Налаштування процесів закупки через Bitrix24
Відділ маркетингу хоче купити ліцензію на сервіс аналітики. Менеджер пише листа закупівельнику, закупівельник перенаправляє менеджеру на узгодження, менеджер забуває відповісти. Через тиждень менеджер дзвонить закупівельнику — виявляється, що лист загубився. Купують у результаті за завищеною ціною, тому що терміново. Без єдиного процесу закупки кожен відділ купує по-своєму, бюджет не контролюється, а постачальники не порівнюються.
Процес закупки по кроках
Закупка у Bitrix24 будується на смарт-процесі зі стадіями:
- Заявка — ініціатор створює картку закупки: що потрібно, в якій кількості, до якого часу, обґрунтування.
- Узгодження — маршрут за бюджетом та категорією. Менеджер відділу, фінансовий директор, при великих сумах — генеральний директор.
- Вибір постачальника — закупівельник збирає комерційні пропозиції, прикріплює їх до картки, заповнює порівняльну таблицю.
- Замовлення — після вибору постачальника формується замовлення. Документи генеруються із шаблонів Bitrix24.
- Поставка — відстеження строків доставки, позначка про отримання.
- Закрито — товар отриманий, документи підписані, картка закривається.
Картка заявки на закупку
Поля картки:
- Найменування — що закупляється
- Категорія — довідник: обладнання, ПО, расходні матеріали, послуги
- Кількість та одиниця виміру
- Бажаний термін поставки
- Обґрунтування — навіщо потрібно, що буде якщо не купити
- Орієнтовний бюджет
- Відділ-замовник
- Пріоритет — стандартний, термінний
Узгодження та бюджетний контроль
Маршрут узгодження аналогічний видатків — умовні гілки за сумою. Додатково бізнес-процес перевіряє:
- Залишок бюджету відділу на закупки в поточному кварталі
- Наявність аналогічних закупок за останні 3 місяці — захист від дублювання
Якщо бюджет перевищен, заявка отримує позначку та йде на додаткове узгодження.
Робота з постачальниками
Постачальники ведуться як контакти або компанії в CRM з типом «Постачальник». В картці постачальника:
- Реквізити та контактні дані
- Історія закупок — привязка до карток замовлень
- Оцінка (користувацьке поле): строки, якість, умови оплати
При виборі постачальника закупівельник прикріплює комерційні пропозиції до картки закупки й заповнює таблицю порівняння: ціна, строки, умови оплати, гарантія. Рішення фіксується в картці з обґрунтуванням вибору.
Відстеження замовлень
Після узгодження картка переходить на стадію «Замовлення». Закупівельник фіксує:
- Номер та дату замовлення
- Фактичну суму
- Очікувану дату поставки
Якщо поставка прострочена — бізнес-процес відправляє сповіщення закупівельнику та ініціатору. Дедлайн відстежується автоматично за датою в картці.
Звітність
- Реєстр закупок — всі заявки за період: статус, суми, строки
- Бюджет закупок — план-факт за відділами та категоріями
- Ефективність постачальників — середні строки поставки, кількість прострочок
- Час узгодження — від подачі заявки до одобрення
Що настроюємо
- Смарт-процес закупки зі стадіями та користувацькими полями
- Маршрути узгодження з перевіркою бюджету
- Довідник категорій та постачальників у CRM
- Шаблони документів: замовлення, акт приймання
- Автоматичні сповіщення про прострочки поставки
- Звіти по закупкам та виконанню бюджету