Налаштування KPI для відділу продажів Bitrix24
Керівник відділу продажів запитує менеджера: «Скільки угод ти закрив у цьому місяці?» — менеджер ответів по пам'яті. Керівник звіряється з CRM — цифри не збігаються. Інший менеджер працює багато, але закриває мало: 50 дзвінків на день, конверсія 2%. Третій робить 10 дзвінків — конверсія 30%. Без KPI-дашбордів керівник оцінює роботу за відчуттями, а не за даними. Bitrix24 збирає всі дані про продажи — потрібно налаштувати їх відображення.
Які KPI відстежувати
Набір метрик залежить від моделі продажів, але базові KPI універсальні:
| KPI | Що вимірює | Джерело даних |
|---|---|---|
| Кількість угод | Нові угоди за період | CRM → Угоди |
| Конверсія по стадіям | % угод, які пройшли кожну стадію | Воронка продажів |
| Середній чек | Середня сума закритої угоди | Поле «Сума» у угоді |
| Цикл угоди | Середній час від створення до закриття | Дати створення та закриття |
| Кількість активностей | Дзвінки, листи, зустрічі за період | Модуль активностей CRM |
| Конверсія ліда → угода | % лідів, перетворених у угоди | CRM → Ліди |
| Виручка | Сума закритих угод за період | Поле «Сума» + стадія «Успіх» |
Звіти CRM
Вбудовані звіти Bitrix24 у розділі CRM → Аналітика:
- Воронка продажів — візуалізація конверсії по стадіям. Показує, де угоди падають. Якщо на стадії «Комерційна пропозиція» конверсія падає з 60% до 20% — проблема в КП або ціноутворенні.
- План продажів — порівняння факту з планом. План задається для кожного менеджера на період: сума, кількість угод.
- Рейтинг менеджерів — таблиця з метриками по кожному менеджеру: угоди, суми, дзвінки, конверсія.
- Динаміка продажів — тренд: сума і кількість угод по тижнях/місяцях.
Для використання плану продажів: CRM → Аналітика → План продажів → Налаштувати. Вказати період, менеджерів, планові значення.
BI-конструктор
Стандартних звітів не завжди достатньо. BI-конструктор (доступен на тарифах Професійний+) дозволяє будувати кастомні дашборди:
- Довільні метрики з CRM, задач, Відкритих каналів
- Фільтри по періоду, менеджеру, воронці, джерелу
- Графіки: стовпці, лінії, кругові діаграми, таблиці
- Віджети KPI: поточна виручка vs план, кількість активностей сьогодні
Для складної аналітики BI-конструктор обмежений — дані вигружаються через BI-коннектор у Google Looker Studio або Power BI, де будуються продвинуті звіти з крос-таблицями та передбачувальною аналітикою.
Автоматичний контроль KPI
KPI без наслідків — просто цифри. Автоматизація через роботів:
- Щоденний звіт — робот кожен вечір відправляє менеджеру повідомлення в чат: «Сьогодні: 5 дзвінків, 2 КП, 0 закритих угод. План на місяц виконаний на 34%.»
- Тижневий звіт керівнику — зведка по відділу: лідер, відстаючий, динаміка за тиждень.
- Сповіщення при відхиленні — якщо до 15-го числа місяця менеджер виконав менше 30% плану — сповіщення керівнику.
Для автоматичних звітів використовуються бізнес-процеси з таймерами та REST API для витяги агрегованих даних.
Мотивація та візуалізація
KPI працює краще, коли видимо всій команді. Варіанти:
- Дашборд на екрані в офісі — відкрита сторінка BI-конструктора з рейтингом менеджерів у реальному часі.
- Канал у чаті Б24 — щоденна автопубліквація результатів відділу.
- Геймифікація — бейджи за досягнення: «10 угод за тиждень», «Найкраща конверсія місяця».
Що налаштовуємо
- Набір KPI для відділу продажів: конверсія, цикл угоди, активності, виручка
- План продажів для менеджерів з розбивкою по періодам
- Кастомні дашборди в BI-конструкторі
- Автоматичні звіти: щоденні для менеджерів, щотижневі для керівника
- Сповіщення при відхиленні від плану
- Виїмка даних у Google Looker Studio / Power BI для розширеної аналітики