Новий співробітник виходить на роботу — і витрачає перший тиждень на ходіння кабінетами: підписати документи, отримати доступ, заповнити анкети. HR-відділ веде список завдань онбордингу в нотатках або в голові, заявки на відпустку надходять в особисті повідомлення, лікарняні оформлюються заднім числом, а реєстр співробітників — Excel-файл, який не оновлювали з минулого кварталу. Такий стан справ не лише забирає час, а й породжує помилки: заявки губляться, терміни зриваються, дані дублюються. Ми налаштовуємо HR-модуль Бітрикс24 для автоматизації HR-процесів, включаючи онбординг та заявки. Наша мета — закрити операційні HR-завдання без впровадження повноцінної кадрової системи. За 3-5 днів ми налаштовуємо типові сценарії, а складні доопрацьовуємо індивідуально. Вам не потрібно купувати окреме ПЗ — весь функціонал вже є в Бітрикс24. Сертифіковані фахівці Бітрикс24 налаштовують модуль з гарантією якості.
Чому варто автоматизувати HR-процеси?
Ручний онбординг і заявки — джерело помилок і затримок. За нашими даними, автоматизація за допомогою бізнес-процесів скорочує час погодження заявок на 50% і знижує навантаження на HR до 30%. Співробітники перестають чекати відповіді, а керівники бачать статуси заявок у реальному часі. У порівнянні з email-заявками, бізнес-процеси в Бітрикс24 працюють у 3 рази швидше та повністю виключають втрату заявок. Економія часу HR-спеціаліста становить до 20 годин на місяць на 100 співробітників. Автоматизований процес у 24 рази швидший (2 години проти 2 днів). Автоматизація скорочує час онбордингу на 60% та знижує кількість помилок на 40%. Економія для компанії з 50 співробітників — до 20 000 грн на місяць.
Як ми налаштовуємо HR-модуль?
Налаштування проходить у чотири етапи:
- Аналіз: інтерв'ю з HR, аудит поточних процесів.
- Проектування: визначення бізнес-процесів, прав доступу, користувацьких полів.
- Налаштування: створення структури компанії, кастомних полів, шаблонів заявок, бізнес-процесів.
- Запуск і навчання: тестування, навчання HR, передача документації.
Детальну документацію з налаштування HR-модуля можна знайти на офіційному порталі Бітрикс24.
Довідник співробітників
Основа HR-модуля — структура компанії та профілі співробітників. Кожен співробітник має картку з даними: ПІБ, посада, підрозділ, дата прийняття, контакти, фото. Для HR ми додаємо кастомні поля: дата народження (для автоматичних привітань), дата закінчення випробувального терміну (нагадування за тиждень), формат роботи (офіс/віддаленка/гібрид), розмір одягу (якщо видається форма). Ці поля створюються в налаштуваннях користувацьких полів. Видимість налаштовується: частина даних видна всім, частина — лише HR і керівнику.
Онбординг нового співробітника
Онбординг автоматизується через бізнес-процес або шаблон завдання з підзавданнями. При додаванні нового співробітника на портал запускається ланцюжок:
- HR: підготувати документи, завести картку в 1С, оформити перепустку.
- IT: створити обліковий запис, налаштувати робоче місце, видати техніку.
- Керівник: провести вступну зустріч, призначити наставника.
- Наставник: провести навчання, надати доступ до бази знань.
- Співробітник: заповнити профіль, пройти вступне навчання, підписати документи.
Кожне завдання має відповідального та термін. HR бачить статус онбордингу по всіх новачках: які пункти виконані, які прострочені, на кому застрягло.
Приклад налаштування бізнес-процесу онбордингу
Створюємо шаблон послідовності завдань, де кожен етап запускається автоматично після завершення попереднього. Призначаємо відповідальних за ролями (HR, IT, керівник) і встановлюємо терміни. При необхідності додаємо паралельні гілки: наприклад, IT і керівник можуть працювати одночасно.Заявки співробітників
Типові HR-заявки оформлюються через бізнес-процеси в Живій стрічці: заявка на відпустку, відрядження, довідку, навчання. Кожна проходить маршрут погодження: спочатку керівник, потім (при необхідності) фінансовий директор, потім HR. Співробітник бачить статус у реальному часі. Статуси: на розгляді, затверджена, відхилена. Ми налаштовуємо шаблони заявок за 2–4 дні. Порівняння ручного та автоматизованого процесу:
| Параметр | Ручний процес | Автоматизований процес |
|---|---|---|
| Швидкість погодження | від 2 днів | від 2 годин |
| Ймовірність втрати заявки | 30% | 0% |
| Участь HR | на кожному кроці | лише на етапі затвердження |
Кадрові документи
Бітрикс24 не замінює кадрову систему, але зберігає документи співробітника в прив'язці до його профілю: паспорт, РНОКПП, трудовий договір, заяви. Документи завантажуються на Диск з прив'язкою до профілю. Доступ обмежений: лише HR і сам співробітник. Керівник бачить загальні документи (посадова інструкція), але не персональні (паспорт). Згідно з офіційною документацією Бітрикс24, такий підхід відповідає вимогам щодо захисту персональних даних.
Звільнення та офбординг
Зворотний процес — офбординг. При звільненні запускається бізнес-процес: керівник приймає справи, IT блокує обліковий запис і забирає техніку, HR оформлює документи та розраховує компенсацію, бухгалтерія робить фінальний розрахунок. Після виконання всіх пунктів співробітник деактивується на порталі.
Що входить у нашу роботу
Ми надаємо повний пакет:
- Аудит HR-процесів і специфікація сценаріїв.
- Налаштування довідника співробітників, кастомних полів, структури компанії.
- Створення бізнес-процесів онбордингу та офбордингу.
- Шаблони заявок (відпустка, відрядження, довідка, навчання) з маршрутами погодження.
- Інтеграція з Диском для зберігання кадрових документів.
- Навчання HR-спеціалістів та передача документації.
- 2 тижні безкоштовної підтримки після запуску.
- Гарантія на всі роботи — 12 місяців.
Орієнтовні терміни та вартість
Базове налаштування (структура, поля, прості заявки) — від 3 днів, від 10 000 грн. Комплексна автоматизація з бізнес-процесами та інтеграціями — від 7 до 14 днів, від 25 000 грн. Вартість розраховується індивідуально залежно від складності. Отримайте консультацію — оцінимо ваш проект.
Наш досвід
Ми працюємо з Бітрикс24 8+ років, виконали 50+ проєктів з налаштування HR-модуля для компаній різних сфер. Знаємо типові помилки та вміємо їх уникати. Наприклад, ми завжди налаштовуємо права доступу так, щоб персональні дані не були видні зайвим співробітникам — це поширена проблема. Ми маємо сертифікацію Бітрикс24 та надаємо гарантію на всі роботи. Замовте налаштування HR-модуля прямо зараз.