Налаштування процесу звільнення в Бітрікс24
Співробітник подав заявку на звільнення. Дальше починається ручна робота: HR пишет в IT — відключити доступи, в бухгалтерію — розрахувати, керівнику — прийняти справи, на ресепшн — забрати пропуск. Половину кроків забувають, бувший співробітник місяць сидить з активною обліковим записом у корпоративних системах. Бітрікс24 дозволяє перетворити звільнення в управляємий процес з чеклістом, термінами та автоматичними сповіщеннями.
Бізнес-процес звільнення
Процес запускається HR-спеціалістом при отриманні заявки. Етапи:
- Ініціація — HR заповнює карточку: співробітник, дата останнього робочого дня, причина звільнення, тип (за власною ініціативою, за згодою сторін, ініціатива роботодавця).
- Передача справ — керівник отримує завдання назначити наступника та проконтролювати передачу.
- Обхідний лист — паралельні завдання відповідальним підрозділам.
- Розрахунок — бухгалтерія отримує завдання на фінальний розрахунок.
- Підписання документів — HR готує наказ та супутні документи.
- Завершення — всі кроки виконані, співробітник виключений зі структури.
Обхідний лист як набір завдань
Обхідний лист реалізується через паралельні завдання в бізнес-процесі:
| Підрозділ | Завдання | Термін |
|---|---|---|
| IT-відділ | Відключити облікові записи, забрати обладнання | За 1 день до звільнення |
| АХО | Прийняти пропуск, ключі, карту паркування | Останній робочий день |
| Бухгалтерія | Закрити авансові звіти, повернути підзвітні | За 3 дні до звільнення |
| Керівник | Підтвердити передачу справ та проектів | За 5 днів до звільнення |
| Безпека | Підписати NDA, забрати матеріальний пропуск | Останній робочий день |
Кожне завдання — з дедлайном та інтенсифікацією. Якщо відповідальна особа не закрила завдання вчасно, HR отримує сповіщення.
Відзив доступів
IT-відділ отримує структуровану задачу зі списком систем, до яких у співробітника є доступ. Джерело даних — поля карточки співробітника або пов'язані елементи смарт-процесу "Доступи". Чеклист у завданні:
- Корпоративна пошта — відключити, налаштувати переадресацію
- Бітрікс24 — вивести зі структури
- VPN — відозвати сертифікат
- Зовнішні сервіси — відключити SSO-сесії
- Файлові сховища — передати права власності на документи
Exit-інтерв'ю
При переході на етап "Підписання документів" бізнес-процес створює завдання HR — провести exit-інтерв'ю. До завдання прикріплена шаблон запитань. Результати фіксуються в коментарі карточки звільнення та доступні керівництву для аналізу причин плинності.
Контроль та звітність
HR-керівник бачить:
- Список поточних звільнень з прогресом по обхідному листу
- Прострочені завдання — хто з відповідальних затримує процес
- Статистику звільнень по періодам, відділам та причинам
Що ми налаштовуємо
- Бізнес-процес звільнення з етапами та паралельними завданнями
- Чеклист обхідного листу з дедлайнами та інтенсифікацією
- Автоматичні сповіщення відповідальним підрозділам
- Шаблон exit-інтерв'ю
- Зв'язку з процесом обліку ОС — перевірка закріпленого обладнання
- Звіт по поточним звільненням та статистику плинності