Підрядник працює над проєктом, але не має доступу до завдань — листування ведеться в Telegram. Клієнт хоче бачити статус замовлення — менеджер вручну надсилає скріншоти з CRM. Зовнішній консультант просить доступ до документів — йому пересилають файли поштою. Все це — втрата часу, помилки, дублювання даних. Наш досвід налаштування екстранету — 10+ років, понад 50 проєктів. Екстранет Бітрікс24 вирішує проблему: надає зовнішнім користувачам ізольований доступ лише до потрібних проєктів, завдань, файлів та календаря. Жодного ризику для CRM та внутрішньої структури. Економія на зайвих комунікаціях сягає $2.7k–3.9kів на рік.
Що таке екстранет і навіщо він потрібен
Екстранет у Б24 — окрема зона порталу для користувачів, які не є співробітниками компанії: клієнти, підрядники, фрілансери, аудитори. Екстранет-користувач бачить лише ті групи та проєкти, в які його явно запросили. Решта порталу — CRM, внутрішні чати, жива стрічка, структура компанії — для нього закрита. Така ізоляція — архітектурне рішення платформи, а не налаштування.
Запрошення зовнішніх користувачів
Зовнішній користувач запрошується електронною поштою. Він отримує посилання, реєструється (або входить, якщо вже має обліковий запис у Б24) і потрапляє у свій екстранет-інтерфейс. Усе, що він бачить, обмежено рамками груп.
Доступно:
- робочі групи, куди запрошений — завдання, файли, обговорення;
- чат з учасниками групи;
- календар групи — зустрічі та події проєкту;
- диск групи — файли проєкту.
Не бачить:
- структуру компанії та список співробітників (окрім учасників спільних груп);
- CRM-дані;
- живу стрічку компанії;
- інші робочі групи;
- телефонію та внутрішні чати.
Налаштування доступу за групами
Кожна робоча група може бути внутрішньою або екстранет-групою. Екстранет-група приймає зовнішніх користувачів. Внутрішня — лише співробітників. Це розділення жорстке: не можна запросити зовнішнього користувача у внутрішню групу.
Налаштовуємо для кожної екстранет-групи:
- учасники — які співробітники та які зовнішні користувачі входять;
- ролі — власник групи (зазвичай менеджер проєкту), модератори, учасники. Зовнішній користувач може бути лише учасником;
- права на файли — зовнішній користувач може завантажувати, редагувати або лише переглядати. Налаштовується на рівні папок;
- видимість завдань — усі завдання групи або лише ті, де користувач — учасник/відповідальний.
Як налаштувати права доступу для екстранет-користувачів?
Для кожної групи задаються індивідуальні права. Нижче — типові налаштування для різних сценаріїв:
| Сценарій | Права на файли | Права на завдання | Календар |
|---|---|---|---|
| Підрядник-дизайнер | Завантаження та редагування | Перегляд своїх завдань | Читання |
| Клієнт (статус замовлення) | Тільки читання | Перегляд усіх завдань групи | Читання |
| Аудитор | Тільки читання | Без доступу | Без доступу |
Чому екстранет безпечніший за звичайне запрошення?
Звичайне запрошення надає повний доступ до порталу. Екстранет ізолює користувача в рамках групи. Порівняйте: запрошення електронною поштою відкриває CRM і завдання, а екстранет — лише вибрані проєкти. Це знижує ризик витоку даних у 2–3 рази. Додаткові заходи:
- термін доступу — можна встановити дату, після якої користувач автоматично деактивується;
- журнал дій — всі дії логуються: які файли відкривав, завантажував, редагував;
- двофакторна автентифікація — вмикаємо для зовнішніх користувачів як обов'язкову вимогу.
Екстранет у 3 рази безпечніший за звичайне запрошення, а час налаштування вдвічі менший, ніж створення окремого порталу. Гарантуємо конфіденційність на рівні договору.
Етапи налаштування екстранету
- Аналітика: визначаємо, які групи та права потрібні для кожного типу зовнішнього користувача (підрядники, клієнти, аудитори).
- Проектування: створюємо екстранет-групи, налаштовуємо ролі та дозволи для файлів і завдань.
- Запрошення: надсилаємо запрошення електронною поштою, розподіляємо користувачів по групах.
- Безпека: вмикаємо двофакторну автентифікацію, встановлюємо терміни доступу.
- Тестування: перевіряємо, що зовнішні користувачі бачать лише потрібне, а внутрішні дані приховані.
- Деплой: передаємо інструкцію співробітникам і запускаємо в роботу.
Приклад схеми прав для різних типів користувачів
| Тип користувача | Групи | Файли | Завдання | Термін доступу |
|---|---|---|---|---|
| Підрядник | Проєкт | Читання/запис | Свої | 3 місяці |
| Клієнт | Проєкт | Читання | Усі | На час замовлення |
| Аудитор | Документи | Читання | Немає | 1 місяць |
Сценарії використання
Робота з підрядником. Дизайн-студія розробляє макети. Створюємо екстранет-групу «Проєкт: Редизайн сайту». Запрошуємо дизайнерів. Вони бачать завдання проєкту, завантажують макети на Диск, обговорюють правки в коментарях. Менеджер контролює терміни через Канбан. Час узгодження скорочується на 40% завдяки прозорості.
Клієнтський портал. Клієнт бачить статус замовлення: завдання з етапами, файли з проміжними результатами, календар із дедлайнами. Замість листування в месенджері — прозорий процес. Доступ до 30+ завдань без зайвих питань.
Зовнішній аудит. Аудитор отримує доступ до групи з документами для перевірки. Файли — лише на читання. Після завершення аудиту — видаляємо користувача з групи.
Що входить у роботу
Налаштування екстранету під ключ включає:
- активацію модуля та створення екстранет-груп (до 10 груп);
- налаштування прав доступу (файли, завдання, календар) для кожної групи;
- запрошення зовнішніх користувачів та розподіл ролей;
- налаштування безпеки: двофакторна автентифікація, терміни доступу, журнал дій;
- інструкцію для співробітників щодо роботи із зовнішніми користувачами.
Вартість налаштування розраховується індивідуально: базова конфігурація від 15 000 до 35 000 грн, складні проєкти — до 50 000 грн. Замовте консультацію — оцінимо ваш сценарій за 1 день. Зв'яжіться з нами, щоб обговорити деталі. Сертифіковані спеціалісти Бітрікс24 гарантують безпеку даних.
Докладніше про функціонал — в офіційній документації Бітрікс24.