Налаштування ролей у завданнях Bitrix24
Усі завдання призначені на одну людину — вона й постановник, й виконавець, й контролер. Або навпаки: у завданні 12 співвиконавців, ніхто не розуміє, хто за що відповідає, завдання зависає. Ролі у завданнях Bitrix24 — це не формальність, а механізм розподілу відповідальності та управління видимістю. Якщо ролі налаштовані правильно, кожен учасник знає свою зону: хто робить, хто перевіряє, хто спостерігає.
Чотири ролі у завданні
Кожне завдання у Bitrix24 має чотири ролі:
| Роль | Що робить | Права |
|---|---|---|
| Постановник | Створює завдання, приймає результат | Може редагувати, закрити, перевідкрити |
| Відповідальний | Виконує завдання | Може змінювати статус, писати коментарі, рахувати час |
| Співвиконавці | Допомагають відповідальному | Видять завдання, можуть коментувати, рахувати час |
| Спостерігачі | Слідкують за прогресом | Видять завдання та коментарі, отримують сповіщення |
Постановник та відповідальний — обов'язкові ролі. Співвиконавці та спостерігачі — опціональні.
Постановник vs Відповідальний
Часта помилка: співробітник ставить завдання сам собі — він і постановник, і відповідальний. У результаті нікому приймати результат, завдання закривається без перевірки.
Правильна практика: постановник — керівник або замовник завдання, відповідальний — виконавець. Постановник отримує сповіщення при завершенні завдання та приймає або відкидає результат.
Налаштування на рівні портала: Налаштування → Завдання → Дозволити виконавцю завершувати завдання без підтвердження постановника — цей прапорець краще вимкнути, якщо потрібен контроль якості.
Співвиконавці
Співвиконавці додаються, коли завдання вимагає участі кількох людей. Кожен співвиконавець видить завдання у своєму списку, може рахувати час та писати коментарі.
Обмеження: співвиконавець не може змінювати статус завдання. Статус змінює лише відповідальний. Якщо завдання вимагає паралельної роботи з незалежними результатами — краще створити підзавдання з окремими відповідальними.
Спостерігачі
Спостерігач — роль для тих, кому потрібно бути в курсі, але не потрібно брати участь. Типові сценарії:
- Керівник проекту спостерігає за завданнями команди.
- Суміжний відділ слідкує за завданням, від якого залежить їхня робота.
- Клієнт (якщо має доступ до портала через екстранет) спостерігає за виконанням.
Спостерігачі отримують сповіщення про коментарі та зміну статусу. Якщо сповіщень занадто багато — спостерігач може відписатися від завдання.
Делегування
Відповідальний може делегувати завдання іншому співробітнику. При делегуванні змінюється відповідальний, але постановник залишається попереднім — ланцюжок контролю зберігається.
Делегування: карточка завдання → кнопка Делегувати → вибрати нового відповідального. Попередній відповідальний автоматично стає спостерігачем.
Обмеження: делегувати може лише відповідальний або постановник. Співвиконавець та спостерігач таких прав не мають.
Права доступу до завдань
Окрім ролей у конкретному завданні, існують загальні права доступу:
- Видимість завдань. За умовченням завдання видне лише учасникам (постановник, відповідальний, співвиконавці, спостерігачі). Керівник відділу видить завдання підлеглих через розділ «Завдання співробітників».
- Права у проекті. Власник проекту видить усі завдання групи. Учасник — лише ті, де він у ролі.
- Адміністратор портала видить усі завдання всіх співробітників.
Що налаштовуємо
- Регламент ролей: хто ставить завдання, хто виконує, хто приймає результат
- Налаштування обов'язкового прийняття завдань постановником
- Шаблони завдань з попередньо заповненими ролями (відповідальний, співвиконавці, спостерігачі)
- Права доступу: видимість завдань по відділам та проектам
- Делегування: навчання керівників правильній передачі завдань
- Навчання команди: різниця між ролями, коли додавати співвиконавця, коли спостерігача