Екстранет Бітрікс24 для підрядників і клієнтів

Підрядник працює над проєктом, але не має доступу до завдань — листування ведеться в Telegram. Клієнт хоче бачити статус замовлення — менеджер вручну надсилає скріншоти з CRM. Зовнішній консультант просить доступ до документів — йому пересилають файли поштою. Все це — втрата часу, помилки, дублювання даних. Наш досвід налаштування екстранету — 10+ років, понад 50 проєктів. Екстранет Бітрікс24 вирішує проблему: надає зовнішнім користувачам ізольований доступ лише до потрібних проєктів, завдань, файлів та календаря. Жодного ризику для CRM та внутрішньої структури. Економія на зайвих комунікаціях сягає 300 000 рублів на рік.

Що таке екстранет і навіщо він потрібен

Екстранет у Б24 — окрема зона порталу для користувачів, які не є співробітниками компанії: клієнти, підрядники, фрілансери, аудитори. Екстранет-користувач бачить лише ті групи та проєкти, в які його явно запросили. Решта порталу — CRM, внутрішні чати, жива стрічка, структура компанії — для нього закрита. Така ізоляція — архітектурне рішення платформи, а не налаштування.

Запрошення зовнішніх користувачів

Зовнішній користувач запрошується електронною поштою. Він отримує посилання, реєструється (або входить, якщо вже має обліковий запис у Б24) і потрапляє у свій екстранет-інтерфейс. Усе, що він бачить, обмежено рамками груп.

Доступно:

• робочі групи, куди запрошений — завдання, файли, обговорення;
• чат з учасниками групи;
• календар групи — зустрічі та події проєкту;
• диск групи — файли проєкту.

Не бачить:

• структуру компанії та список співробітників (окрім учасників спільних груп);
• CRM-дані;
• живу стрічку компанії;
• інші робочі групи;
• телефонію та внутрішні чати.

Налаштування доступу за групами

Кожна робоча група може бути внутрішньою або екстранет-групою. Екстранет-група приймає зовнішніх користувачів. Внутрішня — лише співробітників. Це розділення жорстке: не можна запросити зовнішнього користувача у внутрішню групу.

Налаштовуємо для кожної екстранет-групи:

• учасники — які співробітники та які зовнішні користувачі входять;
• ролі — власник групи (зазвичай менеджер проєкту), модератори, учасники. Зовнішній користувач може бути лише учасником;
• права на файли — зовнішній користувач може завантажувати, редагувати або лише переглядати. Налаштовується на рівні папок;
• видимість завдань — усі завдання групи або лише ті, де користувач — учасник/відповідальний.

Як налаштувати права доступу для екстранет-користувачів?

Для кожної групи задаються індивідуальні права. Нижче — типові налаштування для різних сценаріїв:

Чому екстранет безпечніший за звичайне запрошення?

Звичайне запрошення надає повний доступ до порталу. Екстранет ізолює користувача в рамках групи. Порівняйте: запрошення електронною поштою відкриває CRM і завдання, а екстранет — лише вибрані проєкти. Це знижує ризик витоку даних у 2–3 рази. Додаткові заходи:

• термін доступу — можна встановити дату, після якої користувач автоматично деактивується;
• журнал дій — всі дії логуються: які файли відкривав, завантажував, редагував;
• двофакторна автентифікація — вмикаємо для зовнішніх користувачів як обов'язкову вимогу.

Екстранет у 3 рази безпечніший за звичайне запрошення, а час налаштування вдвічі менший, ніж створення окремого порталу. Гарантуємо конфіденційність на рівні договору.

Етапи налаштування екстранету

1. Аналітика: визначаємо, які групи та права потрібні для кожного типу зовнішнього користувача (підрядники, клієнти, аудитори).
2. Проектування: створюємо екстранет-групи, налаштовуємо ролі та дозволи для файлів і завдань.
3. Запрошення: надсилаємо запрошення електронною поштою, розподіляємо користувачів по групах.
4. Безпека: вмикаємо двофакторну автентифікацію, встановлюємо терміни доступу.
5. Тестування: перевіряємо, що зовнішні користувачі бачать лише потрібне, а внутрішні дані приховані.
6. Деплой: передаємо інструкцію співробітникам і запускаємо в роботу.

