Розклад співробітників у Бітрікс24: графіки, зміни, звіти

HR-менеджер витрачає півдня на збір інформації: хто на зміні, хто у відпустці, хто на лікарняному. Графік у Excel живе своїм життям, а актуальний розклад — у головах. Це не просто незручність — це втрати часу та помилки в розрахунках зарплати. Налаштування розкладу співробітників Бітрікс24 — завдання, яке ми вирішуємо так, щоб уся інформація була в одному місці, оновлювалася автоматично та давала прозору картину керівнику. Економія часу HR-менеджера — до 200 000 гривень на рік, а вартість налаштування визначається після аналізу. Зв'яжіться з нами — оцінимо ваш проект і запропонуємо рішення під ключ. Понад 10 років досвіду впровадження Бітрікс24, понад 100 успішних проектів. Наші інженери сертифіковані та готові налаштувати розклад будь-якої складності. Оцінимо ваш проект за один день — отримайте консультацію.

Налаштування розкладу співробітників Бітрікс24: як це зробити?

Робочий графік — це шаблон, що описує стандартний режим роботи (з документації Бітрікс24). Створюється в розділі Налаштування → Робочий час → Графіки роботи. Підтримуються чотири типи:

Кожен графік містить: дні роботи, час початку та закінчення, тривалість перерви, норму годин за період. Для складних випадків (наприклад, нічні зміни з доплатою) передбачено доопрацювання.

Призначення графіків — автоматизація розкладу співробітників

Графік призначається:

• Відділу цілком — усі співробітники відділу працюють за одним графіком (налаштовується у властивостях відділу).
• Конкретному співробітнику — персональний графік, якщо режим відрізняється від відділу (у профілі співробітника).

Якщо співробітник переходить в інший відділ, графік змінюється автоматично (якщо прив'язаний до відділу) або вручну (якщо персональний).

Управління змінами

Для компаній із змінним режимом (виробництво, роздріб, підтримка) налаштовується змінний розклад:

1. Створити шаблон зміни: «Ранкова 06:00–14:00», «Денна 14:00–22:00», «Нічна 22:00–06:00».
2. Призначити співробітників на зміни — вручну або по ротації.
3. Опублікувати розклад — співробітники бачать свої зміни в календарі.

Заміна на зміні: якщо співробітник не може вийти, керівник призначає заміну в розкладі. Історія змін зберігається.

Відсутності та їх інтеграція

Відсутності інтегровані з розкладом. Типи відсутностей:

• Відпустка — щорічна оплачувана, за свій рахунок, навчальна.
• Лікарняний — із зазначенням дат початку та закінчення.
• Відрядження — із зазначенням міста та мети.
• Відгул — компенсація за переробку.
• Робота віддалено — співробітник доступний, але не в офісі.

Заявка на відсутність створюється співробітником у розділі Робочий час → Графік відсутностей → Додати відсутність. Керівник затверджує або відхиляє. Затверджена відсутність автоматично відображається в календарі та розкладі.

Чому автоматизація розкладу вигідніша за ручний облік?

Автоматизований розклад у Бітрікс24 скорочує час на складання графіка в 3 рази порівняно з ручним веденням. Автоматизація в 5 разів точніша за ручний облік — система сама перевіряє перетини та конфлікти. Прозорість для співробітників — вони бачать свої зміни та відсутності в особистому календарі. Керівник отримує актуальну картину в реальному часі.

Як ми налаштовуємо розклад: покроково

1. Аналізуємо поточний облік часу та бізнес-процеси.
2. Створюємо та налаштовуємо робочі графіки (п'ятиденка, гнучкий, змінний, індивідуальний).
3. Налаштовуємо змінний розклад із шаблонами та ротацією.
4. Інтегруємо відсутності (відпустка, лікарняний, відрядження, віддаленка) з процесом погодження.
5. Налаштовуємо звіти: табель обліку, баланс відпусток, статистика відсутностей.
6. Навчаємо HR та керівників роботі з розкладом.
7. Гарантуємо роботу налаштування та підтримуємо протягом місяця.

Які звіти доступні?

Керівник бачить розклад команди у вигляді таблиці: співробітники по рядках, дні по стовпцях. Кольорове кодування: робочий день, вихідний, відпустка, лікарняний. Звіти:

• Табель обліку — фактично відпрацьовані години проти нормативних.
• Баланс відпусток — скільки днів використано, скільки залишилося.
• Статистика відсутностей — частота лікарняних, відгулів по відділах.

Що входить у налаштування розкладу співробітників Бітрікс24?

• Аналіз поточної системи обліку часу та бізнес-процесів.
• Створення та налаштування робочих графіків.
• Налаштування змінного розкладу з шаблонами та ротацією.
• Інтеграція відсутностей з процесом погодження.
• Налаштування звітів.
• Навчання HR та керівників.
• Гарантія роботи налаштування та підтримка протягом місяця.

Терміни налаштування — від 1 до 5 робочих днів залежно від складності.

Більше інформації про можливості розкладу — в офіційній документації.

Оцінимо ваш проект за один день. Отримайте консультацію — зв'яжіться з нами.

Як корпоративний портал на Бітрікс24 вирішує проблему інформаційного хаосу?

Ми знаємо: співробітники витрачають до 2 годин на день на пошук файлів, листів і рішень. Завдання губляться в десятку чатів, погодження застряють на тижні. Керівник дізнається про зрив дедлайну лише на нараді. Корпоративний портал на Бітрікс24 прив'язує кожне повідомлення, документ і завдання до єдиного контексту. Ви отримуєте прозору картину роботи: хто над чим, які етапи, де вузькі місця. Оцінимо ваш проект безкоштовно — зв'яжіться з нами, щоб отримати архітектуру за 2 дні.

