Налаштування розписання співробітників у Bitrix24
HR запитує: «Хто завтра на зміні?» — і починається обзвін. Графік ведеться в таблиці, яку останній раз оновляли два тижні тому. Співробітник вийшов на лікарню — замену шукають у чаті. Відпустку одобрили усно, але в табелі вона не відображена. Розписання у Bitrix24 вирішує координаційне завдання: хто працює, коли, за яким графіком, хто відсутній — все в одному місці, доступно керівнику та HR.
Робочі графіки
Робочий графік — шаблон, що описує стандартний режим роботи. Створюється в Налаштування → Робочий час → Графіки роботи.
Типи графіків:
| Тип | Опис | Приклад |
|---|---|---|
| П'ятидневка | Фіксовані дні та години | Пн–Пт, 9:00–18:00 |
| Гнучкий | Фіксована кількість годин, вільний початок | 8 годин на день, початок 8:00–10:00 |
| Змінний | Чередування робочих та вихідних днів | 2 на 2, 12-годинні зміни |
| Індивідуальний | Нестандартний режим для конкретного співробітника | 4 дні по 10 годин |
Кожен графік містить: дні роботи, час початку та закінчення, тривалість перерви, норму годин за період.
Призначення графіків
Графік призначається:
- Відділу цілком — усі співробітники відділу працюють за одним графіком. Налаштовується в властивостях відділу.
- Конкретному співробітнику — особистий графік, якщо режим відрізняється від відділу. Налаштовується в профілі співробітника.
Якщо співробітник переходить у інший відділ — графік змінюється автоматично (якщо прив'язаний до відділу) або вручну (якщо особистий).
Управління змінами
Для компаній зі змінним режимом (виробництво, роздрібна торгівля, підтримка) налаштовується змінне розписання:
- Створити шаблон зміни: «Утрення 06:00–14:00», «Денна 14:00–22:00», «Нічна 22:00–06:00».
- Призначити співробітників на зміни — вручну або за ротацією.
- Опублікувати розписання — співробітники видять свої зміни в календарі.
Заміна на змені: якщо співробітник не може вийти — керівник призначає замену в розписанні. Історія змін зберігається.
Відсутності
Відсутності інтегровані з розписанням. Типи відсутностей:
- Відпустка — щорічна оплачувана, за свій рахунок, навчальна.
- Лікарня — з указанням дат початку та закінчення.
- Командирування — з указанням міста та цілі.
- Відгул — компенсація за переробку.
- Робота удалено — співробітник доступний, але не в офісі.
Заявка на відсутність створюється співробітником у Робочий час → Графік відсутностей → Додати відсутність. Керівник затверджує або відхиляє. Затверджена відсутність автоматично відображається в календарі та розписанні.
Контроль та звіти
Керівник видить розписання команди у вигляді таблиці: співробітники по рядках, дні по стовпцях. Кольорова кодифікація: робочий день, вихідний, відпустка, лікарня.
Звіти:
- Табель обліку — фактично відпрацьовані години vs нормативні.
- Баланс відпусток — скільки днів використано, скільки залишилось.
- Статистика відсутностей — частота лікарень, відгулів по відділам.
Що налаштовуємо
- Створення робочих графіків: п'ятидневка, гнучкий, змінний
- Призначення графіків відділам та співробітникам
- Змінне розписання: шаблони смін, ротація, заміни
- Типи відсутностей: відпустки, лікарні, командирування, удалено
- Процес узгодження відсутностей: заявка → затвердження → відображення в календарі
- Навчання HR та керівників: робота з розписанням, чтення звітів