Налаштування погодження відряджень в Бітрікс24
Співробітник пишет керівнику в чат: "Мені потрібно у відрядження в Казань на три дні". Керівник відповідає "ок". Бухгалтерія дізнається про це, коли співробітник приносить чеки після поїздки. Бронь готелю — на особисту карту, квитки — за завищеною ціною, авансовий звіт — на салфетці. Погодження відряджень через бізнес-процес в Бітрікс24 наводить порядок: заявка, погодження, оцінка витрат, документи, блокування календаря.
Бізнес-процес погодження
Відрядження оформляється через бізнес-процес (БП) на базі списків або смарт-процесів Бітрікс24. Типовий маршрут:
- Заявка — співробітник заповнює форму: місто, дати, мета поїздки, попередня смета.
- Погодження керівником — безпосередній керівник одобряє або відхиляє. Якщо сума перевищує поріг — додаткове погодження з фінансовим директором.
- Затвердження бюджету — бухгалтерія перевіряє кошторис, підтверджує лімити.
- Бронювання — офіс-менеджер або співробітник бронює квитки та готель.
- Відрядження — співробітник у поїздці, дати заблоковані в календарі.
- Авансовий звіт — співробітник прикріпляє чеки та документи після повернення.
На кожному етапі учасник отримує сповіщення та завдання. Якщо погодження не отримано за N днів — інтенсифікація.
Форма заявки
Поля заявки на відрядження:
| Поле | Тип | Обов'язкове |
|---|---|---|
| Місто призначення | Рядок | Так |
| Дата початку | Дата | Так |
| Дата закінчення | Дата | Так |
| Мета відрядження | Текст | Так |
| Транспорт (авіа/ж/д/авто) | Список | Так |
| Орієнтовна вартість квитків | Число | Так |
| Орієнтовна вартість проживання | Число | Так |
| Добові (розраховуються автоматично) | Число | Автозаповнення |
| Усього бюджет | Число | Автозаповнення |
| Коментар | Текст | Ні |
Добові розраховуються автоматично: кількість днів * ставка добових (налаштовується в параметрах БП). Усього = квитки + проживання + добові.
Генерація документів
На основі затвердженої заявки бізнес-процес генерує:
- Наказ про напрямлення у відрядження — за шаблоном (форма Т-9 або вільна)
- Службове завдання — мета та очікуваний результат
- Командирське посвідчення — якщо потрібне внутрішніми правилами
Документи формуються з шаблонів DOCX через генератор документів Бітрікс24 та прикріплюються до заявки. Співробітник та бухгалтерія отримують копії.
Блокування календаря
Після затвердження відрядження:
- У календарі співробітника створюється подія "Відрядження: [Місто]" на весь період.
- Подія видна керівнику та колегам — при плануванні зустрічей.
- Якщо використовується синхронізація з Google Calendar або Outlook — подія трансльюється туди.
Авансовий звіт
Після повернення співробітник заповнює авансовий звіт у тому ж бізнес-процесі:
- Прикріпляє скани/фото чеків, квитків, рахунків готелю
- Вказує фактичні витрати по категоріях
- Бухгалтерія перевіряє, звіряє з бюджетом, затверджує
Різниця між авансом та фактичними витратами розраховується автоматично — до доплати або до повернення.
Що ми налаштовуємо
- Бізнес-процес погодження: маршрут, учасники, терміни, інтенсифікація
- Форма заявки з автоматичним розрахунком бюджету
- Шаблони документів: наказ, службове завдання
- Блокування календаря при затвердженні
- Форма авансового звіту з прикріпленням документів
- Сповіщення на кожному етапі процесу