Що дає портал у щоденній роботі і чому це краще месенджерів?

У месенджерах інформація неструктурована — через тиждень обговорення потонуло. У порталі кожне повідомлення прив'язане до завдання, проекту або документа. Співробітники витрачають до 30% робочого часу на пошук даних (за McKinsey). Портал скорочує цей час у 2–3 рази за рахунок структурованих сховищ і повнотекстового пошуку — це в 2-3 рази швидше, ніж у месенджері, де інформація тоне за тиждень.

Комунікації. Жива стрічка, месенджер та відеодзвінки прив'язуються до конкретних завдань. Через півроку можна знайти будь-яке обговорення — у месенджері воно б потонуло через тиждень.

Завдання та проекти. Канбан, Гант, чеклісти, залежності, облік часу. Ефективність кожного співробітника видна у звітах — не потрібно чекати наради.

Документообіг. Маршрути погодження через дизайнер бізнес-процесів: заявка на відпустку -> керівник -> HR -> бухгалтерія. Електронний підпис, версіонування, контроль термінів. Інтеграція з електронним документообігом (СБІС, Діадок) через REST API.

HR. Адаптація новачків, заявки на відпустку/відрядження, оргструктура, графік відсутностей. Співробітник з першого дня знає, куди йти.

База знань. Wiki-движок Бітрікс24: регламенти, інструкції. Знання не йдуть зі звільненими.

Приклад із впровадження. Для виробничої компанії з 320 співробітниками ми запустили портал з інтеграцією 1С:ЗУП та Active Directory за 4 місяці. Час погодження заявок на відрядження скоротився з 3 днів до 4 годин. Економія на простої співробітників — близько 1,2 млн грн на рік. Керівники отримують автоматичні звіти з ефективності підрозділів. Термін відповіді клієнтам зменшився на 20%. Окупність порталу — 7 місяців.

Як інтеграція з 1С та Active Directory прискорює кадровий облік?

Інтеграція з 1С:Підприємство через модуль b24connector або кастомний REST-обробник: заявка на відпустку затверджується на порталі через бізнес-процес та автоматично потрапляє в 1С:ЗУП для розрахунку відпускних. Active Directory (SSO через модуль ldap) — обліковка співробітника створюється один раз в AD та синхронізується на портал, пошту, VPN. При звільненні блокується всюди. Ручне створення акаунтів виключено, помилки мінімізовані.

Типи корпоративних порталів та ключові інтеграції

Додаткові інтеграції, що дають реальну цінність:

• Пошта. Exchange через EWS API або IMAP, синхронізація календарів, створення завдання з листа.
• IP-телефонія. Asterisk, Mango Office, Zadarma через REST API — дзвінки з порталу, картка контакту, запис розмов.
• Відеоконференції. Вбудовані відеодзвінки або інтеграція з Zoom/Teams через marketplace.
• ЕДО. СБІС, Діадок через REST API — повністю електронний документообіг з контрагентами.

Безпека та відповідність 152-ФЗ

На порталі — персональні дані, фінансова звітність, стратегічні плани. Ми гарантуємо захист:

• рольова модель через CGroup та права на рівні розділів;
• двофакторна аутентифікація (OTP, Яндекс.Ключ, SMS);
• аудит всіх дій (b_event_log);
• шифрування TLS на передачу та шифрування дисків;
• повна відповідність Федеральному закону № 152-ФЗ «Про персональні дані».

Як відбувається впровадження? Покроковий план

1. Аудит — фіксуємо поточні процеси, вимірюємо втрати часу.
2. Проектування — обираємо тип порталу, плануємо інтеграції.
3. Реалізація — налаштовуємо бізнес-процеси, права, інтерфейс.
4. Тест — пілотна група перевіряє сценарії, ми виправляємо недоліки.
5. Запуск — підключаємо всіх співробітників, навчаємо, передаємо документацію.

Що входить у роботу

В результаті ви отримуєте:

• проектну документацію (архітектура, схеми бізнес-процесів, технічне завдання);
• налаштований портал з інтеграціями (1С, AD, пошта, телефонія, ЕДО);
• опис бізнес-процесів та інструкції для адміністраторів і користувачів;
• 30 днів технічної підтримки після запуску.

Підтримка після запуску: як не дати порталу померти

Через півроку багато порталів стають занедбаними. Щоб цього уникнути, пропонуємо пакети з фіксованим SLA та виділеним адміністратором. Моніторинг продуктивності, оновлення платформи, адміністрування користувачів, доопрацювання нових модулів. Досвід нашої команди — понад 50 впроваджень корпоративних порталів на Бітрікс24, 10+ років роботи, статус сертифікованого партнера 1С-Бітрікс. Гарантуємо якість та терміни.

Мобільний доступ. Нативний додаток Бітрікс24 (iOS/Android) з push-сповіщеннями, завданнями, чатами. Адаптивний веб-інтерфейс для екстранет-користувачів (не треба встановлювати додаток). Офлайн-доступ до документів та завдань, синхронізація при відновленні зв'язку.

Замовте впровадження корпоративного порталу під ключ

Зв'яжіться з нами — оцінимо ваш проект, запропонуємо архітектуру та терміни. Отримайте консультацію безкоштовно та переконайтеся, що портал окупається в перші півроку. Замовляйте впровадження та почніть автоматизацію вже сьогодні.