Налаштування підписання документів ЕЦП через Bitrix24
Договір узгоджено в CRM, PDF сформовано, менеджер відправляє його клієнту по e-mail. Клієнт друкує, підписує ручкою, скануює, відправляє назад. Менеджер завантажує скан в угоду. Через місяць виявляється, що скан — не оригінал, а бухгалтерія вимагає підписаний екземпляр. Електронна підпис вирішує проблему: документ підписується ЕЦП, отримує юридичну силу без паперу, зберігається в системі з підтвердженням автентичності.
Види електронної підпису
В контексті B24 використовуються два типи:
- Проста електронна підпис (ПЕП). По суті — підтвердження дії через логін/пароль або SMS-код. B24 підтримує ПЕП для внутрішніх документів: узгодження, затвердження. Юридична сила обмежена — тільки якщо сторони заключили угоду про визнання ПЕП.
- Кваліфікована електронна підпис (КЕП). Видається удостовіруючим центром, рівнозначна власноручній підпису. Обов'язкова для рахунків-фактур, звітності, держзакупівель. Вимагає криптопровайдер (CryptoPro CSP, VipNet CSP).
Підписання внутрішніх документів у B24
Для внутрішніх узгоджень (накази, заяви, служебні записки) використовується модуль «Підпис» у Bitrix24:
- Документ створюється в розділі «Підпис» або завантажується PDF.
- Призначаються підписанти — працівники портала.
- Кожен підписант отримує сповіщення, відкриває документ, ставить підпис (графічну або ПЕП).
- Підписаний документ зберігається з мітками: хто підписав, коли, IP-адреса.
Цей механізм працює без CryptoPro — достатньо стандартних інструментів B24. Підходить для HR-документів, внутрішніх регламентів, NDA.
Підписання КЕП через CryptoPro
Для юридично значимого підписання (документи контрагентам, ФНС, ЕДО) вимагається КЕП та криптопровайдер:
Вимоги:
- КЕП, видана акредитованим удостовіруючим центром (ФНС, комерційний УЦ)
- CryptoPro CSP 5.0+ — встановлено на робочій станції працівника
- CryptoPro Browser Plugin — розширення для браузера, що забезпечує підпис в веб-інтерфейсі
- Сертифікат КЕП — встановлено в сховищі Windows або на токені (Рутокен, eToken)
Процес підписання з CRM:
- Менеджер формує документ з угоди (через шаблон документа B24 або зовнішню генерацію).
- Натискає «Підписати ЕЦП» — B24 через Browser Plugin звертається до CryptoPro CSP.
- CryptoPro читає сертифікат з токена або зі сховища, формує підпис (відкріплена .sig або вбудована).
- Підписаний файл + файл підпису зберігаються в карточці угоди.
- Бот відправляє підписаний документ контрагенту або передає в систему ЕДО.
Маршрут підписання у CRM
Для документів, що вимагають кількох підписів (директор + головбух), налаштовується маршрут:
- Стадія угоди «На підписанні» → бот створює завдання підписантам в порядку черги.
- Перший підписант підписує → завдання закривається → створюється завдання другому.
- Всі підписи зібрані → бот переводить угоду на стадію «Підписано», прикріпляє остаточний файл.
- Відмова від підпису → угода повертається на стадію «Доробка», менеджер отримує сповіщення з причиною.
Зберігання підписаних документів
Підписані документи зберігаються на Диску B24 в прив'язці до угоди. Рекомендації:
- Окрема папка «Підписані документи» в структурі Диска.
- Файл документа + файл відкріпленої підпису (.sig) — зберігаються поруч.
- Заборона на видалення підписаних файлів — через права доступу до папки.
- Термін зберігання КЕП-підписаних документів — не менше 5 років (вимога законодавства).
Що налаштовуємо
- Налаштування модуля «Підпис» для внутрішніх документів: шаблони, маршрути узгодження
- Установка та конфігурація CryptoPro CSP + Browser Plugin на робочих станціях
- Налаштування підписання документів з CRM: кнопка в карточці угоди, вибір сертифіката, формування підпису
- Створення маршрутів підписання: послідовність підписантів, дії при відмові
- Організація зберігання підписаних документів: структура папок, права доступу, політика зберігання
- Навчання працівників: підписання через браузер, перевірка підпису, типові помилки (прострочений сертифікат, невстановлений плагін)