктах з оборотом від 10 млн грн на місяць. Отримайте консультацію — розрахуємо вартість і терміни під ваші задачі.

Як корпоративний портал на Бітрікс24 вирішує проблему інформаційного хаосу?

Ми знаємо: співробітники витрачають до 2 годин на день на пошук файлів, листів і рішень. Завдання губляться в десятку чатів, погодження застряють на тижні. Керівник дізнається про зрив дедлайну лише на нараді. Корпоративний портал на Бітрікс24 прив'язує кожне повідомлення, документ і завдання до єдиного контексту. Ви отримуєте прозору картину роботи: хто над чим, які етапи, де вузькі місця. Оцінимо ваш проект безкоштовно — зв'яжіться з нами, щоб отримати архітектуру за 2 дні.

Що дає портал у щоденній роботі і чому це краще месенджерів?

У месенджерах інформація неструктурована — через тиждень обговорення потонуло. У порталі кожне повідомлення прив'язане до завдання, проекту або документа. Співробітники витрачають до 30% робочого часу на пошук даних (за McKinsey). Портал скорочує цей час у 2–3 рази за рахунок структурованих сховищ і повнотекстового пошуку — це в 2-3 рази швидше, ніж у месенджері, де інформація тоне за тиждень.

Комунікації. Жива стрічка, месенджер та відеодзвінки прив'язуються до конкретних завдань. Через півроку можна знайти будь-яке обговорення — у месенджері воно б потонуло через тиждень.

Завдання та проекти. Канбан, Гант, чеклісти, залежності, облік часу. Ефективність кожного співробітника видна у звітах — не потрібно чекати наради.

Документообіг. Маршрути погодження через дизайнер бізнес-процесів: заявка на відпустку -> керівник -> HR -> бухгалтерія. Електронний підпис, версіонування, контроль термінів. Інтеграція з електронним документообігом (СБІС, Діадок) через REST API.

HR. Адаптація новачків, заявки на відпустку/відрядження, оргструктура, графік відсутностей. Співробітник з першого дня знає, куди йти.

База знань. Wiki-движок Бітрікс24: регламенти, інструкції. Знання не йдуть зі звільненими.

Приклад із впровадження. Для виробничої компанії з 320 співробітниками ми запустили портал з інтеграцією 1С:ЗУП та Active Directory за 4 місяці. Час погодження заявок на відрядження скоротився з 3 днів до 4 годин. Економія на простої співробітників — близько 1,2 млн грн на рік. Керівники отримують автоматичні звіти з ефективності підрозділів. Термін відповіді клієнтам зменшився на 20%. Окупність порталу — 7 місяців.

Як інтеграція з 1С та Active Directory прискорює кадровий облік?

Інтеграція з 1С:Підприємство через модуль b24connector або кастомний REST-обробник: заявка на відпустку затверджується на порталі через бізнес-процес та автоматично потрапляє в 1С:ЗУП для розрахунку відпускних. Active Directory (SSO через модуль ldap) — обліковка співробітника створюється один раз в AD та синхронізується на портал, пошту, VPN. При звільненні блокується всюди. Ручне створення акаунтів виключено, помилки мінімізовані.

Типи корпоративних порталів та ключові інтеграції

Додаткові інтеграції, що дають реальну цінність:

• Пошта. Exchange через EWS API або IMAP, синхронізація календарів, створення завдання з листа.
• IP-телефонія. Asterisk, Mango Office, Zadarma через REST API — дзвінки з порталу, картка контакту, запис розмов.
• Відеоконференції. Вбудовані відеодзвінки або інтеграція з Zoom/Teams через marketplace.
• ЕДО. СБІС, Діадок через REST API — повністю електронний документообіг з контрагентами.

Безпека та відповідність 152-ФЗ

На порталі — персональні дані, фінансова звітність, стратегічні плани. Ми гарантуємо захист:

• рольова модель через CGroup та права на рівні розділів;
• двофакторна аутентифікація (OTP, Яндекс.Ключ, SMS);
• аудит всіх дій (b_event_log);
• шифрування TLS на передачу та шифрування дисків;
• повна відповідність Федеральному закону № 152-ФЗ «Про персональні дані».

Як відбувається впровадження? Покроковий план

1. Аудит — фіксуємо поточні процеси, вимірюємо втрати часу.
2. Проектування — обираємо тип порталу, плануємо інтеграції.
3. Реалізація — налаштовуємо бізнес-процеси, права, інтерфейс.
4. Тест — пілотна група перевіряє сценарії, ми виправляємо недоліки.
5. Запуск — підключаємо всіх співробітників, навчаємо, передаємо документацію.

Що входить у роботу

В результаті ви отримуєте:

• проектну документацію (архітектура, схеми бізнес-процесів, технічне завдання);
• налаштований портал з інтеграціями (1С, AD, пошта, телефонія, ЕДО);
• опис бізнес-процесів та інструкції для адміністраторів і користувачів;
• 30 днів технічної підтримки після запуску.

Підтримка після запуску: як не дати порталу померти

Через півроку багато порталів стають занедбаними. Щоб цього уникнути, пропонуємо пакети з фіксованим SLA та виділеним адміністратором. Моніторинг продуктивності, оновлення платформи, адміністрування користувачів, доопрацювання нових модулів. Досвід нашої команди — понад 50 впроваджень корпоративних порталів на Бітрікс24, 10+ років роботи, статус сертифікованого партнера 1С-Бітрікс. Гарантуємо якість та терміни.

Мобільний доступ. Нативний додаток Бітрікс24 (iOS/Android) з push-сповіщеннями, завданнями, чатами. Адаптивний веб-інтерфейс для екстранет-користувачів (не треба встановлювати додаток). Офлайн-доступ до документів та завдань, синхронізація при відновленні зв'язку.

Замовте впровадження корпоративного порталу під ключ

Зв'яжіться з нами — оцінимо ваш проект, запропонуємо архітектуру та терміни. Отримайте консультацію безкоштовно та переконайтеся, що портал окупається в перші півроку. Замовляйте впровадження та почніть автоматизацію вже сьогодні.