Налаштування HR-модуля у Bitrix24
Новий співробітник вийшов на роботу — і першу неделю ходить по кабінетах: тут підписати, там отримати доступ, тут заповнити анкету. HR веде список завдань онбордингу в голові або в замітках. Заявки на відпустку приходять у приватних повідомленнях, лікарні оформлюються задім числом, а реєстр співробітників — Excel-файл, який не оновлювали з минулого кварталу. HR-модуль у Bitrix24 не замінить програму обліку розрахунків, але закриває операційні HR-завдання: онбординг, заявки, справочник співробітників, кадрові процеси.
Справочник співробітників
Основа HR-модуля — структура компанії та профілі співробітників. Кожен співробітник має карточку з даними: ПІБ, посада, підрозділ, дата прийму, контакти, фото.
Для HR додаються кастомні поля:
- Дата народження — для автоматичних привітань.
- Дата закінчення випробувального терміну — нагадування HR за тиждень.
- Формат роботи — офіс, удалено, гібрид.
- Розмір одягу — якщо компанія видає форму.
Кастомні поля створюються в Налаштування → Користувацькі поля. Видимість полів налаштовується: частина даних видна всім співробітникам, частина — лише HR та керівнику.
Онбординг нового співробітника
Онбординг автоматизується через бізнес-процес або шаблон завдання з підзавданнями. При додаванні нового співробітника на портал запускається ланцюжок:
- HR — підготувати документи, завести карточку в програмі розрахунків, оформити пропуск.
- IT — створити облікові запис, налаштувати робоче місце, видати техніку.
- Керівник — провести вводну зустріч, призначити наставника.
- Наставник — провести навчання по процесах, дати доступ до бази знань.
- Співробітник — заповнити профіль, пройти вводне навчання, підписати документи.
Кожне завдання має відповідального та термін. HR видит статус онбордингу: які пункти виконані, які прострочені, на кому застряло.
Заявки співробітників
Типові HR-заявки оформлюються через бізнес-процеси у Живій стрічці або через спеціальні списки:
- Заявка на відпустку — співробітник вказує дати та тип відпустки. Заявка йде керівнику на узгодження, потім HR для оформлення.
- Заявка на командирування — дати, місто, мета. Маршрут: керівник → фінансовий директор → HR.
- Заявка на довідку — довідка про доходи, копія трудової. HR отримує завдання з дедлайном.
- Заявка на навчання — співробітник запрашує курс або сертифікацію.
Кожна заявка проходить маршрут узгодження. Статуси: «На розгляді», «Затверджена», «Відхилена». Співробітник видит статус своєї заявки в реальному часі.
Кадрові документи
Bitrix24 не замінює кадрову систему, але зберігає документи співробітника в прив'язці до його профілю:
- Скан паспорта, номер соціального страхування, ІПН.
- Трудовий договір, додаткові угоди.
- Заяви (на відпустку, звільнення, переведення).
Документи завантажуються у Диск з прив'язкою до профілю співробітника. Доступ обмежений: видять лише HR та сам співробітник. Керівник видит загальні документи (посадова інструкція), але не персональні (скан паспорта).
Звільнення та оффбординг
Зворотний процес — оффбординг. При звільненні запускається бізнес-процес:
- Керівник — передати справи, переназначити завдання.
- IT — заблокувати облікові запис, забрати техніку.
- HR — оформити документи, розрахувати компенсацію.
- Бухгалтерія — фінальний розрахунок.
Співробітник деактивується на портале після виконання всіх пунктів.
Що налаштовуємо
- Кастомні поля профілю співробітника для HR-даних
- Бізнес-процес онбордингу: завдання для HR, IT, керівника, наставника
- Шаблони заявок: відпустка, командирування, довідка, навчання
- Маршрути узгодження заявок за ролями
- Зберігання кадрових документів з розмежуванням доступу
- Бізнес-процес оффбордингу при звільненні