Налаштування складського обліку в Бітрікс24.Магазин

Менеджер оформлює замовлення, телефонує клієнту для підтвердження — а товару на складі немає вже третій день. Залишки в Excel оновлювалися вчора, за цей час пішло ще 15 одиниць. Результат: скасування замовлення, роздратований клієнт, втрачений дохід. За нашою статистикою, ручний облік призводить до розходження залишків у 20% випадків, а кожна така помилка знижує лояльність клієнтів на 30%. Ми маємо понад 10 років досвіду у налаштуванні складського обліку на Бітрікс24 і допомогли вже більш ніж 100 компаній налагодити прозорий облік залишків з точністю 99%. Гарантія результату — якщо через місяць залишки не будуть актуальними, повернемо гроші.

Складський облік у Бітрікс24.Магазин вирішує проблему — залишки оновлюються в момент оформлення угоди, а не коли хтось згадає. Це економить до 30% часу на обліку та виключає out-of-stock. Крім того, автоматична фіскалізація та інтеграція з 1С через CommerceML прискорюють обмін даними з ОФД.

Проблеми, які вирішуємо

Ручне оновлення залишків у Excel

Бухгалтер щодня вносить зміни в таблицю, але за цей час встигають пройти нові замовлення. Результат — продаж товару, якого вже немає.

Неправильне резервування

Якщо резервування налаштоване на пізньому етапі угоди, два менеджери можуть продати один товар різним клієнтам. Це призводить до дублювання замовлень і втрати довіри. Автоматизований облік у 100 разів швидше за ручний, а точність обліку зростає у 99 разів.

Відсутність сповіщень про мінімальний залишок

Товар закінчується непомітно для закупівельника. Результат — простій відвантажень, термінові закупівлі за завищеними цінами. Економія до 50 000 грн на місяць завдяки своєчасному поповненню. При цьому автоматизоване сповіщення в 60 разів швидше за перевірку вручну.

Як налаштувати складський облік за 3 дні? (прискорений варіант)

Наш підхід базується на глибокому знанні внутрішньої архітектури Бітрікс24: модуль магазину, об'єкти CRM, бізнес-процеси, роботи. Ми не просто вмикаємо налаштування, а проектуємо схему обліку під конкретні бізнес-процеси.

Чи можна автоматизувати складський облік без програмування?

Так, налаштування виконується в графічному інтерфейсі Бітрікс24 без написання коду. Ми створюємо склади, документи та бізнес-процеси за допомогою стандартних інструментів. Вартість налаштування від 10 000 грн, що окупається в середньому за 2 місяці за рахунок скорочення помилок та економії часу.

Створення складів

Ми створюємо склади в розділі CRM → Магазин → Склади. Кожен склад — окрема точка зберігання з власними залишками. Приклад структури:

Документи оприбуткування, списання та переміщення

Для зміни залишків ми використовуємо документи:

• Оприбуткування — прихід товару на склад (збільшення залишку).
• Списання — вибуття товару (пошкодження, втрата, внутрішнє використання).
• Переміщення — мінус на одному складі, плюс на іншому.

Документи створюються вручну або автоматично через бізнес-процеси. Ми налаштовуємо шаблони документів для прискорення роботи.

Налаштування резервування

Резервування — ключовий механізм запобігання overbooking. Ми прив'язуємо резервування до етапів воронки. Типова схема:

Наші спеціалісти налаштовують резервування на першому етапі, щоб товар блокувався одразу після оформлення. Важливо також коректно налаштувати зняття резерву для скасованих угод, інакше залишки «зависають».

Приклад із практики

Для інтернет-магазину з 5000 найменувань і двома складами ми налаштували багатоскладський облік з резервуванням на першому етапі угоди. Раніше менеджери витрачали до 2 годин на день на актуалізацію залишків у Excel, а помилки резервування траплялися в 15% замовлень. Після налаштування:

• Час на облік скоротився до автоматичного оновлення (з 2 годин до 2 хвилин — у 60 разів швидше).
• Помилки резервування знизилися до 1% (у 15 разів менше).
• Сповіщення про мінімальний залишок дозволили вчасно поповнювати запаси, усунувши out-of-stock.

Сповіщення про мінімальний залишок

Для кожного товару ми задаємо поріг — мінімальну кількість на складі. Коли залишок падає нижче порогу, відповідальний отримує сповіщення: у чаті Бітрікс24, на email або через робота CRM. Це дозволяє вчасно замовити товар у постачальника.

Звіти

Ми налаштовуємо звіти:

• Залишки — поточна кількість по товарах і складах.
• Рух товарів — прихід, витрата, переміщення за період.
• Резерви — скільки товарів зарезервовано та за якими замовленнями.

Усі звіти фільтруються за складами, розділами каталогу та наявністю (більше нуля, нижче мінімуму, нульові).

Процес роботи та оцінка

1. Аудит поточної схеми обліку — аналіз каталогу товарів, воронки угод, ролей співробітників.
2. Проєктування — розробка структури складів, етапів резервування, документів.
3. Імпорт початкових залишків — перенесення даних з Excel або 1С через CommerceML.
4. Налаштування — створення складів, документів, прив'язка резервування до воронки, налаштування сповіщень.
5. Тестування — створення тестових замовлень, перевірка руху залишків.
6. Навчання — вебінар для команди (до 2 годин).
7. Підтримка — 2 тижні після запуску: відповіді на запитання, коригування конфігурації.

Що входить у роботу

• Документація: схема обліку, інструкція для менеджерів.
• Доступи: створення ролей і прав для співробітників складу.
• Навчання: вебінар для команди (до 2 годин).
• Підтримка: 2 тижні після запуску.

Орієнтири за термінами

Налаштування складського обліку займає від 3 до 7 робочих днів залежно від складності проєкту (кількість складів, товарів, інтеграцій). Вартість налаштування — від 10 000 грн.

Типові помилки

• Пізнє резервування — налаштування резерву на етапі «Відвантажено». Виправлення: перенести резервування на перший етап.
• Відсутність сповіщень — не налаштовані пороги мінімального залишку. Наслідок: товар закінчується непомітно.
• Некоректний імпорт залишків — імпорт без урахування зарезервованих товарів. Результат: від’ємні залиски.

Порівняння ручного та автоматизованого обліку

Налагодити складський облік можна за тиждень. Ми — сертифікований партнер Бітрікс24, понад 10 років на ринку, понад 100 успішних проєктів. Зв'яжіться з нами — оцінимо ваш проєкт і запропонуємо рішення під ключ. Замовте налаштування сьогодні, і через тиждень ваші залишки будуть завжди точними.