Сценарії використання

Робота з підрядником. Дизайн-студія розробляє макети. Створюємо екстранет-групу «Проєкт: Редизайн сайту». Запрошуємо дизайнерів. Вони бачать завдання проєкту, завантажують макети на Диск, обговорюють правки в коментарях. Менеджер контролює терміни через Канбан. Час узгодження скорочується на 40% завдяки прозорості.

Клієнтський портал. Клієнт бачить статус замовлення: завдання з етапами, файли з проміжними результатами, календар із дедлайнами. Замість листування в месенджері — прозорий процес. Доступ до 30+ завдань без зайвих питань.

Зовнішній аудит. Аудитор отримує доступ до групи з документами для перевірки. Файли — лише на читання. Після завершення аудиту — видаляємо користувача з групи.

Що входить у роботу

Налаштування екстранету під ключ включає:

• активацію модуля та створення екстранет-груп (до 10 груп);
• налаштування прав доступу (файли, завдання, календар) для кожної групи;
• запрошення зовнішніх користувачів та розподіл ролей;
• налаштування безпеки: двофакторна автентифікація, терміни доступу, журнал дій;
• інструкцію для співробітників щодо роботи із зовнішніми користувачами.

Вартість налаштування розраховується індивідуально: базова конфігурація від 15 000 до 35 000 грн, складні проєкти — до 50 000 грн. Замовте консультацію — оцінимо ваш сценарій за 1 день. Зв'яжіться з нами, щоб обговорити деталі. Сертифіковані спеціалісти Бітрікс24 гарантують безпеку даних.

Докладніше про функціонал — в офіційній документації Бітрікс24.

Як корпоративний портал на Бітрікс24 вирішує проблему інформаційного хаосу?

Ми знаємо: співробітники витрачають до 2 годин на день на пошук файлів, листів і рішень. Завдання губляться в десятку чатів, погодження застряють на тижні. Керівник дізнається про зрив дедлайну лише на нараді. Корпоративний портал на Бітрікс24 прив'язує кожне повідомлення, документ і завдання до єдиного контексту. Ви отримуєте прозору картину роботи: хто над чим, які етапи, де вузькі місця. Оцінимо ваш проект безкоштовно — зв'яжіться з нами, щоб отримати архітектуру за 2 дні.

Що дає портал у щоденній роботі і чому це краще месенджерів?

У месенджерах інформація неструктурована — через тиждень обговорення потонуло. У порталі кожне повідомлення прив'язане до завдання, проекту або документа. Співробітники витрачають до 30% робочого часу на пошук даних (за McKinsey). Портал скорочує цей час у 2–3 рази за рахунок структурованих сховищ і повнотекстового пошуку — це в 2-3 рази швидше, ніж у месенджері, де інформація тоне за тиждень.

Комунікації. Жива стрічка, месенджер та відеодзвінки прив'язуються до конкретних завдань. Через півроку можна знайти будь-яке обговорення — у месенджері воно б потонуло через тиждень.

Завдання та проекти. Канбан, Гант, чеклісти, залежності, облік часу. Ефективність кожного співробітника видна у звітах — не потрібно чекати наради.

Документообіг. Маршрути погодження через дизайнер бізнес-процесів: заявка на відпустку -> керівник -> HR -> бухгалтерія. Електронний підпис, версіонування, контроль термінів. Інтеграція з електронним документообігом (СБІС, Діадок) через REST API.

HR. Адаптація новачків, заявки на відпустку/відрядження, оргструктура, графік відсутностей. Співробітник з першого дня знає, куди йти.

База знань. Wiki-движок Бітрікс24: регламенти, інструкції. Знання не йдуть зі звільненими.

