Налаштування підписання документів ЕЦП через Бітрікс24
Договір узгоджено в CRM, PDF сформовано, менеджер надсилає його клієнту електронною поштою. Клієнт друкує, підписує ручкою, сканує, надсилає назад. Через місяць з'ясовується, що скан не має юридичної сили — бухгалтерія вимагає оригінал. Знайомо? Ми впроваджуємо електронне підписання ЕЦП в Бітрікс24, щоб документи миттєво отримували юридичну силу без паперу. Ви повністю контролюєте процес: від внутрішніх наказів до рахунків-фактур для контрагентів. Оцініть зручність: під ключ налаштовуємо ПЕП та КЕП, інтегруємо з CryptoPro та ЕДО.
Види електронного підпису
У Бітрікс24 використовуються два типи:
| Тип | Застосування | Юридична сила | Необхідне ПЗ |
|---|---|---|---|
| ПЕП (простий) | Внутрішні узгодження, HR-документи | Тільки за згодою сторін | Не потрібно |
| КЕП (кваліфікований) | Рахунки-фактури, звітність, держзакупівлі | Рівнозначний власноручному | CryptoPro CSP + Browser Plugin |
— ПЕП — підтвердження через логін/пароль або SMS. Бітрікс24 підтримує ПЕП для внутрішніх документів: узгодження наказів, затвердження заявок. Юридична сила обмежена — лише якщо сторони уклали угоду про визнання. — КЕП — видається акредитованим центром сертифікації (ФНС, комерційний УЦ). Потребує криптопровайдер: CryptoPro CSP 5.0+ або VipNet CSP.
Як налаштувати підписання КЕП у CRM?
Для юридично значущого підписання (документи контрагентам, ФНС, ЕДО) потрібен КЕП та криптопровайдер. Процес підписання з CRM:
- Менеджер формує документ з угоди (через шаблон документа Б24 або зовнішню генерацію).
- Натискає «Підписати ЕЦП» — Б24 через Browser Plugin звертається до CryptoPro CSP.
- CryptoPro читає сертифікат з токена або зі сховища, формує підпис (відкріплений .sig або вбудований).
- Підписаний файл + файл підпису зберігаються в картці угоди.
- Робот надсилає підписаний документ контрагенту або передає в систему ЕДО.
Вимоги до робочої станції:
- КЕП, виданий акредитованим УЦ (ФНС, комерційний)
- CryptoPro CSP 5.0+ встановлено
- CryptoPro Browser Plugin — розширення для браузера
- Сертифікат КЕП — встановлено у сховище Windows або на токені (Рутокен, eToken)
Чому КЕП у 10 разів швидший за паперовий документообіг?
Порівняйте: звичайний цикл «роздрукувати → підписати → відсканувати → надіслати» займає в середньому 2–3 дні. КЕП в Бітрікс24 — 10 хвилин. Документ підписується за секунди, одразу зберігається в угоді, контрагент отримує посилання. Ми гарантуємо коректне налаштування маршрутів підписання для будь-яких бізнес-процесів.
Підписання внутрішніх документів у Б24
Для внутрішніх узгоджень (накази, заяви, службові записки) використовується модуль «Підпис» у Бітрікс24:
- Документ створюється в розділі «Підпис» або завантажується PDF.
- Призначаються підписанти — співробітники порталу.
- Кожен підписант отримує повідомлення, відкриває документ, ставить підпис (графічний або ПЕП).
- Підписаний документ зберігається з позначками: хто підписав, коли, IP-адреса.
Цей механізм працює без CryptoPro — достатньо стандартних інструментів Б24. Підходить для HR-документів, внутрішніх регламентів, NDA.
Маршрут підписання в CRM
Для документів, що вимагають кількох підписів (директор + головбух), налаштовується маршрут:
- Стадія угоди «На підписанні» → робот створює завдання підписантам у порядку черги.
- Перший підписант підписує → завдання закривається → створюється завдання другому.
- Усі підписи зібрано → робот переводить угоду на стадію «Підписано», прикріплює підсумковий файл.
- Відмова від підпису → угода повертається на стадію «Доопрацювання», менеджер отримує повідомлення з причиною.
Зберігання підписаних документів
Підписані документи зберігаються на Диску Б24 у прив'язці до угоди. Рекомендації:
- Окрема папка «Підписані документи» в структурі Диску.
- Файл документа + файл відкріпленого підпису (.sig) — зберігаються поруч.
- Заборона на видалення підписаних файлів — через права доступу до папки.
- Строк зберігання КЕП-підписаних документів — не менше 5 років (вимога законодавства).
Що входить у роботу
- Діагностика поточної ІТ-інфраструктури та схеми документообігу
- Налаштування модуля «Підпис» для внутрішніх документів: шаблони, маршрути узгодження
- Встановлення та конфігурація CryptoPro CSP + Browser Plugin на робочих станціях
- Налаштування підписання документів з CRM: кнопка в картці угоди, вибір сертифіката, формування підпису
- Створення маршрутів підписання: послідовність підписантів, дії при відмові
- Організація зберігання підписаних документів: структура папок, права доступу, політика зберігання
- Навчання співробітників: підписання через браузер, перевірка підпису, типові помилки (прострочений сертифікат, невстановлений плагін)
- Технічна документація та доступ до підсумкової конфігурації
Типові помилки та як їх уникнути
Прострочені сертифікати
КЕП дійсний 12–15 місяців. Налаштуйте робота Б24 повідомляти за 30 днів до закінчення терміну. Інакше — неможливість підписання та зрив угод.Відсутність Browser Plugin
Якщо при натисканні «Підписати ЕЦП» нічого не відбувається — перевірте, чи встановлено CryptoPro Browser Plugin. Помилка на всіх ПК однієї організації — оновіть групову політику Chrome/Edge.Ми працюємо з Бітрікс24 понад 5 років, виконали 50+ інтеграцій документообігу. Напишіть — оцінимо ваш проєкт безкоштовно. Налаштування під ключ займає від 3 до 7 робочих днів.