Налаштування чек-листів для менеджерів Бітрікс24
Менеджер закриває угоду, забуває запросити реквізити. Бухгалтерія не може виставити рахунок, угода зависає. Інший менеджер відправляє комерційну пропозицію без погодження з керівником — умови не ті, знижка не затверджена. Третій забуває зателефонувати клієнту після зустрічі. Все це — відсутність стандартизованого процесу. Чек-листи примушують виконувати обов'язкові кроки і не дають перейти далі, поки все не зроблено. Ми налаштуємо такі чек-листи під ваш бізнес, щоб кожен етап продажів був під контролем.
Як чек-листи допомагають уникнути помилок у продажах?
На проєктах з десятками менеджерів ми бачимо одні й ті ж проблеми: пропущені дзвінки, неузгоджені знижки, втрачені документи. Чек-листи вирішують їх кардинально — ручні перевірки замінюються автоматичними. Замість того щоб нагадувати кожному, ви один раз налаштовуєте правила, і система сама блокує некоректні дії. Наприклад, якщо менеджер не завантажив договір, угода не перейде на стадію «Оплата». Економія часу керівника — до 5 годин на тиждень.
Чек-листи в задачах
Найпростіший інструмент — чек-лист всередині задачі. Створюється в картці задачі, містить пункти, які відзначаються по мірі виконання. Підходить для стандартизації повторюваної роботи.
Приклад чек-листа задачі «Підготовка до зустрічі з клієнтом»:
- Вивчити історію взаємодії в CRM
- Підготувати презентацію / комерційну пропозицію
- Перевірити актуальність контактних даних
- Погодити порядок денний з керівником
- Забронювати переговорну / налаштувати Zoom
Чек-листи задач не блокують закриття задачі — менеджер може завершити задачу з незаповненим чек-листом. Для жорсткого контролю потрібні смарт-процеси або обов'язкові поля на стадіях CRM.
Чек-листи на стадіях CRM-угоди
Більш потужний варіант — чек-листи, прив'язані до стадій воронки продажів. На кожній стадії менеджер зобов'язаний виконати певні дії, перш ніж рухати угоду далі.
Реалізація через обов'язкові поля на стадії:
| Стадія угоди | Обов'язкові поля / дії |
|---|---|
| Кваліфікація | Заповнений бюджет, вказано джерело, визначено потребу |
| Комерційна пропозиція | Завантажено файл КП, заповнено поле «Умови оплати» |
| Погодження | Поле «Погоджено керівником» = Так |
| Договір | Завантажено підписаний договір, заповнено реквізити |
| Оплата | Вказана сума, дата оплати, номер рахунку |
Якщо обов'язкові поля не заповнені — Бітрікс24 не дає перевести угоду на наступну стадію. Це налаштовується в CRM → Налаштування → Стадії угоди → Обов'язкові поля.
Що робити, якщо стандартні стадії не підходять?
Для нестандартних процесів (онбординг клієнта, підготовка тендера, аудит) використовуйте смарт-процеси. Це кастомні сутності CRM з власними воронками та автоматизацією. Чек-лист у смарт-процесі будується через:
- Кастомні поля типу «Так/Ні» — кожен пункт чек-листа = окреме поле. Обов'язковість заповнення налаштовується на стадії.
- Роботи-перевірки — робот на переході між стадіями перевіряє заповненість полів. Якщо не заповнені — блокує перехід і відправляє повідомлення менеджеру.
- Бізнес-процеси — для складних чек-листів, де потрібні погодження та паралельні гілки.
Контроль виконання
Чек-лист корисний тільки коли керівник бачить, хто виконує, хто ігнорує. Інструменти контролю:
- Звіт по незаповнених полях — список угод, де обов'язкові поля пусті. Будується через стандартний звіт CRM з фільтром по порожніх полях.
- Дашборд у BI-конструкторі — візуалізація: відсоток угод із заповненим чек-листом на кожній стадії, рейтинг менеджерів по дисципліні заповнення.
- Автоповідомлення — робот щодня перевіряє угоди на стадіях довше N днів з незаповненими полями і відправляє нагадування менеджеру.
Що входить у налаштування під ключ
- Аналіз поточних процесів продажів і виявлення вузьких місць
- Проектування чек-листів для задач, CRM-стадій і смарт-процесів
- Налаштування обов'язкових полів, роботів і бізнес-процесів
- Створення звітів і дашбордів для контролю виконання
- Підготовка інструкції для менеджерів і навчання команди
- Технічна підтримка протягом місяця після запуску
Налаштовуємо чек-листи з опорою на реальну практику: за 7 років роботи ми впровадили контроль продажів у 40+ компаніях. Оцінимо ваш проєкт за 1 день — напишіть, і ми запропонуємо рішення з гарантією результату.
Як ми працюємо
- Аудит ваших процесів (1-2 дні) — аналізуємо воронку, задачі, типові помилки.
- Проектування (1-2 дні) — визначаємо склад чек-листів, точки блокування.
- Налаштування (2-5 днів) — створюємо обов'язкові поля, роботів, дашборди.
- Тестування і навчання (1-2 дні) — перевіряємо логіку, проводимо вебінар для команди.
- Запуск і підтримка — супроводжуємо місяць, коригуємо при необхідності.
Порівняйте: без чек-листів середній час погодження угоди — 3 дні, з нашими налаштуваннями — до 4 годин. Ефект перевірено на проєктах з оборотом від 10 млн грн на місяць. Отримайте консультацію — розрахуємо вартість і терміни під ваші задачі.