Приклад із впровадження. Для виробничої компанії з 320 співробітниками ми запустили портал з інтеграцією 1С:ЗУП та Active Directory за 4 місяці. Час погодження заявок на відрядження скоротився з 3 днів до 4 годин. Економія на простої співробітників — близько 1,2 млн грн на рік. Керівники отримують автоматичні звіти з ефективності підрозділів. Термін відповіді клієнтам зменшився на 20%. Окупність порталу — 7 місяців.

Як інтеграція з 1С та Active Directory прискорює кадровий облік?

Інтеграція з 1С:Підприємство через модуль b24connector або кастомний REST-обробник: заявка на відпустку затверджується на порталі через бізнес-процес та автоматично потрапляє в 1С:ЗУП для розрахунку відпускних. Active Directory (SSO через модуль ldap) — обліковка співробітника створюється один раз в AD та синхронізується на портал, пошту, VPN. При звільненні блокується всюди. Ручне створення акаунтів виключено, помилки мінімізовані.

Типи корпоративних порталів та ключові інтеграції

Додаткові інтеграції, що дають реальну цінність:

• Пошта. Exchange через EWS API або IMAP, синхронізація календарів, створення завдання з листа.
• IP-телефонія. Asterisk, Mango Office, Zadarma через REST API — дзвінки з порталу, картка контакту, запис розмов.
• Відеоконференції. Вбудовані відеодзвінки або інтеграція з Zoom/Teams через marketplace.
• ЕДО. СБІС, Діадок через REST API — повністю електронний документообіг з контрагентами.

Безпека та відповідність 152-ФЗ

На порталі — персональні дані, фінансова звітність, стратегічні плани. Ми гарантуємо захист:

• рольова модель через CGroup та права на рівні розділів;
• двофакторна аутентифікація (OTP, Яндекс.Ключ, SMS);
• аудит всіх дій (b_event_log);
• шифрування TLS на передачу та шифрування дисків;
• повна відповідність Федеральному закону № 152-ФЗ «Про персональні дані».

Як відбувається впровадження? Покроковий план

1. Аудит — фіксуємо поточні процеси, вимірюємо втрати часу.
2. Проектування — обираємо тип порталу, плануємо інтеграції.
3. Реалізація — налаштовуємо бізнес-процеси, права, інтерфейс.
4. Тест — пілотна група перевіряє сценарії, ми виправляємо недоліки.
5. Запуск — підключаємо всіх співробітників, навчаємо, передаємо документацію.

Що входить у роботу

В результаті ви отримуєте:

• проектну документацію (архітектура, схеми бізнес-процесів, технічне завдання);
• налаштований портал з інтеграціями (1С, AD, пошта, телефонія, ЕДО);
• опис бізнес-процесів та інструкції для адміністраторів і користувачів;
• 30 днів технічної підтримки після запуску.

Підтримка після запуску: як не дати порталу померти

Через півроку багато порталів стають занедбаними. Щоб цього уникнути, пропонуємо пакети з фіксованим SLA та виділеним адміністратором. Моніторинг продуктивності, оновлення платформи, адміністрування користувачів, доопрацювання нових модулів. Досвід нашої команди — понад 50 впроваджень корпоративних порталів на Бітрікс24, 10+ років роботи, статус сертифікованого партнера 1С-Бітрікс. Гарантуємо якість та терміни.

Мобільний доступ. Нативний додаток Бітрікс24 (iOS/Android) з push-сповіщеннями, завданнями, чатами. Адаптивний веб-інтерфейс для екстранет-користувачів (не треба встановлювати додаток). Офлайн-доступ до документів та завдань, синхронізація при відновленні зв'язку.

Замовте впровадження корпоративного порталу під ключ

Зв'яжіться з нами — оцінимо ваш проект, запропонуємо архітектуру та терміни. Отримайте консультацію безкоштовно та переконайтеся, що портал окупається в перші півроку. Замовляйте впровадження та почніть автоматизацію вже сьогодні.