Налаштування нумерації документів у Bitrix24
Менеджер створює контракт та вписує номер вручну: «Контракт №47». Другий менеджер в це ж час створює свій — теж «№47». Через місяць бухгалтерія отримує два контракти з одинаковим номером і різними контрагентами. Або інший сценарій: номери йдуть вразнобій — 12, 15, 23, 8 — тому що кожен нумерує як пам'ятає. Без автоматичної нумерації документи неможливо нормально вести, шукати та обліковувати.
Завдання нумерації
Правильна нумерація вирішує кілька завдань:
- Унікальність — кожен документ має унікальний номер, дублі виключені
- Порядок — номери йдуть послідовно, пропуски одразу видні
- Класифікація — за номером зрозуміло тип документа, рік, напрям
- Пошук — документ знаходиться за номером за секунди
Схеми нумерації
Bitrix24 підтримує гнучкі схеми нумерації через користувацькі поля та бізнес-процесси.
Проста наскрізна нумерація:
001, 002, 003, ... — один лічильник на всі документи. Підходить для невеликих компаній з одним типом документа.
З префіксом за типом документа:
КОН-001, РАХ-001, АКТ-001 — окремий лічильник для кожного типу. Менеджер бачить за номером, що це за документ.
З роком:
КОН-2025-001 — лічильник скидається 1 січня кожного року. На початку нового року нумерація починається з 001.
З підрозділенням або юрлицем:
КОН-МСК-2025-001 — для компаній з кількома філіалами або юрлицями. Кожен філіал веде свою нумерацію.
Технічна реалізація
Нумерація реалізується через бізнес-процес, який запускається при створенні документа (генерація із шаблону або створення елемента смарт-процесу).
Логіка бізнес-процесу:
- Визначити тип документа (із поля картки)
- Прочитати поточне значення лічильника з сховища (користувацьке поле в спеціальному списку-довіднику або глобальна змінна)
- Збільшити лічильник на 1
- Сформувати номер по шаблону:
{Префікс}-{Рік}-{Лічильник з провідними нулями} - Записати номер у поле документа
- Зберегти оновлений лічильник
Для захисту від дублів при одночасному створенні документів використовується блокування — бізнес-процес обробляє чергу послідовно.
Скидання лічильника на рік
На початку нового року лічильник повинен розпочатися з 1. Це реалізується перевіркою в бізнес-процесі: якщо рік у лічильнику не збігається з поточним — скинути значення та оновити рік.
Альтернатива — запланований бізнес-процес, який 1 січня обнуляє всі лічильники.
Ручна коригування
Іноді потрібно задати номер вручну — наприклад, при міграції існуючих документів. Для цього передбачається:
- Поле «Номер (вручну)» — якщо заповнено, бізнес-процес використовує його замість автогенерації
- Можливість встановити стартове значення лічильника — щоб продовжити нумерацію з потрібного числа
Застосування до різних сутностей
Нумерація працює в:
- Генераторі документів CRM — номер підставляється в шаблон .docx через плейсхолдер
- Смарт-процесах — номер присвоюється елементу при створенні
- Списках — для внутрішніх документів: накази, службові записки, протоколи
Що настроюємо
- Схему нумерації: формат номера, префікси, розрядність
- Бізнес-процес автопризначення номера при створенні документа
- Окремі лічильники за типами документів, юрлицями, підрозділами
- Автоматичний скид лічильника на початку року
- Можливість ручної коригування номера та стартового значення
- Інтеграцію з генератором документів CRM