Налаштування диска в Bitrix24
Файли компанії лежать везде: на робочих столах співробітників, у особистих Google Drive, у переписці по пошті, в месенджерах. Новий працівник приходить в відділ й неділю з'ясовує, де актуальний прайс-лист, а де застарілий. Хтось перезаписав файл—і попередня версія втрачена. Bitrix24.Диск вирішує це, але лише якщо налаштувано: структура папок, права доступу, правила іменування, інтеграція з робочими інструментами.
Структура сховища
Диск Bitrix24 ділиться на три рівні:
- Особистий диск співробітника—файли видить тільки власник. Підходить для чернеток і робочих матеріалів.
- Диск робочої групи—файли доступні учасникам групи. Використовується для проектних документів: ТЗ, макети, протоколи зустрічей.
- Загальний диск компанії—корінь сховища з папками по відділам, напрямкам, типам документів. Доступ регулюється правами.
Правильна структура загального диска—це ієрархія, зрозуміла без інструкції. Приклад:
Компанія/
├── Шаблони документів/
├── Регламенти/
├── Маркетинг/
│ ├── Брендбук/
│ ├── Баннери/
│ └── Контент-план/
├── Продажи/
│ ├── Комерційні пропозиції/
│ └── Прайс-листи/
└── HR/
├── Вакансії/
└── Онбординг/
Версійність
Кожне збереження файла на Диску створює нову версію. Співробітник випадково видалив абзац у документі й зберіг—не проблема: відкриваємо історію версій, відновлюємо попередню.
Налаштування версійності:
- Кількість збережених версій—за замовчуванням зберігаються всі. Для економії місця можна обмежити: останні 10 версій або версії за останні 90 днів.
- Блокування файла—при редагуванні файл блокується для інших користувачів. Це виключає конфлікти при одночасному редагуванні.
Спільна робота
Документи .docx, .xlsx і .pptx редагуються прямо в браузері через вбудований онлайн-редактор Bitrix24 або через підключений OnlyOffice / MS Office Online. Декілька людей працюють з файлом одночасно—зміни видні в реальному часі.
Налаштовуємо:
- Підключення серверного OnlyOffice (для коробочної версії) або активацію вбудованого редактора (для хмари)
- Правила спільного доступу: хто може редагувати, хто—лише переглядати
- Шаблони файлів: типовий договір, бриф, протокол—створюються з шаблону на Диску
Синхронізація з комп'ютером
Приложение Bitrix24.Desktop синхронізує папки Диска з локальною файловою системою. Співробітник працює з файлами як з звичайними папками на комп'ютері—зміни автоматично завантажуються в Bitrix24.
Що налаштовуємо:
- Вибір папок для синхронізації—не потрібно тягти весь Диск, тільки робочі папки
- Політику конфліктів—що робити, якщо файл змінений одночасно локально й у хмарі
- Обмеження типів файлів—виключення з синхронізації тимчасових файлів, кешів
Інтеграція з CRM і завданнями
Файли з Диска прив'язуються до сутностей CRM: угод, контактів, компаній. Договір лежить не «де-небудь на Диску», а в картці угоди. Технічне завдання—у завданні проекту.
Бізнес-процес може автоматично копіювати файл із шаблонної папки в папку угоди при створенні, перейменовувати за шаблоном, сповіщати відповідального.
Що налаштовуємо
- Структуру загального диска: папки по відділам і напрямкам
- Права доступу до папок і файлів за ролями й відділами
- Версійність: політику зберігання, правила блокування
- Онлайн-редактор для спільної роботи
- Синхронізацію з десктопним додатком
- Прив'язку файлів до сутностей CRM і завдань