Налаштування контролю термінів завдань у Bitrix24
Завдання прострочене на три дні — ніхто не помітив. Постановник дізнається випадково, коли клієнт звонить з запитанням «де результат?». Виконавець говорить, що не бачив дедлайну. Керівник говорить, що у нього 200 завдань у списку — контролювати кожне неможливо. Проблема не в людях, а в відсутності системи сповіщень та ескалації. Bitrix24 умів напомінати про терміни, сигналізувати про прострочення та автоматично ескалувати — потрібно це налаштувати.
Дедлайни та нагадування
Кожне завдання у Bitrix24 має поле крайній термін. Без дедлайну завдання не контролюється — воно просто висить у списку без прив'язки до часу.
Правило: при створенні завдання дедлайн обов'язковий. Це можна закріпити організаційно (регламент) або через шаблони завдань, де термін уже вказаний відносно дати створення.
Нагадування налаштовуються в карточці завдання: Напомнути → за 1 годину / за 1 день / за 3 дні до дедлайну. Нагадування приходить виконавцю та постановнику — через сповіщення у Bitrix24, push на мобільному або email (залежить від налаштувань профілю).
Лічильники прострочення
Лічильники — червоні кружки на іконці завдань у лівому меню. Bitrix24 рахує:
- Прострочені завдання — дедлайн минув, завдання не закрито.
- Непрочитані коментарі — у завданні з'явилися нові повідомлення.
- Завдання без крайнього терміну — можна включити показ таких завдань як «вимагають уваги».
Лічильники видні керівнику: у розділі Завдання → Ефективність відображається статистика по відділу — скільки завдань прострочено, у кого, на скільки днів.
Автоматичні сповіщення через роботів
Стандартних нагадувань часто недостатньо. Для повноцінного контролю налаштовуються роботи:
- За 1 день до дедлайну — робот відправляє повідомлення виконавцю в чат: «Завдання "Підготувати звіт" — дедлайн завтра».
- При прострочении — робот сповіщує постановника та керівника відділу.
- Прострочення більше 2 днів — робот змінює пріоритет завдання на «Високий» та відправляє сповіщення директору.
Роботи в завданнях налаштовуються через Завдання → Роботи. Тригери «Зміна крайнього терміну» та «Завдання прострочене» — ключові для контролю.
Ескалація
Ескалація — автоматичне оповіщення вищестоящого керівника при критичному прострочении. Реалізується через бізнес-процес:
- Завдання прострочене → сповіщення виконавцю.
- Прострочение 1 день → сповіщення постановнику.
- Прострочение 3 дні → сповіщення керівнику відділу.
- Прострочение 5 днів → сповіщення директору.
Ланцюжок налаштовується в дизайнері бізнес-процесів з використанням блоків затримки та умов. На кожному кроці перевіряється статус завдання: якщо закрито — процес зупиняється.
Звіти за термінами
Для системного контролю використовується звіт Ефективність співробітників: відсоток завдань, виконаних вчасно, середня прострочение в днях, динаміка по тижнях.
Керівник відділу бачить рейтинг: хто стабільно укладається в терміни, а у кого 40% прострочень. Дані беруться автоматично — ручного заповнення не потрібно.
Що налаштовуємо
- Обов'язкові дедлайни: шаблони завдань з попередньо заповненими термінами
- Нагадування за 1–3 дні до дедлайну виконавцю та постановнику
- Роботи: автосповіщення при наближенні дедлайну та при прострочении
- Ескалація: ланцюжок сповіщень керівникам при критичному прострочении
- Налаштування лічильників та звіту ефективності за термінами
- Навчання: робота з дедлайнами, чтення лічильників, реакція на сповіщення