Налаштування графіка відпусток в Бітрікс24
У січні HR розсилає таблицю в Excel — «заповніть планові дати відпустки». Таблиця повертається в десяти варіантах, половина співробітників забуває, керівники не перевіряють перетини. Влітку в відділі з чотирьох людей трое на відпустці одночасно. Бітрікс24 дозволяє вести графік відпусток з контролем залишку днів, перевіркою перетину та ланцюжком узгодження.
Смарт-процес «Відпустки»
Кожна заявка на відпустку — елемент смарт-процесу. Поля карточки:
- Співробітник — прив'язка до структури компанії
- Тип відпустки — щорічна, без збереження, навчальна, додаткова
- Дата початку та дата закінчення
- Кількість днів — розраховується автоматично з урахуванням вихідних
- Залишок днів — підтягується з карточки співробітника
- Замісник — хто виконує обов'язки
Етапи: «Чернетка» → «На узгодженні» → «Узгоджено» → «На відпустці» → «Завершено» / «Скасовано».
Ланцюжок узгодження
Маршрут заявки залежить від типу та тривалості:
- Керівник відділу — узгоджує першим. Бачить перетини з іншими співробітниками відділу.
- HR — перевіряє залишок днів і відповідність графіку.
- Директор — підключається при відпустці тривалістю понад 14 днів або для керівників.
Кожний узгоджувач отримує сповіщення з даними заявки та кнопками «Узгодити» / «Відхилити». При відхиленні обов'язковий коментар з причиною.
Контроль перетинів
При подачі заявки робот перевіряє: чи немає на ці ж дати узгоджених відпусток у інших співробітників того ж відділу. Якщо перетин виявлено — узгоджувач бачить попередження в карточці заявки з указанням, хто з колег уже на відпустці ці дати.
Правило мінімального покриття: у налаштуваннях задається мінімальна кількість співробітників, які повинні бути на місці в кожному відділі. Якщо відпустка порушує поріг — заявка отримує позначку «Потребує уваги».
Облік залишків
Залишок днів ведеться в полі карточки співробітника або у пов'язаному смарт-процесі «Баланс відпусток»:
- На початку року нараховується річний ліміт (28 днів за замовчуванням)
- При узгодженні заявки залишок зменшується на кількість днів
- При скасуванні — відновлюється
- Невикористані дні переносяться або втрачаються — залежить від політики компанії
Інтеграція з календарем
Узгоджена відпустка автоматично створює подію «Відсутність» в календарі Б24:
- Колеги бачать, що співробітник недоступний
- При плануванні зустрічей система попереджає про конфлікт
- У загальному календарі відділу відпустки відображаються кольоровою смугою
Що настроюємо
- Смарт-процес «Відпустки» з карточкою заявки та етапами узгодження
- Ланцюжок узгодження з урахуванням типу та тривалості відпустки
- Автоматичну перевірку перетинів і мінімального покриття
- Облік залишків днів з нарахуванням та списанням
- Синхронізацію узгоджених відпусток з календарем Б24
- Річний звіт з відпусток для HR та керівників