Налаштування ресурсного планування у Bitrix24
Керівник призначає завдання працівнику, не знаючи, що у того вже 12 завдань на тиждень. Працівник приймає — мовчить. До п'ятниці виявляється: половина прострочена, друга половина зроблена кое-як. Проблема не в людях — проблема у відсутності видимості навантаження. Bitrix24 містить інструменти ресурсного планування, але за замовчуванням вони не налаштовані. Налаштовуємо.
Робоче навантаження: представлення «Навантаження»
У розділі «Завдання та Проекти» є представлення «Навантаження» (Workload). Це горизонтальна шкала за працівниками, де видно, скільки завдань призначено на кожен день. Кольорова індикація:
- Зелений — навантаження в межах норми
- Жовтий — наближення до ліміту
- Червоний — перевантаження, працівник фізично не впорається
Для коректної роботи представлення кожне завдання повинно мати:
- Заповнені дати початку та завершення (не тільки дедлайн)
- Призначеного відповідального
- Оцінку трудозатрат у годинах (поле «Витрачено / Планується»)
Без цих даних представлення «Навантаження» показує порожню шкалу — керівники вважають, що інструмент не працює.
Облік робочого часу та доступності
Базова ємність працівника — 8 годин на день (або інший стандарт компанії). Налаштовується через робочий графік: Параметри → Робочий час → Графіки роботи. Враховується:
- Робочі дні та години (п'ятидневка, змінний графік, неповна зайнятість)
- Відпустки та лікарняні — через модуль «Відсутності» або інтеграцію з HR-системою
- Національні святи — через виробничий календар
Якщо працівник працює 6 годин на день, а йому призначено завдання на 8 — представлення покаже перевантаження. Без налаштованого графіка система вважає всіх за замовчуванням.
Планування ємності команди
Для ресурсного планування на рівні команди або відділу використовується підхід:
- Визначення ємності. Кількість працівників × робочі години на день × робочі дні в періоді. Приклад: 5 розробників × 8 годин × 20 днів = 800 годин на місяць.
- Оцінка завдань. Кожне завдання оцінюється в годинах при створенні. Бекллог проекту отримує сумарну оцінку.
- Зіставлення. Сумарна оцінка завдань на період порівнюється з ємністю. Якщо 900 годин завдань при 800 годинах ємності — потрібно або зсувати терміни, або додавати ресурс.
У B24 цей розрахунок робиться через звіт за завданнями з групуванням за відповідальною особою та підсумуванням планових годин.
Перерозподіл завдань
Коли представлення «Навантаження» показує перевантаження в одного працівника та недовантаження в іншого — перерозподіляти завдання. У B24:
- Зміна відповідального — в карточці завдання або масовою дією через фільтр.
- Делегування підзавдань — основне завдання залишається на відповідальній особі, частина роботи передається через підзавдання.
- Використання поля «Співвиконавці» — паралельна робота кількох осіб.
Що налаштовуємо
- Налаштування робочих графіків працівників: робочі години, вихідні, виробничий календар
- Створення правил заповнення завдань: обов'язкові поля «Дата початку», «Планові години», «Відповідальний»
- Налаштування представлення «Навантаження» для керівників підрозділів
- Створення звітів по ємності: планові години vs. доступні години за відділами
- Налаштування сповіщень про перевантаження працівника (бот перевіряє обсяг завдань)
- Навчання керівників: читання карти навантаження, перерозподіл завдань, планування ємності