Налаштування видимості угод по відділам у Bitrix24
Менеджер з відділу роздрібної торгівлі відкриває CRM і бачить всі угоди компанії — оптові контракти, тендери, партнерські угоди. Плутає свої угоди з чужими, випадково редагує чужу карточку, бачить суми, які йому знати не положено. Обернена ситуація: начальник відділу не бачить угод своїх підлеглих і не може контролювати їхню роботу. Обидві проблеми вирішуються налаштуванням прав доступу у CRM.
Рівні доступу у CRM
Bitrix24 управляє доступом через ролі та права. Роль — це набір дозволів (що можна робити: читати, редагувати, видаляти, експортувати). Право — це область застосування ролі (чиї угоди видні: свої, відділу, підвідділів, всі).
Стандартні рівні доступу до угод:
| Рівень | Що бачить співробітник |
|---|---|
| Свої | Тільки угоди, де він відповідальний |
| Свого відділу | Угоди всіх співробітників відділу |
| Свого відділу та підвідділів | Угоди відділу + вкладених підрозділень |
| Всі | Всі угоди CRM |
Налаштування ролей
Ролі створюються в CRM → Настройки → Права → Права доступу. Типовий набір:
- Менеджер — читання та редагування своїх угод, додавання нових. Чужі угоди не видні.
- Начальник відділу — читання та редагування угод своїх підлеглих та вкладених підрозділів. Може змінювати відповідального.
- Директор — повний доступ до всіх угод, включаючи експорт та видалення.
- Спостерігач — читання всіх угод без можливості редагування.
Кожна роль налаштовується окремо для угод, контактів, компаній, лідів, комерційних пропозицій.
Прив'язка ролей до структури
Ролі призначаються не окремим користувачам, а відділам з організаційної структури. Це ключовий момент: якщо структура компанії у Б24 не налаштована або співробітники не розподілені по відділам — права працювати не будуть.
Порядок:
- Структура компанії — створити відділи в розділі «Компанія → Структура». Розподілити співробітників.
- Ролі CRM — створити потрібні ролі з правами.
- Призначення — прив'язати роль до відділу або конкретного співробітника в налаштуваннях прав CRM.
Декілька воронок та права
Якщо у CRM кілька воронок (роздріб, опт, тендери), права можна розрізняти на рівні напрямків угод. Менеджери роздрібної торгівлі бачать тільки свою воронку, оптовий відділ — свою. Налаштовується через умови в правах: поле «Напрям угоди» як фільтр видимості.
Типічні помилки
- Не налаштована структура. Всі співробітники в одному відділі → «свій відділ» = всі угоди. Спочатку приведіть у порядок структуру.
- Права призначені користувачу, а не відділу. При звільненні або переводі співробітника права не оновляться автоматично.
- Забули про контакти та компанії. Обмежили доступ до угод, але контакти залишилися відкритими — менеджер бачить клієнтську базу цілком.
Що налаштовуємо
- Аудит поточної структури компанії та розподіл співробітників по відділам
- Створення ролей CRM: менеджер, начальник відділу, директор, спостерігач
- Налаштування прав видимості для угод, контактів, компаній
- Розрізнення доступу по воронках
- Перевірка: тестування під обліковими записами різних ролей
- Документування матриці доступу