Налаштування календарів у Bitrix24
Зустріч призначена на 15:00, але три учасники дізналися про це за 10 хвилин — запрошення застрягло в поштовій скриньці. Переговорна займана, тому що бронювання ведеться усно. У менеджера два календарі: один у Bitrix24, інший у Google Calendar — події дублюються або теряються. Календар у Bitrix24 — не просто сітка з датами, а інструмент координації: загальні календарі відділів, бронювання переговорних, синхронізація з зовнішніми сервісами. Але за замовчуванням кожен співробітник видит лише свій порожній календар.
Типи календарів
У Bitrix24 існують три рівні календарів:
- Особистий календар — у кожного співробітника. Особисті зустрічі, дедлайни завдань, нагадування.
- Календар групи (проекту) — спільний для учасників робочої групи. Події видять усі учасники проекту.
- Календар компанії — загальнокорпоративний. Святи, корпоративні заходи, дати виплати зарплати.
Календар компанії створюється адміністратором в Налаштування → Календар. Календарі груп створюються автоматично при створенні проекту.
Створення подій
Подія створюється кліком по потрібній даті в календарі. Параметри:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Назва | Короткий опис: «Планёрка відділу продаж» |
| Час | Початок та закінчення, можливий варіант «Весь день» |
| Учасники | Співробітники Bitrix24, які отримають запрошення |
| Місце | Переговорна кімната (зі списку забронював ресурсів) |
| Нагадування | За 15 хвилин, за 1 годину, за 1 день |
| Повторення | Щодня, щотижня, щомісяця — для регулярних зустрічей |
Учасники отримують запрошення у сповіщеннях Bitrix24 та можуть прийняти або відхилити. Статус участі видний організатору.
Бронювання переговорних
Переговорні кімнати додаються як ресурси: Налаштування → Календар → Переговорні. Кожна переговорна — окремий ресурс з параметрами: назва, вмістимість, обладнання (проектор, дошка, відеозв'язок).
При створенні події співробітник обирає переговорну зі списку. Якщо кімната занята в цей час — система покаже конфлікт. Подвійне бронювання виключено.
Для компаній з кількома офісами переговорні групуються по локаціях.
Синхронізація з Google Calendar та Outlook
Bitrix24 підтримує двосторонню синхронізацію:
- Google Calendar — підключається через OAuth у Налаштування профілю → Календар → Синхронізація. Події з Google з'являються у Bitrix24, події з Bitrix24 — у Google.
- Outlook (Exchange) — підключається через CalDAV або модуль інтеграції. Працює для настільного Outlook та Outlook 365.
- iPhone / Android — мобільні календарі синхронізуються через підписку CalDAV або через додаток Bitrix24.
При двосторонній синхронізації важливо обрати «головний календар» — джерело істини. Інакше зміна в одному місці перепишеть зміну в іншому.
Нагадування та сповіщення
Нагадування налаштовуються на рівні кожної події та на рівні профілю:
- Push-сповіщення — на мобільний додаток Bitrix24.
- Сповіщення в чаті — повідомлення у мессенджері Bitrix24.
- Email — для тих, хто не сидить у Bitrix24 постійно.
Для регулярних зустрічей (щоденна планёрка, щотижневий звіт) нагадування встановлюються один раз при створенні повторюючої події.
Що налаштовуємо
- Структура календарів: особисті, проектні, корпоративний
- Переговорні кімнати: створення ресурсів, параметри, правила бронювання
- Синхронізація з Google Calendar та/або Outlook
- Повторювані події для регулярних зустрічей
- Налаштування нагадувань: push, чат, email
- Навчання команди: створення подій, запрошення учасників, бронювання переговорних