Налаштування складського обліку в Bitrix24.Магазин
Менеджер оформляє замовлення, звонить клієнту для підтвердження — а товару на складі нема вже третій день. Дізналися про це, тільки коли кладовщик перевірив полицю. Остатки в Excel обновлялись вчора, за цей час пішло ще 15 одиниць. Результат: скасування замовлення, розлючений клієнт, втрачена виручка. Складський облік у B24.Магазин вирішує проблему — остатки обновляються в момент оформлення угоди, а не коли хтось вспімнить.
Що дає складський модуль
Bitrix24.Магазин включає функції складського обліку на тарифах Professional та Enterprise. Можливості:
- Облік остатків по кожному товару та варіації
- Кілька складів з окремим обліком
- Резервування товарів при оформленні замовлення
- Оприходування та списання через документи
- Сповіщення при досягненні мінімального остатку
Склади
Створення складів: CRM → Магазин → Склади. Кожен склад — окрема точка зберігання зі своїми остатками.
Приклади структури:
- Один склад. Для невеликої компанії з одним складським приміщенням.
- Кілька складів. Основний склад + рознична точка + склад в іншому місті. Менеджер при оформленні бачить, на якому складі є товар.
- Віртуальні склади. «Брак», «В дорозі», «Повернення» — для обліку товарів у спеціальних статусах.
Облік остатків
Остатки привязані до товарів каталогу. Для кожного товару на кожному складі — кількість одиниць. Обновляються трьома способами:
- Документи оприходування. Прихід товара на склад. Створюється документ з переліком товарів та кількістю → остатки збільшуються.
- Документи списання. Вибуття товара (пошкодження, втрата, внутрішнє використання) → остатки зменшуються.
- Автоматично при замовленні. Коли угода переходить на певний етап (наприклад, «Оплачено») — товари списуються зі складу.
Перемещення між складами — через документ перемещення: мінус на одному складі, плюс на іншому.
Резервування
При оформленні замовлення товар резервується — він ще на складі, але вже недоступний для інших замовлень. Це запобігає ситуації «продали один товар двом клієнтам».
Налаштування: вказується, на якому етапі угоди товар резервується та на якому — списується остаточно. Типова схема:
| Етап угоди | Дія |
|---|---|
| Нове замовлення | Резервування |
| Оплачено | Списання зі складу |
| Скасовано | Снятие резерва |
Менеджер у карточці товара бачить три цифри: загальний остаток, зарезервировано, доступно.
Сповіщення про мінімальний остаток
Для кожного товару задається поріг — мінімальна кількість на складі. Коли остаток падає нижче порога, відповідальний отримує сповіщення: у чаті B24, по email або через робота CRM.
Це дозволяє вовремя замовити товар у постачальника та не допустити out-of-stock.
Звіти
Доступні звіти по складу:
- Остатки. Поточна кількість по товарам та складам. Фільтр по розділу каталогу, складу, наявності (більше нуля / нижче мінімума / нульові).
- Рух товарів. Прихід, видаток, перемещення за період. Показує, які товари розходуються швидше.
- Резерви. Скільки товарів зарезервировано та по яким замовленнях.
Що налаштовуємо
- Структуру складів: основний, додаткові, віртуальні
- Початкове оприходування остатків (імпорт з Excel)
- Привязку списання та резервування до етапів угоди
- Пороги мінімальних остатків та сповіщення
- Документи: шаблони прихода, списання, перемещення
- Звіти по остатках та рухові товарів