Налаштування Канбан-дошок в Bitrix24
Менеджери ведуть задачі списком — довга простирадло з 80 рядків, половина просрочена, пріоритети не розставлені. Керівник запитує: "Що зараз в роботі?" — і починається ручний перелік. Канбан вирішує цю проблему візуально: колонки-стадії, карточки-задачи, перетягування між стадіями. Але з коробки Канбан в Б24 — три стандартні колонки без логіки. Налаштовуємо під реальний процес.
Канбан в задачах
Кожен проект (робоча група) в Bitrix24 має власну Канбан-дошку. Стадії задаються в налаштуваннях дошки — це не статуси задачі (Нова / В роботі / Завершена), а кастомні етапи, специфічні для проекту.
Приклад стадій для IT-відділу: Бэклог → Запланировано → В разработке → На ревью → Тестирование → Готово. Для відділу маркетингу: Ідея → Узгодження → Виробництво → Публікація → Аналіз.
Карточка задачи на дошці показує: назву, відповідального, дедлайн, пріоритет. Просрочені задачи підсвічуються — видно одразу.
Канбан в CRM
У CRM Канбан — основний спосіб роботи з угодами. Колонки — стадії воронки продажів. Менеджер перетягує угоду з "Нова" в "Переговори", потім в "Узгодження договору" і далі.
Налаштування стадій воронки: CRM → Налаштування → Довідники → Стадії угод. Для кожної воронки — свій набір стадій. Стадії для Канбана в лідах налаштовуються аналогічно через довідник статусів.
Автоматизація по стадіях
Головна цінність кастомних стадій — прив'язка роботів та тригерів до кожної колонки:
- Угода перейшла в "Підготовка КП" → робот створює задачу менеджеру з шаблоном та дедлайном.
- Угода перейшла в "Узгодження договору" → робот відправляє повідомлення юристу.
- Задача перейшла в "На ревью" → робот змінює відповідального на тимліда.
- Угода висить на стадії більше 3 днів → тригер переводить її на стадію "Потребує уваги" або відправляє нагадування.
Роботи налаштовуються в карточці стадії: CRM → Роботи та тригери або Задачи → Роботи. Кожна стадія може містити ланцюг дій.
WIP-ліміти та контроль перевантаження
Концепція WIP (Work In Progress) — обмеження кількості задач на стадії. Якщо в колонці "В роботі" вже 5 задач, брати шосту не варто — якість впаде. Б24 не підтримує жорсткі WIP-ліміти на рівні платформи, але є обхідні шляхи:
- Візуальний контроль. Лічильник задач у заголовку колонки — керівник бачить навантаження.
- Робот-нагадування. Бізнес-процес перевіряє кількість задач на стадії і повідомляє керівника при перевищенні порога.
Налаштування відображення
Канбан-дошку можна адаптувати:
- Поля карточки. Вибір, які поля відображаються на карточці угоди або задачи на дошці — убрати зайве, додати важливе (бюджет, тип клієнта, пріоритет).
- Сортування всередині колонки. За дедлайном, пріоритетом, датою створення.
- Фільтрація. Швидкий фільтр за відповідальним, тегом, строком — видні тільки релевантні карточки.
Що налаштовуємо
- Проектування стадій Канбан-дошки під процеси компанії (задачи та CRM)
- Створення кастомних стадій для кожного проекту та воронки
- Налаштування роботів та тригерів на переходах між стадіями
- Вибір полів для відображення на карточках
- Рекомендації за WIP-ліміти та контроль навантаження
- Навчання команди: робота з дошкою, переміщення задач, читання метрик