Налаштування розподілу завдань через потоки Bitrix24
Керівник витрачає по годині на день на те, щоб вирішити, кому призначити наступне завдання. Один працівник перевантажений, інший сидить без роботи, третій уже в отпуске — а завдання призначено на нього. Потоки Б24 автоматизують розподіл: завдання потрапляє в потік, система сама вибирає виконавця за встановленими правилами.
Методи розподілу
Bitrix24 пропонує три базові методи розподілу завдань в потоках:
Round-robin (по черзі). Завдання призначаються учасникам потоку по колу. Система запам'ятовує, кому було призначено попереднє завдання, й призначає наступне наступному в списку. Якщо працівник відсутній (отпуск, хвороба) — пропускається.
Підходить для: однотипних завдань з однаковою трудомісткістю. Приклад — обробка вхідних заявок, де кожна заявка займає приблизно одинаковий час.
По завантаженості. Система рахує кількість активних (незакритих) завдань у кожного учасника потоку. Нове завдання призначається тому, у кого менше всього відкритих завдань. Якщо кілька учасників мають однакову завантаженість — вибирається перший в списку.
Підходить для: завдань із різною тривалістю. Приклад — дизайн-завдання: один макет робиться за годину, інший — за три дні. Round-robin тут не працює, тому що кількість завдань не відображає реальну завантаженість.
Ручне призначення керівником. Завдання потрапляє в чергу потоку, керівник потоку бачить його в бэклозі й призначає конкретному працівнику. Система не втручається.
Підходить для: завдань, які потребують експертної оцінки. Приклад — юридичні запити, де потрібно враховувати спеціалізацію юриста.
Правила призначення
Крім базового методу, налаштовуються додаткові правила:
- Виключення відсутніх. Працівники в отпуске або на хворобі (відмічено в Б24) автоматично виключаються зі розподілу.
- Ліміт завдань. Максимальна кількість активних завдань на одного учасника. При досягненні ліміту завдання призначаються іншим.
- Пріоритет учасників. Деякі працівники отримують завдання першими — наприклад, стажер отримує тільки прості завдання, а складні йдуть старшому спеціалісту.
- Фільтр за компетенціями. Якщо завдання помічено тегом "1С" — вона призначається тільки учасникам із відповідною компетенцією.
Перепризначення
Ситуації, коли завдання потрібно перепризначити:
- Виконавець відхилив завдання — завдання повертається в чергу.
- Виконавець не почав роботу протягом N годин — автоматичне перепризначення.
- Керівник потоку вручну перепризначив завдання.
При автоматичному перепризначенні система виключає поточного виконавця й застосовує стандартний алгоритм розподілу до інших учасників.
Типові конфігурації
| Відділ | Метод | Ліміт завдань | Додатково |
|---|---|---|---|
| Техпідтримка L1 | Round-robin | 5 | Виключення відсутніх |
| Дизайн | По завантаженості | 3 | Фільтр за компетенціями |
| Юридичний | Ручне | — | Керівник призначає |
| Бухгалтерія | Round-robin | 10 | Ліміт завдань |
Що налаштовуємо
- Вибір методу розподілу для кожного потоку
- Правила виключення відсутніх працівників
- Ліміти завдань на учасника
- Фільтри за компетенціями й пріоритетами
- Правила автоматичного перепризначення
- Тестування: прогон завдань через потік, перевірка балансування навантаження