Налаштування документообігу в Bitrix24
Договори узгоджуються через пошту. Менеджер відправляє файл керівнику, той переслідає юристу, юрист редагує й кидає назад—без версійності, без статусів, без розуміння, на якому етапі документ прямо сейчас. Паралельно хтось відкриває стару версію з папки на робочому столі й працює з нею. Результат: втрачені правки, дубльовані файли, не дотримані терміни. Модуль документообігу в Bitrix24 вирішує це—якщо його налаштувати.
Шаблони документів
Основа документообігу—шаблони. Замість копіювання минулорічного договору й ручної заміни реквізитів використовується генерація з шаблону з підстановкою даних CRM.
Що налаштовуємо:
- Шаблони договорів, актів, рахунків—створюємо у форматі .docx із заповнювачами. Поля підтягуються з картки угоди, компанії або контакту: назва, ІПН, адреса, сума, перелік товарів.
-
Нумерація—автоматична наскрізна нумерація з префіксами за типом документу. Договори —
ДОГ-2025-001, акти —АКТ-2025-001. Нумератор налаштовується через користувацькі поля й бізнес-процеси. - Прив'язка до CRM—документ генерується з картки угоди однією кнопкою. Готовий файл зберігається в таймлайні угоди й на Диску.
Маршрути узгодження
Документ без маршруту—це просто файл. Маршрут перетворює його на керовуємий процес зі відповідальними, терміни й статусами.
Типові маршрути:
- Послідовне узгодження—документ проходить ланцюжок: менеджер → керівник відділу → юрист → директор. Кожен учасник отримує повідомлення, бачить документ, ставить позначку «Узгоджено» або «На доопрацювання».
- Паралельне узгодження—документ йде одночасно юристу й бухгалтеру. Процес рухається далі, коли обидва узгодили.
- Умовні гілки—якщо сума договору більше порогу (наприклад, 500 000 грн), додається етап узгодження з фінансовим директором. Умова задається в дизайнері бізнес-процесів.
Кожен етап має дедлайн. Якщо узгоджуючий не відповів за 2 дні—система відправляє нагадування, через 3 дні—эскалацію керівнику.
Електронний підпис
Bitrix24 підтримує роботу з ЕЦП через модуль «Документи». Налаштовуємо:
- Інтеграцію з сервісами електронного підпису (наприклад, через REST API зовнішнього провайдера)
- Поле статусу підписання в картці документа
- Автоматичну зміну стадії угоди після підписання обома сторонами
Зберігання й пошук
Підписані документи зберігаються на Диску Bitrix24 у структурованих папках. Структура створюється автоматично: Документи / 2025 / Договори / Компанія «Альфа». Бізнес-процес переміщує фінальну версію в потрібну папку після завершення маршруту.
Пошук по документам працює за вмістом файлів—Bitrix24 індексує .docx і .pdf. Плюс фільтрація за користувацькими полями: тип документа, статус, контрагент, дата.
Контроль і звітність
Керівник бачить:
- Список документів на узгодженні—хто утримує процес, скільки днів документ на етапі
- Історію узгодження—хто коли затвердив, хто повернув на доопрацювання, які коментарі залишив
- Статистику—середній час узгодження за типами документів, кількість повернень на доопрацювання
Що налаштовуємо
- Шаблони документів із підстановкою даних з CRM
- Автоматичну нумерацію за типами документів
- Маршрути узгодження: послідовні, паралельні, з умовними гілками
- Дедлайни й эскалації на кожному етапі
- Інтеграцію з сервісами електронного підпису
- Структуру зберігання на Диску з автоматичним розкладанням по папках
- Навчання співробітників роботі з маршрутами й шаблонами