Налаштування узгодження видатків через Bitrix24
Менеджер оплачує таксі до клієнта з своїх грошей, фотографує чек і кидає бухгалтеру в чат з написом «компенсуйте прошу». Бухгалтер втрачає повідомлення серед десятків інших. Через два тижні менеджер нагадує, бухгалтер шукає чек у переписці, не знаходить, просить прислати заново. Видатки без системи — це втрачені документи, непрозорий бюджет і вічні конфлікти між працівниками та бухгалтерією.
Структура процесу узгодження
Узгодження видатків у Bitrix24 будується на смарт-процесі або списку з бізнес-процесом. Кожний видаток — окремої картка з полями:
- Сума — числове поле
- Категорія видатку — довідник: транспорт, представницькі, канцелярія, підписки, обладнання
- Опис — текстове поле з обґрунтуванням
- Чек/рахунок — файлове поле для прикріплення сканів
- Дата видатку
- Проект/відділ — привязка для аналітики
Маршрут узгодження
Маршрут залежить від суми та категорії видатку:
| Сума | Маршрут |
|---|---|
| До 5 000 | Менеджер відділу → бухгалтерія |
| 5 000–50 000 | Менеджер відділу → фінансовий директор → бухгалтерія |
| Свыше 50 000 | Менеджер відділу → фінансовий директор → генеральний директор → бухгалтерія |
Пороговие суми і маршрути настроюються в дизайнері бізнес-процесів. Умовні гілки визначають, кому йде заявка на кожному кроці.
Кожен узгоджувач бачить картку видатку з прикріпленим чеком і може:
- Одобрити — заявка переходить до наступного у ланцюзі
- Відхилити — заявка повертається автору з коментарем
- Повернути на доробку — автор виправляє дані і відправляє повторно
Бюджетні ліміти
Для кожного відділу або проекту задається місячний бюджет за категоріями видатків. При поданні заявки бізнес-процес перевіряє:
- Чи не перевищений ліміт за категорією за поточний місяць
- Якщо ліміт перевищен — заявка все одно йде на узгодження, але з позначкою «Перевищення бюджету». Узгоджувач приймає рішення з урахуванням цієї інформації
Поточний видаток бюджету видний менеджеру в звіті: витрачено / залишилось за кожною категорією.
Прикріплення документів
Працівник прикладає фото чека або скан рахунку прямо в картку видатку. Файл зберігається на Диску Bitrix24 у структурованій папці: Видатки / 2025 / Березень / Іванов. Бухгалтерія отримує всі документи в одному місці — не потрібно збирати по чатам та почті.
Звітність
Менеджер та бухгалтерія бачать:
- Зведку по видатках — за період, за відділами, за категоріями
- Статус заявок — скільки на узгодженні, скільки одобрено, скільки відхилено
- Бюджет — план-факт за кожним відділом і категорією
- Середній час узгодження — для виявлення вузьких місць в маршруті
Що настроюємо
- Смарт-процес з полями для заявки на видатки
- Маршрути узгодження з умовними гілками за сумою та категорією
- Бюджетні ліміти за відділами та категоріями з автоматичною перевіркою
- Структуру зберігання чеків та рахунків на Диску
- Сповіщення, дедлайни та ескалації на кожному етапі
- Звіти по видатках та виконанню бюджету